Modern iş ortamı, kuruluşları iş operasyonlarını etkileyen bir dizi zorluğa, dolayısıyla sağlam düzenlemelere duyulan ihtiyaçlara maruz bırakır.
Standartları ve yönergeleri görmezden gelmek maliyetli para cezalarına, operasyonel aksamalara ve itibar hasarına yol açabilir. Geçen yıl, bir ABD mahkemesi bir bankadan kara para aklama faaliyetlerini kolaylaştıran zayıf izleme sistemlerine sahip olmak için 3 milyar dolar para cezası ödemesini istedi. (1)
En son ilgili kurallara ayak uydurmak ve zorunlu eğitim almak, uyum risklerini en aza indirmeye yardımcı olabilir. Ancak doğru insanlara doğru bilgiyi doğru zamanda sağladığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? Cevap, uyum eğitimi çözümlerinde yatmaktadır. Bu araçlar, uyum eğitimini baştan sona otomatikleştirir.
Uyum eğitimi yazılımı nedir?
Uyum Eğitim Yazılımı, işletmelerin etkili uyumluluk eğitim programları oluşturmak, yönetmek ve uygulamak için kullanabileceği özel bir platformdur. Birini ararken, bu özelliklere sahip bir ürün seçin:
Çalışan eğitimini otomatikleştirir
Çoğu platform, kişiselleştirilmiş öğrenme deneyimlerine izin veren yapay zeka (AI) yeteneklerine sahiptir. Örneğin, bir öneri motoru, çalışanların iş rollerine göre uyum eğitimi atamasını otomatikleştirir.
Önceden oluşturulmuş bir uyum eğitimi içeriği kütüphanesi, sıfırdan başlamak zorunda olmadığınız için uyum kurslarının geliştirilmesini basitleştirir. Ancak bunu yaparsanız, uyum yöneticilerinin ve konu uzmanlarının kodlamaya gerek kalmadan birlikte çalışmasına ve ilgi çekici kurumsal uyum kursları oluşturmalarına izin veren bir yazarlık aracı vardır.
Bilginin tutulmasını ve katılımını artıran etkileşimli kurslar yapmak için, kurs içerik oluşturucuları etkileşimli özellikler, sosyal öğrenme araçları veya oyunlaştırma özellikleri ekleyebilir. Ayrıca, ekibinizi en son düzenlemelerle güncel tutmak için yeniden sertifikalar için otomasyonu etkinleştirebilirsiniz.
Tamamlama ve ilerlemeyi izler
Uyum eğitim yazılımı ile, bireysel eğitim dosyalarını manuel olarak tutmanız veya bunları elektronik tablolar aracılığıyla yönetmenize gerek yoktur. Platform ilerleme izleme özelliklerine sahiptir ve gerçek zamanlı raporlama verileri sağlar. Eğitim tamamlama oranları gibi temel metrikleri tanımlamak için standart veya özel raporlama özelliklerini kullanabilirsiniz.
Güncel içerik sunar
İşletmelerin, bilgi paylaşımını daha alakalı ve etkili hale getirmek için uyumluluk eğitim içeriklerini en son düzenlemelere uyarlamaları gerekir. Örneğin, AB ülkeleri, AI, makine öğrenimi ve uluslararası veri aktarımlarının yaygın kullanımı nedeniyle Genel Veri Koruma Yönetmeliği’ni (GDPR) gözden geçirmek için çalışmaktadır.
Bölgedeki şirketler, maliyetli yasal sorunlardan kaçınmak için bu tür değişiklikler yürürlüğe girmez uygulamalarını uyarlamalıdır. Örneğin, GDPR ihlalleri olan işletmeler, 2024 itibariyle AB’ye yaklaşık 4,5 milyar € (veya yaklaşık 5,1 milyar dolar) ödedi ve İspanya 2018’den bu yana en yüksek birikmiş para cezalarını uyguladı.
Raporlama ve denetim izi işlevselliği
İlgili kurallar ülkeden ülkeye veya sektöre değişir. Örneğin inşaat ve sağlık şirketleri, tamamen ofis tabanlı kuruluşlara kıyasla daha katı işyeri güvenlik politikalarına sahip olabilirler.
Ne olursa olsun, şirketlerin uyumluluk gereksinimlerine bağlı kalmayı kanıtlamak için sağlam belgelere ihtiyacı vardır. Şirketlerin uyumluluk eğitim materyallerinin kopyalarını tutması, uyum oranlarını izlemesi ve bir olayın meydana gelmesi durumunda alınan düzeltici önlemleri kaydetmeleri çok önemlidir.
Bu platformlar, işletme sektörünüze özgü çok çeşitli uyumluluk gereksinimlerini kapsar. Kuruluşlar bunları farklı amaçlar için kullanabilirler, ancak kurumsal yönetişim, finans, sağlık ve imalat endüstrileri olanlar bu araçları operasyonları için kritik bulmuştur.
Yakın tarihli bir araştırmaya göre, İngiltere’deki bazı finans şirketleri siber güvenlik ve düzenleyici gereksinimleri karşılamak için özellikle mücadele ediyor. Uyum eğitimi yazılımı, şirketlerin endüstri düzenlemelerine ve işyeri politikalarına uymasını kolaylaştırarak bu zorlukları hafifletmeye ve güvenlik risklerini en aza indirmeye yardımcı olabilir.
