Soğuk e-postalar gönderirken veri onayının sınırlarını anlayın
Tim Green, Siber Güvenlik Uzmanı
Soğuk e-posta, büyüme için yeni, bilinmeyen olasılıklara ulaşmaya bağlı olan herhangi bir işletme için önemli bir pazarlama tekniğidir.
Bununla birlikte, hem bireyler hem de hükümetler, kişisel verilerin etik kullanımıyla önemli ölçüde daha fazla ilgilenmeye başladıkça, büyük ve başarılı e-posta kampanyaları yürütmek eskisi kadar kolay değil.
Avrupa pazarında e-posta pazarlamasını kullanan herhangi bir şirket, hem müşterileriyle güvenilir bir ilişki sağlamak hem de GDPR ihlallerinin yıkıcı yasal sonuçlarından kaçınmak için Genel Veri Koruma Yönetmeliği ile uyumlu kalmalıdır.
Bu gönderide, e-posta pazarlaması bağlamında GDPR’nin ne anlama geldiğine ve sizinki gibi şirketlerin soğuk e-posta uyumluluğunu sağlamak için atması gereken adımlara daha yakından bakacağız.
İlk olarak, GDPR nedir?
GDPR, 2018’de AB tarafından kabul edilen bir mevzuat olan Genel Veri Koruma Yönetmeliği anlamına gelir. Kısmen, şirketlerin insanların kişisel bilgilerini dijital pazarlama amaçları için kullanma biçimleriyle ilgili kamu endişelerini gidermek ve insanların kişisel verilerini korumak için çıkarılmıştır. AB üyesi ülkelerde yaşamak.
GDPR uyumluluğunu sağlamak için şirketlerin, kişilerin e-posta adresleri, adları, konum verileri, cihaz IP’leri ve daha fazlası dahil olmak üzere kişisel verilerini işleme ve kullanma yöntemlerine proaktif bir yaklaşım benimsemeleri gerekir.
Ortalama bir tüketici verilerini oldukça rahat bir tavırla dağıtıyor gibi görünse de, GDPR’nin kullanıma sunulmasından tam 2 yıl sonra yapılan araştırmalar, AB vatandaşlarının %41’lik devasa bir kısmının “hiçbir kişisel veriyi özel şirketlerle paylaşmak istemediğini” gösteriyor. , kamu kurumlarına kıyasla sayının neredeyse iki katı”.
Ayrıca, GDPR’yi ihlal ettiğiniz tespit edilirse, hangisi daha büyükse, 20 milyon Euro’ya (20,6 milyon $) veya yıllık cironuzun %4’üne kadar para cezasına çarptırılabileceğinizi de belirtmekte fayda var.
Avrupa pazarıyla AB vatandaşlarından kişisel verilerin toplanmasını içeren herhangi bir etkileşiminiz varsa, GDPR uyumluluğunun sağlanması tartışılamaz bir zorunluluktur.
Bunu akılda tutarak, soğuk e-posta kampanyalarınızı GDPR’nin katı parametreleri içinde tutmak için uygulayabileceğiniz bazı pratik adımlara bakalım.
Beklentilerinizi Hedeflemenizin Nedenlerini Gözden Geçirin
GDPR uyumluluğunuzu incelerken bakmanız gereken ilk şeylerden biri, soğuk e-posta kampanyalarınızda kullandığınız verileri toplamak için açık ve meşru bir amacınız olup olmadığıdır.
GDPR’ye göre, kullandığınız tüm kişisel verilerin amaç için kesinlikle gerekli olması gerekir. Bu, örneğin insanların ev adresleri gibi soğuk bir e-posta kampanyasının amaçları için yeterli olmayan herhangi bir veri topluyorsanız, yasayı ihlal edeceğiniz anlamına gelir.
Tıpkı topladığınız veri türleri gibi, hakkında veri topladığınız kişiler için de iyi bir açıklamanızın olması gerekir.
E-posta gönderdiğiniz potansiyel müşteriler, sattığınız ürünle yakın bağları olan belirli bir ticari nişle ilişkilendiriyorsa veya onları ideal kitlenizin bir üyesi olarak işaretleyen sosyal medya gönderileri yayınladıysa, o zaman bir GDPR’den temiz olmalısınız. bakış açısı. Bununla birlikte, işinizle ilgili olmayan potansiyel müşterilere ait kişisel verileri saklıyorsanız, GDPR’yi ihlal etme olasılığınız vardır.
