Çoğu kuruluş yönlendiricileri, sunucuları, güvenlik duvarlarını ve diğer uç noktaları güvenceye almaya odaklanır, ancak tehditler üçüncü taraf ağları gibi bilinmeyen kaynaklardan da kaynaklanabilir ve bu ağlar bilgisayar korsanları tarafından bir kuruluşa saldırmak için kullanılabilir. Güçlü bir TPRM çerçevesi aracılığıyla şirketler ortaklarının risk profillerine ilişkin içgörüler elde eder ve böylece operasyonları güvence altına alır.
Etkili bir üçüncü taraf risk yönetimi çerçevesi, bir organizasyonun satıcı riskleri ve zaafları tarafından raydan çıkarılmamasını sağlar. Varlıkları korur, düzenlemelere uyumu sağlar ve bir organizasyonun itibarını korur.
1. Paydaşları ve ortakları dahil etmek
Öncelikle, çerçeveyi oluşturmak için işlevler arası, yetenekli bir ekip kurmalısınız. Her departmandan temsilcilerin (operasyonlar, risk yönetimi, BT, tedarik, hukuk, siber güvenlik, uyumluluk vb.) dahil edildiğinden emin olun.
Bunu yaparak, her ekibin uyumlu olmasını ve üçüncü taraf ve satıcı risklerini etkin bir şekilde yönetmeye katkıda bulunacak doğru kaynaklara sahip olmasını sağlayabilirsiniz.
2. Tüm üçüncü taraflarınızı kategorilere ayırın
Kuruluşunuzdaki tüm üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları ve satıcılarının bir listesini yapın. Bunları farklı parametrelere göre kategorilere ayırın: ürün, hizmetlerinin niteliği, eriştikleri veri türü, sahip oldukları veri erişiminin kapsamı ve bunun önemli olup olmadığı ve sahip oldukları diğer dördüncü taraf ilişkileri.
Bazı üçüncü taraf satıcılar kuruluşunuzun başarısı için hayati önem taşırken bazıları önemli değildir. Bunları gruplandırarak kuruluşunuzun başarısı için hayati önem taşıyan ilişkileri ayırabilirsiniz. Ayrıca, jeopolitik istikrarsızlıkları ve düzenleyici farklılıkları hesaba katmak için satıcıları coğrafi konuma göre kategorilere ayırmalısınız.
3. Risk toleransınızı ve kapsamınızı tanımlayın
Üçüncü taraf tedarikçilerinizi kuruluşunuz için önemlerine göre kategorize ettikten hemen sonra, üçüncü taraf risk yönetimi hizmetlerinizin kapsamını ve çerçevesini, dahil olan üçüncü tarafların türünü ve bunların oluşturduğu risk faktörlerini belirleyerek tanımlamanız gerekir. Ayrıca, her zaman belirli miktarda risk mevcuttur ve şirketiniz tarafından kabul edilebilir bir risk seviyesi belirlemeniz gerekir.
Uyumluluk, siber güvenlik ve operasyonlarda kesinti için risk toleransını ve iştah seviyelerini belirleyin. TPRM çerçevenizin kapsamını tanımlarken sektöre özgü standartlarınızı ve düzenlemelerinizi aklınızda bulundurduğunuzdan emin olun.
4. Üçüncü taraf risk yönetimi için bir süreç oluşturun
Merkezi üçüncü taraf risk yönetimi uygulayan kuruluşlar daha iyi risk anlayışı ve daha hızlı eylemler bildiriyor. Merkezi TPRM’yi takip eden kuruluşların %64’ünden fazlası 30 ila 60 gün içinde kontrol değerlendirmeleri gerçekleştiriyor. Tedarikçileri risk profillerine göre listelemek için tedarikçi katılımı ve ön tarama süreci için yönergeler taslağı hazırlamanız gerekir.
Anketiniz, düzenleyici uyumluluk, erişim kontrolü, veri şifreleme, finansal sağlık ve daha fazlası gibi alanlara odaklanmalıdır. Bir satıcının kuruluşunuzun ihtiyaçlarıyla uyumlu olup olmadığını kontrol etmek için anketleri özelleştirdiğinizden emin olun.