Uyum eğitimi yazılımı riski nasıl azaltır
Çalışanlar için çevrimiçi uyum eğitimi, işgücünüzün rollerine ve sorumluluklarına göre doğru eğitimi almasını garanti eder. Yasal uyumun yanı sıra, işletmenize ve arkasındaki kişilere fayda sağlayan birçok avantaj sağlayabilir.
Şirket çapında tutarlı bir eğitim sağlar
Bu sistemler, konumlarından veya rollerinden bağımsız olarak herkese tutarlı eğitim içeriği sağlayarak öğrenme sürecini basitleştirir. Sonuç olarak, hem küçük işletmeler hem de çokuluslu şirketler eğitimi tüm çalışanlar için daha erişilebilir hale getirebilir.
Aslında, bir uyum kültürü oluşturmak daha esnek bir işyeri oluşturulmasına yardımcı olur: Etkili siber güvenlik eğitim programlarına sahip işletmeler, son zamanlarda yapılan bir araştırmaya göre, ihlal riskini%65 azaltabilir.
Parçalar ve Belgeler Uyum çabaları
Uyumluluk Eğitim İzleme Yazılımı, veri toplamayı otomatikleştirir ve raporlar oluşturur. Güçlü raporlama özellikleri, yöneticilerin bir bireyin sertifika ilerlemesini izlemesini kolaylaştırır. Bu değerlendirmeler tamamlanmış kurslar, kısmi tamamlamalar ve yeniden sertifikasyon eğitim modülleri hakkında bilgi içerir.
Ayrıca bir ekibin ilerleme çizelgelerini görüntüleyebilir veya hızlı analiz için görsel ilerleme raporları isteyebilirsiniz. E
Düzenleyici değişikliklerin güncellemelerini otomatikleştirir
Veri gizliliği ve korumasına uyum, işletmeler arasında öncü bir endişe kaynağıdır. Çoğu kullanıcı, bir şirketin, işlem yapmak için yeterince iyi olup olmadığına karar vermeden önce müşteri verilerini koruma yeteneğini göz önünde bulundurur. Bu özellikle finans şirketleri, hukuk firmaları ve sağlık kurumları arasında geçerlidir.
Yasaların sürekli değişen tehditlere uyum sağlaması gerekmez. ABD’de, 2023’te ankete katılan kuruluşların neredeyse% 60’ı gizlilik düzenlemelerine ve devlet yasaları arasındaki eşitsizliklere ayak uydurmayı zor buldu. Bu tür değişiklikler nedeniyle yaklaşık% 52’si bütçelerini artırmakta zorluk çekti. (2)
Eğitmenler, en son düzenlemeleri yansıtacak şekilde uyumluluk eğitim süreçlerini ve materyallerini düzenli olarak güncelleyerek bu riskleri azaltmaya yardımcı olabilir. Düzenleyici değişiklikler hakkında bilgi sahibi olarak, çalışanların güncel eğitim almasını, ihlal potansiyelini azaltmasını ve uyum çabalarını desteklemelerini sağlarlar.
Bir hesap verebilirlik kültürünü teşvik eder
Yazılım, öğrenmenin yanı sıra, çalışanların düzenleyici gereksinimler ve şirket politikalarını anlamalarını, takip etmelerini ve sorumluluğunu almasını sağlar. Yapılandırılmış eğitim programları ve otomatik performans takibi, yasal standartları takip etmenin önemini güçlendirir.
Örneğin, güvenlik görevlileri, şantiyelerde veya düzenleyici güncellemeler olduğunda düzenli güvenlik eğitimi almak için uyarılar ve hatırlatıcılar ayarlayabilir. Bu onlara yükümlülüklerini yerine getirmelerini hatırlatır ve uyum faaliyetlerinin denetim izi sağlar.
Son Düşünceler
Uyum eğitim yazılımı sadece bir düzenleyici araçtan daha fazlasıdır. İşletmeleri operasyonel, finansal ve itibar risklerinden koruyan bir güvenlik ağıdır. Ancak, temel işlemleri otomatikleştirmek sadece ilk adımdır.
Kuruluşlar, düzenleyici yükümlülüklerini yerine getirmek için etkili uyum politikaları ve eğitim programları oluşturmalıdır. Proaktif bir yaklaşım benimsemek ve doğru araçları kullanmak, işletmelerin bu son derece rekabetçi, dijital ilk ortamda gelişmesinin tek yoludur.
Alıntı
- ‘TD Bank, uyuşturucu kartel kara para aklamaya karşı rekor 3 milyar dolar para cezasıyla vurdu. Kaynak: https://edition.cnn.com/2024/10/10/investing/td-bank-setlement-money-laundering/index.html
- ‘Mayıs 2023 itibariyle tüketici veri gizliliği yasalarındaki değişikliklere uyum sağlarken Amerika Birleşik Devletleri’nde iş yapan şirketlerin karşılaştığı zorluklar’. Kaynak: https://www.statista.com/statistics/1403367/us-firms-ballenge-consumer-data-privacy-raw/#:~:text=a%20Survey%20Conducted,Of%20The%20Changes.
Uyum eğitimi yazılımının işinizi riskten nasıl koruduğu yazı ilk olarak BT Security Guru’da ortaya çıktı.