Verimli iletişim iş başarısının temel taşıdır. Dahili olarak, ekibinizin sorunsuz bir şekilde iletişim kurmasını sağlamak sürtüşme kayıplarını, yanlış anlamaları, gecikmeleri ve çakışmaları önlemenize yardımcı olur. Dışarıdan bakıldığında, hayal kırıklığına uğramayan müşteri iletişimi, olumlu müşteri deneyimi ve daha yüksek memnuniyetle doğrudan ilişkilidir.
Ancak iş iletişim kanalları da siber suçlular için önemli bir hedeftir. Son yıllarda, özellikle de pandemiden bu yana siber saldırıların sayısı hızla arttı. İstatistikler yalnızca geçen yıl hack sayısının %38 arttığını gösteriyor. Daha da kötüsü, bir işletmenin bir ihlali tespit etmesi ortalama 277 gün sürüyor ve bu da ortalama 4,35 ABD doları tutarında bir kayba neden oluyor.
Peki işletmeler, müşterilere mümkün olan en iyi deneyimi sağlarken ve ekip verimliliğini korurken iletişim kanallarını bilgisayar korsanlarına karşı nasıl koruyabilir? İşte bilmeniz gereken her şey ve hangi hatalardan kaçınmanız gerektiği.
Güvenli Platformları Kullanın
Başlangıç olarak, iletişim kanallarını seçebilirsiniz. Müşterilerin iletişim taleplerini karşılamak için mesajlaşma, e-posta ve canlı sohbetten sesli ve görüntülü aramalara kadar çeşitli kanallar sunmanız gerekecektir. Bunların arasında şirket içi iş iletişimi, mesajlaşma ve ekip işbirliği araçlarına yönelik kanallardan bahsetmiyorum bile.
Tüm bu kanalların seçiminde güvenliği ön planda tutmanız gerekiyor. İster UCaaS sağlayıcıları ister iletişim merkezi yazılımı olsun, iletişim platformlarını karşılaştırırken güvenlik standartlarını hesaba katmak çok önemlidir.
Daha önce ihlal edildiler mi? Hangi sunucu altyapısına ve şifrelemeye güveniyorlar? Hangi siber güvenlik protokollerini uyguluyorlar? Uluslararası veri güvenliği düzenlemelerine uyuyorlar mı? İki faktörlü kimlik doğrulama gibi ek güvenlik önlemleri sunuyorlar mı?
Tüm bunlar, işletmeniz için herhangi bir iletişim platformuna karar vermeden önce cevabını bulmanız gereken sorulardır.
Şifrelerinizi ve İzinlerinizi Denetleyin
Daha sonra işletmenizin şifrelerini denetlemesi ve hangi ekip üyesinin hangi izinlere sahip olduğunu incelemesi gerekiyor.
Kulağa inanılmaz gelse de istatistikler, veri ihlallerinin büyük çoğunluğunun (tamamen %80’i!) güvenliği ihlal edilmiş oturum açma kimlik bilgilerinden kaynaklandığını gösteriyor. Ayrıca, insanların %75’inin daha iyisini bilmelerine rağmen en iyi şifre uygulamalarına uymadığını da ortaya koyuyorlar.
Aslında “123456”, “password” ve “admin” 2024’te hâlâ en sık kullanılan şifreler listesinde yer almaya devam ediyor.
Parola karmaşıklığının artması, başarılı siber ihlal riskini önemli ölçüde azaltır. Bu nedenle, kapsamlı bir parola incelemesi ve katı parola standartlarının uygulanması, iş iletişimlerinizi korumak için öncelikler listenizin üst sıralarında yer almalıdır.
İzinlerin gözden geçirilmesine gelince, bir sisteme ne kadar çok kişi erişebilirse, birinin ihlalle sonuçlanabilecek bir hata yapma olasılığı da o kadar artar. Hassas bilgilere yalnızca gerçekten ihtiyacı olan kişilerin erişebildiğinden emin olun.
Siber Güvenlik Korumasına Yatırım Yapın
İş iletişimlerinizi bilgisayar korsanlarına karşı korumanın bir başka stratejisi de siber güvenlik araçlarına yatırım yapmaktır.
Siber suç oranlarının hızla artması ve yapay zeka gibi teknolojilerin bilgisayar korsanları tarafından benimsenmesiyle birlikte siber güvenlik şirketleri, onları savuşturacak araçlar sağlama çabalarını hızlandırdı.
Şirketinizin hangi siber güvenlik araçlarını kullandığını inceleyin. Sağlam bir antivirüs sistemi, Sanal Özel Ağ (VPN) çözümü ve güçlü bir şifre politikasıyla birleştirilmiş bir (ekip) şifre yöneticisi veya kasası mutlak minimum olmalıdır.
Daha da ileri giderek, finansal dolandırıcılık izleme, ekip üyeleriniz için kimlik hırsızlığı izleme ve spam çağrı korumasına yatırım yapabilirsiniz.
Özellikle siber güvenlik izleme araçları işletmeler tarafından yeterince kullanılmıyor; bu da bir ihlalin tespitinde genellikle aylarca süren gecikmenin ana nedeni. Saldırı durumunda, hasarı ve müşteri güveni kaybını sınırlandırabilmek için bunu mümkün olan en kısa sürede tespit etmeniz çok önemlidir.