5. Risk tanımlama ve azaltma
Etkin bir TPRM çerçevesine sahip olmak için riskleri sistematik olarak tanımlamanız ve değerlendirmeniz gerekir. Bunun için riskleri olasılıklarına ve genel etkilerine göre kategorilere ayırır ve ardından azaltma stratejilerinizi iyileştirmek için değerlendirmeler yaparsınız.
Riskleri etkili bir şekilde azaltmak için sözleşmesel hükümlerinizi geliştirmeli veya güvenlik kontrollerini daha iyi uygulamalısınız. Bu şekilde siber güvenlik ekibinizi geliştirebilir ve riskleri kuruluşunuza zarar vermeden önce zamanında belirleyip onlarla mücadele edebilirsiniz.
6. Gerekli özeni gösterin
Herhangi bir üçüncü taraf tedarikçiyle ilişkinizi sonlandırmadan önce, ortağın güvenilirliğini ve kuruluşunuz için uygunluğunu kontrol etmelisiniz.
Bunun için bir satıcının performansını izlemeli ve değerlendirmeli, gerekli düzenlemelere uyumu doğrulamalı ve sözleşmedeki tüm yükümlülüklere uyup uymadıklarını kontrol etmelisiniz. Satıcılarınızı yönetirken proaktif ve uyanık olursanız, riskleri azaltır ve güçlü ortaklıklara girersiniz.
7. Olay müdahale planlarınız olsun
Veri veya güvenlik ihlallerini (olduklarında) düzgün bir şekilde ele almak için doğru olay yanıt planlarını veya düzeltici eylemleri geliştirin. Üçüncü taraf arızalarının veya kesintilerinin kuruluşunuzun operasyonları üzerindeki etkisini en aza indirebilmeniz için bir acil durum ve iş sürekliliği planı hazır olmalıdır.
İstediğiniz kadar tetikte olun, ancak tehditler her an ortaya çıkabilir ve bunlarla mücadele etmeye hazır olmalısınız.
8. Uyumluluk
Üçüncü taraf tedarikçileriniz ile yaptığınız sözleşmelerdeki geçerli düzenlemelere ve yasalara, endüstri standartlarına ve yükümlülüklere uymalısınız. Üçüncü taraf ilişkilerinizin paydaşları, yönetim kurulu üyeleri, yönetici müdürleri ve düzenleyicileri arasında açık bir iletişim olmalıdır.
Bu, TPRM faaliyetleri, programın durumu ve etkinliği konusunda onlarla uyumlu kalmanızı sağlar.
9. Sürekli izleme ve iyileştirme
Maksimum verimlilik için, üçüncü taraf risk yönetimi hizmetlerinizin sürekli izlenmesi ve değerlendirilmesine ihtiyacınız var. Bu, geçmiş deneyimlerinizden aldığınız dersleri daha iyi anlamanıza ve buna göre gelişmenize yardımcı olacaktır.
Ayrıca iş ortamınızda ortaya çıkan değişiklikleri veya riskleri belirleyebilir ve bunları risk değerlendirmenizi, prosedürlerinizi, politikalarınızı ve genel TPRM çerçevesini geliştirmek için kullanabilirsiniz.
10. Eğitim
Üst düzey yönetimden operasyonel personele kadar kuruluşun her üyesi aynı fikirde değilse, TPRM çerçeve programınız başarılı olmayacaktır.
Çalışanların üçüncü taraf risklerini yönetmedeki sorumlulukları ve rolleri konusunda bilgili olmalarını sağlamak için farkındalık oturumları düzenleyin ve eğitim modülleri oluşturun. Risk farkındalığını ve azaltmayı teşvik ederek, kuruluşunuzda önce güvenliği teşvik edebilir, her üyenin uyanık ve hesap verebilir olmasını sağlayabilirsiniz.
Çözüm
Doğru TPRM çerçevesiyle kuruluşunuz daha iyi risk farkındalığı, daha iyi düzenleyici uyumluluk, gizli verilerin ve kurumsal varlıkların korunması, iyileştirilmiş itibar ve üçüncü taraf ortaklıkları konusunda daha iyi kararlar elde edebilir. Ayrıca veri ihlallerini, sistem güvenlik açıklarını ve mali kayıpları azaltabilirsiniz.
Sektörünüzün rekabet gücünü ve dayanıklılığını korumak için üçüncü taraf risk yönetimi çerçevesi geliştirin ve organizasyonunuzun her üyesinin bu süreçte uyumlu olmasını sağlayın.