GDPR’nin amaç sınırlamalarına uyup uymadığınızı kontrol etme konusunda daha fazla destek için İngiliz Bilgi Komisyonu Ofisi’nin sunduğu bu ayrıntılı kılavuza göz atın.
Nasıl Veri Topladığınızı Anlayın
GDPR, yalnızca depoladığınız verilerle değil, aynı zamanda bunları toplamak için kullandığınız yöntemlerle de ilgilenir. Tam uyumluluğu sağlamak için, verilerinizi nasıl elde ettiğinize dair kapsamlı kayıtlar tutmanız ve etik ve yasal yöntemlere bağlı kaldığınızdan emin olmanız gerekir.
Soğuk e-posta kampanyaları yürüten birçok marka, katılım listelerinin çeşitliliğini ve değerini artırmak için verilerini toplayıcılardan satın alacak olsa da, bu kaynakların adları ve e-mail adresleri.
Kişisel veri toplama işleminizin hem etik hem de yasal olmasını sağlamanın en etkili yollarından biri, hizmetlerinde veri toplama özellikleri bulunan kaliteli ajansları veya araştırma platformlarını kullanmaktır. Outbase gibi birçok itibarlı araştırma platformu, katı veri toplama standartlarına sahip olmaktan gurur duyar ve “veri kalitesini sağlamak için güçlü otomasyon ve manuel kontrollerin bir kombinasyonunu” uygular.
Verilerinizi bunun gibi amaca yönelik platformlar aracılığıyla filtrelemek iyi bir başlangıç olsa da, veri toplama yöntemlerinizi bilme ve gerekçelendirme sorumluluğunun nihayetinde omuzlarınızda olduğunu unutmayın. Kayıtlarınızı, herhangi bir kişinin size yaklaşması ve e-posta adresini, işyerini veya diğer herhangi bir veriyi nasıl edindiğinizi sorması durumunda, onlara ayrıntılı olarak cevap verebilmeniz için organize ettiğinizden emin olun.
Meşru Menfaatinizi Açıklayan E-posta Şablonları Kullanın
GDPR’ye göre, kişisel verileri depolayan ve kullanan herhangi bir şirket, meşru bir ilgi gösterebilmelidir; bu, işiniz bağlamında mantıklı olan potansiyel müşterilerinizle iletişime geçmek için iyi bir neden anlamına gelir.
Soğuk e-posta kampanyaları yürütmek için kişisel verileri tuttuğunuzda, aşağıdakiler de dahil olmak üzere, meşru çıkar olarak kabul edilebilecek ve sizi GDPR’ye uyumlu tutabilecek çeşitli nedenler vardır:
- İnsanlara hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak bir ürün veya hizmet hakkında mesaj gönderiyorsunuz.
- İlgili kişinin işini büyüttüğü biliniyor ve pazarlamaya çalıştığınız ürün veya hizmet, bunu yapmalarına yardımcı olacak.
- Potansiyel müşteriyle daha önce kendi profesyonel ağınız aracılığıyla iletişime geçtiniz.
- Potansiyel müşteriniz, ürününüz veya hizmetinizle alakalı bir iş sektörüne açılma arzusunu dile getirdi.
- Potansiyel müşteri, ilgili ürün veya hizmet hakkında daha fazla bilgi istemek için sizinle açıkça iletişime geçti.
Gerekçe ne olursa olsun, GDPR’ye her yönden uyum sağlamak için ilgili kişilerinizi bilgilendirmek önemlidir. Bunu yapmak için, alıcılara verilerinin nasıl işlendiğini, verileri neden işlediğinizin meşru nedenini bildiren kısa bir açıklama ve insanlara, gerektiğinde depolanan verilerini nasıl değiştirebileceklerini veya kaldırabileceklerini bildiren basit yönergeler içeren e-posta kopyalama şablonları oluşturun. arzu etmek.
Oldukça çeşitli bir hedef kitleniz varsa sorumluluk reddi metninde tüm bu noktaları ele almak zor olabilir, ancak yeterli sayıda kampanyaya uygulandıktan sonra, ilgili her kitle segmentine uygun, uygun bir hazır şablonlar cephaneliğiniz olmalıdır.