Ekibinizin Siber Güvenlik Becerilerini Geliştirin
Başarılı siber ihlallerin büyük çoğunluğu yalnızca zayıf şifre seçiminden değil, insan hatasından kaynaklanmaktadır.
Özellikle kimlik avı saldırıları son yıllarda daha karmaşık hale geldi. Havaalanında mahsur kalan Nijeryalı bir prensin kredi almak için uzandığı günler çoktan geride kaldı.
Bunun yerine amirinizden iş gününün sonuna doğru bir e-posta alırsınız çünkü o ihtiyaçlar üst düzey bir işlem için oturum açma bilgileriniz.
Veya iki departmandaki bir meslektaşınızdan Slack hakkında, muhasebeden Sarah’nın sanal doğum günü kartını imzalamak için bir bağlantı içeren bir mesaj alırsınız.
Bilgisayar korsanları gerçekten beklenenin ötesine geçerse, şirketinizin CEO’sundan teknik bir sorunla ilgili yardımınızı isteyen bir telefon bile alabilirsiniz.
Tüm bu durumlarda, pek çok kişi, hedef odaklı saldırı veya sesli kimlik avını düşünmeden, bilgileri iletmeyi veya kendilerine gönderilen bağlantıya tıklamayı iki kez düşünmez. Ve bugün, siber suçluların iletişim sistemlerinize sessizce girmelerine kapıyı ardına kadar açmak için gereken tek şey bu.
Bu senaryolardan herhangi birinin gerçekleşmesini önlemek için ekibinizin siber güvenlik becerilerini ve dolandırıcılığı tespit etme ve işaretleme kapasitelerini geliştirmeniz gerekir. Herkesin en iyi uygulamalara bağlı kaldığından emin olmak için anlık kontroller yapmak kadar düzenli siber güvenlik eğitimi almak da çok önemlidir.
SOP’lar ve Siber Güvenlik Rutini Geliştirin
Son olarak, işletmenizin iletişim kanallarını bilgisayar korsanlarından korumak için standart işletim prosedürleri ve sabit bir siber güvenlik rutini geliştirmek çok önemlidir.
SOP’larınız yalnızca sistemlerinizi nasıl koruyacağınızı değil, aynı zamanda bir ihlal veya ihlal şüphesi durumunda ne yapılması gerektiğini de kapsamalıdır. Tüm ekip üyeleriniz şüpheli etkinlikleri tespit edebilmeli ve tespit etmeleri durumunda kime ulaşacaklarını tam olarak bilmelidir.
İş telefonlarına hedef odaklı kimlik avı mesajı alırlarsa kimi uyarmaları gerekiyor?
Veritabanları tuhaf davranıyorsa prosedür nedir?
Potansiyel bir ihlali kontrol altına almak için ilk önce hangi sistemlerin kapatılması gerekir?
Bütün bunlar açıklığa kavuşturulması ve ekibinize iletilmesi gereken sorulardır.
Benzer şekilde, ne kadar rahatsız edici olursa olsun, başarılı bir ihlalin en kötü senaryosu için yedekleme planları da geliştirmeniz gerekir. Rehin alınmışsa web sitenizi kurtarma stratejiniz nedir? Müşterilerinizi potansiyel bir tehdide karşı nasıl uyarırsınız?
Son olarak siber güvenliği günlük, haftalık, üç aylık ve yıllık rutinlerinize dahil etmeniz gerekir. Siber suçlular taktiklerini sürekli olarak geliştirir ve iletişimlerinizi korumak için hıza ayak uydurmanız gerekir.
Bu, siber güvenlik haberleri, yeni tehditler ve dolandırıcılık konularında güncel kalmak anlamına gelir. Bu aynı zamanda şifrelerinizde düzenli değişiklikler yapılmasını, sistem incelemelerini ve SOP’larınızın güncellenmesini de içerir.
Çözüm
İş iletişimlerinizi bilgisayar korsanlarına karşı korumak karmaşık bir iştir. Bu, seçtiğiniz platformlar ve siber güvenlik araçlarıyla başlar, ancak sürekli dikkat gerektirir. Parolalarınızı ve izinlerinizi düzenli olarak denetlemek, kendinizi ve ekibinizi eğitmek ve siber güvenlik SOP’leri ve rutinleri geliştirmek çok önemlidir.
Bütün bunlar önemli miktarda zaman, çaba ve kaynak gerektirse de buna değer. Bunun alternatifi ise kendinizi ciddi finansal sonuçlara yol açabilecek ve müşteri güveninin tamamen kaybolmasıyla sonuçlanabilecek saldırılara karşı tamamen açık ve savunmasız bırakmaktır. Bu senaryoda soru, ihlalin gerçekleşip gerçekleşmeyeceğinden ziyade ne zaman gerçekleşeceğidir.
Yalnızca en iyi siber güvenlik uygulamalarına bağlı kalan ve kimlik avı saldırılarını tespit edebilen en iyi araçlarla ve ekip üyeleriyle iletişim kanallarınızı savunabilirsiniz.
Not: Bu uzman eserine katkıda bulunanlar: Hasan SalimBaşarılı bir seri girişimci, yatırımcı ve birçok teknoloji ve e-ticaret girişiminin kurucusu. Şu anda küçük işletmelerin ve yeni kurulan girişimlerin güçlü bir çevrimiçi varlık oluşturmasına yardımcı olan bir pazarlama ajansını yönetiyor.