Şirket içi yazılım, bulut uygulamaları ve hizmet olarak yazılım (SaaS) gibi heterojen BT ortamlarını yönetirken, yazılım varlık yönetimi (SAM) basit envanter denetimlerinin ötesine geçerek uyum sağlamaya devam ederken, dikkatsizleri aşırı harcamalar bekliyor.
Çeşitli BT yönetim ürünleri geliştiren ManageEngine’de BT hizmet yönetimi (ITSM) pazarlama direktörü Kumaravel Ramakrishnan’a göre, birkaç yıl önceki bölümlere ayrılmış SAM giderek bağlamsal hizmet yönetimi ve kurumsal hizmet yönetimi araçlarıyla bütünleşse de, SAM’in çözülmesi uzmanlık gerektiren bir “gri alan” olmaya devam ettiği belirtiliyor.
SAM, yazılım dağıtımlarının, lisans kullanımının ve uyumluluk durumunun gerçek zamanlı izlenmesini iyileştirmek için genellikle şirket içinde kullanılır. Daha önce mevcut olmayan hizmetlerden gelen bilgileri değişiklik veya yapılandırma yönetimi sağlayan araçlara getirmenin bir yolunu sunar. Yazılım kullanımını bir SAM aracıyla izlemek, yazılım lisanslama ve kullanımını takip ederek maliyetleri düşürmeye yardımcı olur.
Ramakrishnan, “Geleneksel şirket içi lisans yönetiminin ötesine geçerek, çok benzersiz lisanslama modelleri ve zorluklarının olduğu SaaS uygulamalarını yönetmeye doğru ilerledik” diyor.
İdeal olarak, SaaS abonelikleri insanların işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu işlevselliği değerlendirerek yönetilmelidir. SaaS aboneliklerini yöneten araçlar, bir kuruluşun kullandığı tüm SaaS ürünlerini ve eklenti işlevselliğini tek bir yerde, lisans onayı, tedarik, dağıtım, uzlaştırma veya uyumluluk kontrollerini destekleyen otomatik iş akışlarıyla yönetebilmelidir.
Ramakrishnan, “Bu, manuel müdahaleyi ve insan hatalarını azaltır ve daha iyi bir yönetim, izleme ve idare düzeyi elde edersiniz,” diyor. “SAM araçları, emeklilik ve hizmetten çıkarma için otomatik süreçler dağıtabilir, böylece bir çalışan bir organizasyondan ayrıldığında, otomatik olarak kademeli olarak ilerleyen bir dizi süreç olur.”
Ancak hibrit ve heterojen ortamlar manzarayı “biraz zor” hale getiriyor ve süreç veya uygulama bu konuda “çok az” yardımcı olabiliyor, diyor ve ekliyor: “Hangi ürünler buluttan lisanslanıyor? Hangileri şirketin kendi ortamında kendi lisanslarıyla kurulumlar olarak çalışıyor? Hangilerinin şirket içinde, hangilerinin bulutta olduğu ve hangilerinin bir veya daha fazla biçimde mevcut olduğu genellikle belirsizdir.”
Ramakrishnan ayrıca kullanıcı tabanlı olmayan kurumsal BT altyapısında çalışan abonelik hizmetlerinin takibinin önemini vurguluyor. “Büyük ölçüde, bunlar [areas] karmaşık ve çeşitli hale geldi” diyor. “Doğru araçlara sahipseniz, AI’yı uygulayabilmelisiniz [artificial intelligence].”
SAM’e nasıl yaklaşılır
Hizmet sağlayıcı Rimini Street’te baş teknoloji sorumlusu (CTO) olan Eric Helmer, SAM aşırı harcamalarından kaçınmanın, değişikliklerin istenen iş sonuçlarıyla eşleşmesini sağlamaya bağlı olduğunu söylüyor. Buna karşılık, aranan herhangi bir rehberlik belirli kullanım durumlarıyla ilgili olmalıdır.