Kişileriniz ile Abonelikten Ayrılma Arasına Duvarlar Koymayın
GDPR’nin bir parçası olarak AB, insanların kişisel verileriyle ilgili olarak “unutulma hakkını” garanti eder ve soğuk e-postalar gönderirken bunu korumak için üzerinize düşeni yapmanız gerekir.
Gerçi geçmiş yıllarda şirketler abonelerini düzinelerce “emin misin?” Sonunda ayrıntılarını bir veritabanından kaldırmadan önce çemberler, bu tür uygulamalar artık GDPR düzenlemeleri uyarınca para cezası almanın kesin bir yoludur.
Kişilerinizin unutulma hakkını garanti ettiğinizden emin olmanın en iyi yolu, tüm soğuk e-posta şablonlarınızda evrensel bir öğe olarak öne çıkan bir abonelikten çıkma düğmesini kullanmak ve tüm kitle segmentleriniz için tek dokunuşla çalışmasını sağlamaktır.
Mailchimp gibi popüler e-posta pazarlama paketleri, GDPR uyumluluğu için temel unsurların (abonelikten çıkma düğmeniz ve yasal ilgi kopyası gibi) tek bir başlangıç şablonuna uygulanmasını kolaylaştıracak kopya şablon özellikleri sunar. Tüm doğru öğeler yerleştirildikten sonra, şablon çoğaltılabilir ve kampanyanın özelliklerine göre düzenlenebilir, bu da her yeni pazarlama girişiminin temel uyumluluğa sahip olmasını sağlar.
Bir Veritabanı Bakım Rejimi Oluşturun
Son olarak, GDPR, müşteri adaylarını gerekenden daha uzun süre tutamayacağınızı ve veritabanınızdaki ilgili kişiler hakkında yanlış verileri koruyamayacağınızı şart koşar.
CRM’nizin güncel olmayan veriler açısından en son ne zaman kontrol edildiğini hatırlamıyorsanız, onu temiz ve uyumlu tutacak aylık veya üç aylık güncelleme oturumları planlamanın zamanı geldi. Bu, abonelikten çıkan kişilerden herhangi bir verinin silinmesini, kaynak etiketlerin hem doğru hem de standart bir şekilde biçimlendirilmiş olmasını sağlamayı ve bir ilgili kişinin bulunduğu boru hattı aşamasını güncellemeyi içermelidir.
Bu kılavuzu okuduğunuza göre, bu ölçümlerden bazılarının veritabanınızdan sorumlu kişiler için kafa karıştırıcı olma veya kayıtlarınızda gezinmeyi özellikle zorlaştıran tutarlılık eksikliği olabilir. Gelecekte bu tür sorunlardan kaçınmak için, bir veri standardizasyon süreci oluşturmanızı ve uygulamanızı önemle tavsiye ederiz.
Veri standardizasyon süreçleri, yeni bir kişinin oturum açma zamanı, e-posta adresi, veri kaynağı vb. zorunlu alanlar dahil olmak üzere verilerin bir CRM’ye nasıl girilmesi gerektiğini şart koşan kurallar ve en iyi uygulamalar dizisidir.
Gelecekteki tüm veri toplama işlemleriniz bir veri standardizasyon sürecini takip ettiğinde, veritabanınızı hem sezgisel hem de GDPR dostu bir şekilde sürdürmek çok daha kolay hale gelecek ve manuel veritabanı bakımının getirdiği zorlu işi atlatmanıza olanak sağlayacaktır.
Son düşünceler…
GDPR uyumluluğu en iyi ihtimalle baş ağrısı gibi gelebilir, ancak soğuk e-posta pazarlamanızın uzun vadeli başarısını sağlamak için çok önemlidir. GDPR hükümlerinde gezinirken ve e-posta kampanyalarınızı şeffaflık ve yasallık için ince ayarlarken, bu adımların tam uyumluluğa giden yolunuzu çok daha kolay hale getireceğini umuyoruz.
yazar hakkında
Tim Green bir siber güvenlik uzmanıdır. Tim Green, İleri Bilgisayar Bilimleri alanında yüksek lisans derecesine sahiptir. Tim, çeşitli rollerle bilgi ve becerilerini genişletti ve şimdi siber güvenlik sektöründeki aynı derecede tutkulu profesyonellerle bağlantı kurmanın yollarını arıyor. Twitter’da Tim ile bağlantı kurun: @TimGreenCyber.
Tim Green’e çevrimiçi olarak www.linkedin.com/in/timgreencyber adresinden ulaşılabilir.