Son yıllarda, işbirliği araçları uzak ve melez çalışma için mutlak bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu öncelikle, bizzat iletişim kurmanın imkansızlığı nedeniyle Covid-19 pandemi sırasında arttı. Bu nedenle, Slack, Microsoft Teams ve Zoom gibi araçlar popülerlik arttı ve çalışanların fiziksel mesafelere rağmen bağlı kalmalarını sağladı.
Ancak çevrimiçi iletişime yapılan bu ani geçiş, çalışanların büyük çoğunluğu ev ağlarından hassas bilgilere erişerek potansiyel veri sızıntılarının kapısını açtığı için güvenlik ile ilgili birçok soru açtı.
İşbirliği araçlarında veri sızıntısının ortak nedenleri
İşbirliği araçlarındaki veri sızıntıları, aşağıdakiler dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilir:
Yanlış yapılandırılmış paylaşım ayarları: Dosyalar, kanallar veya kaynaklar için izinler düzgün bir şekilde ayarlanmamışsa, hassas bilgilerin ortaya çıkmasına yol açabilir. Örneğin, gizli bilgiler içeren bir dosya yanlışlıkla genel bir bağlantı aracılığıyla paylaşılıyorsa, karşılaşan herkes dosyaya erişebilir.
Varsayılan izinler çoğunlukla kullanıcılara bilmeleri gerekmeyen verilere erişim sağlar, bu nedenle yeni çalışanların henüz erişmesi gerekmeyen çeşitli kanallara veya klasörlere otomatik olarak eklendiği durumlarımız vardır.
Sınırsız üçüncü taraf entegrasyonlar: Üçüncü taraf entegrasyonlarla ilgili sorun, bu uygulamaların yapmamaları gereken hassas bilgilere erişebileceğidir:
- Slack veya ekiplerde paylaşılan özel mesajlar, kanallar veya belgeler.
- Çalışan kişisel bilgileri, iş stratejileri veya tescilli belgeler.
- PII (kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler) dahil olmak üzere müşteri verileri.
Dolayısıyla, üçüncü taraf uygulamasının aşırı bırakılan erişimi varsa, verileri yetkisiz kullanıcılara maruz bırakabilir.
Görünürlük ve izleme eksikliği: Verilerin nasıl paylaşıldığına veya erişildiğine dair görünürlük olmadan, bir veri sızıntısı veya ihlali olup olmadığını değerlendirmek zordur. Birisi halka açık bir grupta hassas şirket bilgilerini paylaşmışsa, kimse faaliyetleri izlemiyorsa fark edilmeyebilir.
İnsanlık hatası: İnsan hatası veri sızıntısının en yaygın nedenidir. Hassas bilgileri halka açık kanallarda veya yanlış kişilerle paylaşmak, dikkatsizlik, ortamların yanlış anlaşılması veya ihmal nedeniyle ortaya çıkan en yaygın hatalardır. Bu nedenle, eğitim bu hataları minimumda azaltmanın en önemli yolu olmaya devam etmektedir.
İzinleri ve erişim kontrollerini zorlama
Verilerin yetkisiz kişilerle paylaşılması olasılığını önlemek için, kullanıcıların yalnızca bir görevi tamamlamak için ihtiyaç duydukları izinlere ve daha fazlasını yapmaları gerekir. Bunun en iyi yöntemleri, iş rollerine dayalı izinler vermek, sadece temel personelle idari ayrıcalıkları sınırlamak ve kullanıcı rollerini iş sorumluluklarıyla eşleştirecek şekilde düzenli olarak gözden geçirmek ve ayarlamak için Rol Tabanlı Erişim Kontrolü (RBAC) kullanmak olacaktır.
Zamanla, ekipler kullanılmayan kanalları, eski dosyaları ve güvenlik riskleri oluşturabilecek aşırı izinler biriktirir. Bu riskleri azaltmak için, dosya paylaşım etkinliğini ve erişim geçmişini izlemek için uyumluluk raporlarını kullanmanın yanı sıra etkin olmayan kullanıcıları, eski dosyaları ve gereksiz kanalları düzenli olarak kaldırmak önerilir.
