Uzmanlar Birmingham Şehir Meclisi’nin (BCC) neden kendi iş süreçlerini değiştirmek yerine yeni bir Oracle sistemini değiştirmeyi ve uyarlamayı seçtiğini sorgularken, Computer Weekly tarafından görülen bir dizi belge, birkaç yıl boyunca BT başarısızlığına katkıda bulunan proje yönetimi başarısızlıklarını ortaya koyuyor .
Bunlar, sistematik bir liderlik eksikliğine ve konseyin denetim komitesi, iç uzmanlar ve projeye doğrudan dahil olan kişiler tarafından dile getirilen endişeleri giderme konusundaki isteksizliğe işaret ediyor.
Eylül 2023’te BCC, konseyin iflas ettiğini fiilen ilan eden bir Bölüm 114 bildirimi yayınladı. Yönetişim ve İnceleme Merkezi neyin yanlış gittiğini araştırmak üzere görevlendirildi.
Görev ihmali
Yakın zamana kadar konseyin denetim komitesine başkanlık eden meclis üyesi Fred Grindrod, Birmingham Şehir Meclisi’nin Nisan 2024 tarihli denetim raporunda, Oracle sistemini BCC’nin mevcut sıkıntılarının altında yatan “her şeyi kapsayan sorun” olarak tanımladı.
Denetim komitesinin yanıltıldığını söyledi. Yönetişim ve İnceleme Merkezi ile Kasım 2023 sonrasında yapılan yazışmalara atıfta bulunuluyor Yönetişim istikrar planı Grindrod, konseyin sorunları hakkında bilgi veren bir rapor hazırlarken, denetim komitesinin üst düzey yetkililer tarafından yanıltıldığını “güvenilir bir şekilde iddia edebileceğinin” kendisine söylendiğini söyledi.
“Bu odanın anlaması gereken şey, bunun ne kadar ciddi olduğudur. Eğer denetim komitesi yanıltılmışsa, o zaman bu odanın her bir üyesi yanıltılmış demektir, bu da üst düzey yöneticilerimizden bazılarının görevini ihmal etmesi anlamına gelir ve konseyimizin başına gelen de budur” dedi.
Computer Weekly, BCC’deki bir yöneticinin, sistemdeki bazı tutarsızlıkları vurgulayan notlarını gördü. Birmingham Şehir Meclisi kabineye rapor verdi Oracle sisteminin üretime geçmesinden 14 ay sonra, Haziran 2023’te yayınlandı. Raporda, Oracle sisteminin bazı kritik unsurlarının yeterince çalışmadığı ve günlük operasyonları etkilediği belirtildi. Yöneticinin yorumları, Oracle yazılımının uygulanmasındaki bu kusurun, sistem Nisan 2022’de hayata geçmeden önce bilindiğini ortaya koyuyor.
Yöneticinin notları ayrıca konsey liderlerinin program yönetimi, yürütme komitesi ve üyeler arasındaki iletişimdeki başarısızlığı araştırmaları ve konseyin üst düzey yönetim ekibinin konsey operasyonları açısından önemi göz önüne alındığında Oracle sistemiyle ilgili sorunlardan neden habersiz olduğuna dair sorular sormaya teşvik edildiğini gösteriyor. .
Yöneticinin bu ve diğer yorumları, program kurulunun ve özellikle program yöneticisinin, yapının durumu, yapılan testlerin seviyesi ve üzerinde çalışanların karşılaştığı zorluklar ne olursa olsun Nisan 2022’de canlıya geçme arzusuna işaret ediyor. programı. Yöneticinin notları, program yöneticisinin ve yürütme komitesinin yönlendirilemeyeceği yönündeki endişeleri ortaya koyuyor; bu da sistemin bilinen kusurlara rağmen yayına geçmesi anlamına geliyordu.
Bozuk banka mutabakatı süreci
Projeyle yakından ilgilenen Birmingham Şehir Meclisi’nden bir kişi, Computer Weekly’e projenin “işe yaramayacağını söyleyen tüm uyarılara rağmen” hayata geçirildiğini söyledi.
