Şirketler yapay zekaya yaptıkları yatırımların çalışan üretkenliğini ortaya çıkarmasını, müşteri deneyimini iyileştirmesini ve geliri artırmasını bekliyor; ancak bu tam olarak nasıl olacak? Şeytan ayrıntıda gizlidir, yani belge iş akışındaki verimsizlikleri çözer.
Belgeler ve PDF’ler gibi sıklıkla gözden kaçırılan günlük araçlar, yapay zekanın dönüşüm yaratabileceği alanlardır. Forrester’ın 402 PDF ve belge aracı kullanıcısı ve 116 karar vericiyle yaptığı anket, yapay zekadan yararlanan kuruluşların daha yüksek düzeyde çalışan memnuniyeti elde ettiğini ortaya çıkardı.
Daha da önemlisi sıkıcı işlere daha az zaman harcıyorlar.
Başka bir deyişle, ankete katılanların %66’sı, çalışanların manuel işlere zaman ayırmasının yapay zekaya bırakılmasının, birincil işlere harcanan süreyi azalttığını söyledi. Ayrıca %62’si bunun müşteri deneyimine zarar verdiğini söyledi ve %56’sı belge hatalarından dolayı marka itibarının olumsuz etkilendiğini belirtti.
Kayıp Zamanın Maliyeti
PDF’ler bir organizmanın bağ dokusu gibi bir organizasyonun içinde hareket eder. Stratejiyi, yeniliği ve katılımı etkileyen iletişim, işbirliği ve iş akışlarının aracıdırlar. PDF iş akışı çalışan deneyimini doğrudan etkiler.
Ne yazık ki, çalışan deneyimini iyileştirmeyi amaçlayan projeler çoğu zaman öncelik listesinin son sıralarında yer alıyor. Katılımcıların yaklaşık %70’i belge görevlerini destekleyen operasyonel süreçlerin oldukça manuel olduğunu kabul ederken, neredeyse yarısı bunu düzeltmek için henüz yapay zekadan yararlanmadı.
Ankete katılanlar, PDF ve belge ihtiyaçları için ortalama olarak sekiz araç kullandıklarını, bunların çoğunun güncelliğini yitirdiğini, otomasyondan yoksun olduğunu ve entegrasyonlarının zayıf olduğunu söyledi. Her aracın bir öğrenme eğrisi ve kendi arayüzü vardır. Bir çalışanın e-imzalar için bir aracı, PDF’leri düzenlemek için başka bir araç, belge tarama için başka bir araç ve işbirliği için başka bir araç olabilir.
Sonuç olarak çalışanlar kendi başlarının çaresine bakmak zorunda kalıyor. Birçok çalışan günlerini manuel, tekrarlayan işler yaparak geçiriyor. Bu, çalışan memnuniyetine olan olumsuz etki bir yana, kabaca haftanın bir gününün kaybedilmesine denk geliyor. Çalışanların çoğunluğu (%56) bu kayıp zamanın asıl işlerini yapmak için yeterli zamanları olmadığı anlamına geldiğini itiraf ediyor.
Yapay Zeka Nasıl Yardımcı Olabilir?
İyi haber şu ki yapay zeka bu manuel işlerin bir kısmını üstlenebilir ve çalışanlara zaman kazandırabilir. Yapay zekanın tam olarak nasıl yardımcı olabileceği sorulduğunda, yanıt verenlerin üçte ikisi belge ve metin özeti oluşturmanın en değerli yöntem olduğunu, bunu belge düzenleme ve içerik açıklamasının takip ettiğini belirtti.
Veri Çıkarma: Yapay zeka, veri bloklarını sorgulayabilir, ilgili bilgileri çıkarabilir, içeriği özetleyebilir veya sorulara yanıt verebilir. Bugün veri çıkarma işleminin %80’i manuel olarak yapıldığından bu, çalışanların serbest kalmasını sağlayacaktır. Çalışanların fiziksel olarak bir belgeye bakmaları, alanları çıkarmaları ve bunları başka bir uygulamaya girmeleri gerekiyor.
Belge Redaksiyonu: Çalışanlar ayrıca belgeleri manuel olarak aramak ve kişisel tanımlayıcı bilgiler, kredi kartı numaraları, hesap numaraları vb. gibi hassas bilgileri düzenlemek için aşırı miktarda zaman harcıyorlar. Riskler yüksek. Uyum başarısızlıkları, ağır cezalar ve markanın itibarı dengede kalır ve insan hatası kaçınılmazdır. Ancak yapay zeka doğru kullanıldığında hassas bilgilerin gün ışığına çıkmasını otomatik olarak engelleyebilir.
PDF Düzenleme: Yüzlerce, belki de binlerce belgede yanlışlıklar ve tutarsızlıklar çoktur. Genellikle birisinin bir formda evli olduğunu, diğerinde ise bekar olduğunu belirtebileceği kaynaklardan gelirler. Çalışanlara belgeleri karşılaştırma ve sorunları tanımlama görevi veriliyor ancak ne arayacağını bilen yapay zeka, bunları otomatik olarak yakalayabiliyor.
PDF Sorununun Üstesinden Gelmek
Belgeleri düzenlemek ve çalışanların önemli konularda daha üretken olmalarını sağlamak, kuruluşların çalışan deneyimi sorunları olduğunu fark etmelerini ve ardından bunu düzeltmek için kaynak ayırmalarını gerektirir. Adil olmak gerekirse, birçok şirketin kapsamlı, dönüştürücü projelere odaklandığı göz önüne alındığında bu zorlayıcı olabilir.
Nasıl başlanır? Şirketler PDF araçlarını yapay zekadan yararlanan bir araçta birleştirmeli. Ankete katılanların yüzde 80’i gibi büyük bir oran, hepsi bir arada platformun değerli veya son derece değerli olacağını söyledi. Yapay zeka otomasyon özelliklerine sahip tek bir araç, çalışanların ellerinden gelenin en iyisini, en verimli şekilde yapmasını sağlar.
Elbette şirketlerin yapay zekayı uygulamaya koymadan önce belge sürecinin her bir parçasını gözden geçirmesi ve revize etmesi gerekecek. Gereksiz ve tekrarlanan adımlardan açıkça emek yoğun görevlere kadar mevcut verimsizlikleri iyi bir şekilde ele almaları gerekecek, böylece standartlaştırılacak ve otomatikleştirilecek alanları belirleyebilecekler.
Otomasyon Özerkliğe Yol Açar
PDF sorununu yapay zeka ile çözmek, iş açısından pek çok avantaj sağlayacaktır, ancak en çok öne çıkanı, daha iyi bir çalışan deneyimidir. Yapay zeka, çalışanlara otomasyon geliştirme, belge oluşturma, belgeleri düzenleme ve içeriği özetleme konusunda daha fazla özerklik verecek. Özünde yapay zeka, emek yoğun görevleri dengelemek ve çalışanların işlerini tamamlamasına yardımcı olmak için bir tür süper asistan haline gelebilir.
Reklam