Müteahhitler, satıcılar ve ortaklar gibi harici kullanıcılar da erişimleri düzgün bir şekilde kontrol edilmezse tehlike oluşturur, bu nedenle yönetici onayı, çalışma alanlarına veya takım kanallarına davet etmeden önce önemlidir. Yönetici, belirli bir dönemden sonra izinleri otomatik olarak iptal etmek için zaman sınırlı misafir erişimini etkinleştirmeli ve yetkisiz erişim için denetim günlükleri ve gerçek zamanlı uyarılarla konuk etkinliğini izlemelidir.
İzleme ve Günlük Etkinliği
Slack ve ekipler gibi araçlarla, neler olduğunu takip etmek veri korumasının anahtarıdır. Gerçek zamanlı olarak neler olduğunu izleyerek, daha büyük bir sorun haline gelmeden önce olağandışı bir şey olup olmadığını tespit edebilirsiniz. İster hangi dosyaları paylaşan, garip giriş davranışı yakalama veya hassas verilere yetkisiz erişimi önleme, doğru uyarılar ve araçlara sahip olmak büyük bir fark yaratabilir.
Slack ve ekipler gibi işbirliği araçlarında etkinlikleri izleme ve günlüğe kaydetme için en iyi uygulamalar:
Denetim günlüğünü sağlayın Kullanıcı etkinliklerini izlemek için hem Slack hem de Takımlarda açılır. Bu, yöneticilerin dosya paylaşımı, mesaj düzenleme ve kanal değişiklikleri gibi işlemlerin günlüklerini gözden geçirmesini sağlar. Bu, potansiyel güvenlik sorunlarının veya uyumlu olmayan eylemlerin belirlenmesine yardımcı olabilir.
Gerçek Zamanlı Uyarıları Yapılandırma Yetkisiz dosya erişimi, paylaşım veya düzenleme gibi şüpheli işlemler meydana geldiğinde yöneticileri hemen bilgilendirmek.
Olağandışı davranışlara dikkat edintanıdık olmayan konumlardan dosya indirmeleri, yüksek frekanslı erişim veya güvenilmeyen cihazlardan veya IP adreslerinden hassas bilgilere erişme girişimleri gibi. Bu, tehlikeye atılan hesapların veya verileri dışarı atma girişimlerinin tespit edilmesine yardımcı olur.
Bulut Access Güvenlik Komisyoncularını (CASB’ler) uygulayın Bulut tabanlı araçlar arasında güvenliği artırmak için. CASB’ler, özellikle harici uygulamalar veya kullanıcılar dahil olduğunda güvenlik politikalarının uygulanmasına, kontrol erişimini, izlemeyi ve uyumluluğu sağlamaya yardımcı olur.
Veri sızıntısını önlemek için çalışanları güvenli işbirliği konusunda eğitmek
Kullanıcıları işbirliği araçlarında kimlik avı riskleri konusunda eğitmek, veri ihlallerinden ve sızıntılarından kaçınmak için anahtardır. Çalışanlar ne arayacaklarını biliyorlarsa – şüpheli bağlantılar, tanıdık olmayan gönderen adresleri ve diğer ortak kimlik avı hileleri – bu saldırılara düşme olasılıkları daha düşüktür.
Çalışanları güvenli dosya paylaşımı ve harici iletişim için en iyi uygulamalar konusunda eğitmek de önemlidir. Hassas verileri paylaşırken şifrelenmiş kanalları kullanmaları, izinlerin paylaşılan dosyalar için doğru ayarlandığını ve özellikle harici ortaklarla kiminle paylaştıklarına dikkat etmesi için teşvik edilmelidirler. Kullanıcılara yalnızca doğru kişilerin erişebildiğinden emin olmak için kullanıcılara erişim ve paylaşım ayarlarını düzenli olarak incelemelerini hatırlatmak iyi bir fikirdir.
Çalışanların bu kavramları daha iyi anlamalarına yardımcı olmak için, simüle edilmiş güvenlik egzersizleri yapmak, bilgilerini test etmenin harika bir yoludur. Kimlik avı veya yetkisiz erişim denemeleri gibi gerçek dünya tehditlerinin simülasyonları, çalışanların güvenlik risklerini tanımlama ve bunlara yanıt vermeleri için pratik yapmalarına yardımcı olur, bu nedenle gerçek bir tehdit ortaya çıktığında daha kendinden emin ve etkili olurlar.