Oracle sistemindeki arızanın konseyin mali durumunu yönetme kabiliyetini nasıl etkilediğini tartışan içeriden biri şunları söyledi: “Hiçbir ödeme yapamadığımız için binlerce tedarikçi ödemesini alıkonuyorduk. Nakit tahsilat için herhangi bir doğrudan borçlandırmamız yoktu. Nakit tahsilatımız yoktu, banka mutabakatı yoktu. Bu büyüklükte bir proje yaptığınızda, mali raporlamanızın olması ve paranın nerede olduğunu, neye harcandığını ve ne ödendiğini size bildiren bir banka mutabakat sisteminizin olması gerekir.”
Oracle sistemi hayata geçtiğinden beri finansal verileri etkili bir şekilde karıştırıyordu; bu da konseyin genel mali durumu hakkında net bir resme sahip olmadığı anlamına geliyordu.
İçeriden biri, Ocak 2023 itibarıyla Birmingham Şehir Meclisi’nin bir sonraki mali yıl için harcamaları ve bütçesine ilişkin doğru bir hesap oluşturamadığını söyledi: “Sistem çalışmadığı için yıl sonu hesaplarımızı yapmamıza imkân yok.”
Üç yıllık bir mesele
Haziran 2023 Birmingham Şehir Meclisi kabineye rapor verdi Konseyin banka mutabakat sistemindeki (BRS) sorunlar nedeniyle, önemli sayıda işlemin Oracle sistemi aracılığıyla otomatik olarak hesaplara tahsis edilmesi yerine manuel olarak tahsis edilmesi gerektiğini belirtti. Ancak Computer Weekly, 2019’da verilen bir kurumsal kaynak planlama (ERP) uygulama sunumunu gördü; bu, konseyin o dönemde, yani hayata geçme tarihinden üç yıl önce bu konulardan haberdar edildiğini gösteriyor.
2019 sunum slayt gösterisi, Oracle’ın kullanıma hazır BRS’sinin borçlu/borçlu olmayan karışık banka dosyalarını işlemediğini gösteriyor. Önerilen geçici çözüm, ya çok sayıda manuel müdahale ya da yeni BT sistemini oluşturmak için BCC ile anlaşan Oracle uygulama ortağı Evosys’in sunduğu bir hizmet olarak platform (PaaS) teklifiydi.
İşleyen bir BRS’nin olmayışı, konseyin mevcut mali krizine doğrudan katkıda bulundu. BCC’nin Nisan 2024 denetim raporunda meclis üyesi Grinrold şunları söyledi: “Belediye vergisini veya işletme oranlarını doğru bir şekilde toplayamadık.”
İddialara yanıt veren Birmingham Şehir Meclisi sözcüsü şunları söyledi: “Oracle sisteminin 2022’de uygulamaya konulmasından bu yana karşılaşılan zorlukların, özellikle finans ve insan hizmetleri personelimiz ve nihayetinde konseyin hizmet verdiği insanlar için sinir bozucu olduğunun farkındayız. O zamanlar etkilenenlerden kayıtsız şartsız özür dilemiştik. Yönetişimi önemli ölçüde güçlendirmek, sorunları anlamak ve yanlış gidenlerden dersler çıkarmak için çalıştık.”
Nisan 2024 itibarıyla, banka mutabakatı süreci için gereken manuel müdahalenin belediyeye ayda 250.000 £’a mal olduğuna inanılıyor.
Bu maliyet sorulduğunda Birmingham Şehir Meclisi şunları söyledi: “Oracle işinin gösterge maliyeti, şu ana kadar gerçekleştirilen planlama çalışmasına dayanan yüksek düzeyde bir tahmindir ve en kötü durum planlama senaryosunu temsil eder. Buna Oracle abonelik/lisans maliyetleri, BT çalıştırma maliyetleri ve iş yürütme maliyetlerinin yanı sıra yeniden uygulama için beklenen maliyetler de dahildir.
“Belirlenen sorunları çözmek için daha fazla çalışma ve yatırımın önemli olduğunun ve düzgün işleyen bir finans ve İK sisteminin konseyin etkin işleyişi için hayati önem taşıdığının farkındayız.”