“Birçok satıcı mümkün olduğunca çok değişikliği teşvik ediyor, belki de şirket içi yazılım varlıklarını taşıyıp hepsini SaaS olarak yeniden uyguluyor,” diyor. “Daha sonra sadece bir yıllık veriyi yanınızda götürdüğünüzü ve eski sistemde hala 20 yıllık veriniz olduğunu fark ediyorsunuz. Tamamen kontrolden çıkabiliyor.”
Geleneksel bir varlık satın alma modeline mi güveniyorsunuz, bu varlığı kullanım ömrü boyunca değersizleştiriyor ve ardından bir tür politika aracılığıyla emekliye mi ayırıyorsunuz? Kiralanmış bir modele geçtiğinizde veya geçerseniz bu varlığa ne olur? İşletme giderleri ile sermaye giderleri arasında ne olur? Yazılım dağıtımlarında vergisel etkiler, veri yerelleştirme ve uyumluluk hususları hakkında ne düşünüyorsunuz?
“Birçok husus var,” diyor Helmer. “İnsanlar tarafsız tavsiyeler arıyor, ancak büyük sistem entegratörleri ve şirketler genellikle ihtiyaç duymayabileceğiniz veya istemeyebileceğiniz daha büyük projelere meraklı.”
Mevcut varlıklarla başlayın. İş sonuçlarınız bugün sahip olduğunuz yazılımla elde edilebilir mi? Belki de yıllık 50 milyon dolarlık bir kesintiye ihtiyacınız yoktur. Belki de destek ve bakım maliyetlerini düşürmeye devam edecek büyük bir paket uygulamanız gerekmez. İşletme etkinleştirme, kuruluşlar halihazırda sahip oldukları varlıkların tam kapasitelerini veya potansiyellerini gerçekleştiremeyebileceğinden yeni bir uygulama veya satın alma gerektirmeyebilir.
Helmer, “Birçok kişi satın aldıkları özelliklerin veya işlevlerin yalnızca bir kısmını kullanıyor” diyor. “Oracle ve SAP [offer] “Dünyanın en genişletilebilir, özelleştirilebilir yazılım paketlerinden bazıları.”
Helmer, tedarikçi bağımlılığının kuruluşları daha pahalı aboneliklere nasıl zorlayabildiğine dair bir örnek olarak VMware-Broadcom satın alımını gösteriyor. Tek bir sağlayıcı, işler ters gittiğinde geleneksel “boğmak için tek boğaz” teklifinde bulunabilir, ancak esneklik veya çevikliğe sahip olmamak daha maliyetli olabilir.
Helmer, “Gartner buna birleştirilebilir strateji diyor,” diyor. “Dışarıdaki seçenekler, en uygun çözümleri bulabileceğiniz anlamına geliyor. Birçok kişi İK’yı Workday’e veya müşteri ilişkileri yönetimini Salesforce’a taşıyor.”
Hedeflerinizi anlayın
Gartner analistleri Jaswant Kalay ve Yolanda Harris, potansiyel aşırı harcamaları azaltmak için yeterli düşünce ve planlamanın gerekli olduğu konusunda hemfikir. SAM araçları evrim geçirmesine rağmen, bunların “hazır” olarak çalışabileceğini, sorunsuz bir şekilde entegre olabileceğini veya çok az manuel müdahale gerektirebileceğini varsaymak bir hata olabilir.
Kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinizi anlayın; SAM araçlarından iş senaryosuyla ilgili ne istediğinizi ve yazılım yığını karmaşıklaştıkça manuel çabanın artık sürdürülebilir olmadığı zamanları belirleyin; diye ısrar ediyorlar.
Analistler, “Kuruluşlar SAM aracı yeteneklerini abartabilir,” diye uyarıyor. “Net ve hedefli kullanım durumları geliştirin. SAM araçlarının etkili bir şekilde çalışması için gereken veri girdilerini ve SAM verilerinin karşılaması gereken iş ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun.”
Birkaç tedarikçiyi, potansiyel araç türlerini veya veri entegrasyonlarını belirleyin ve aralarındaki boşlukları, ayrıca şirket içi sistemden SaaS’a veya kuruluşun kendi bulut yolculuğuna kadar değişen teslimat modellerini analiz ederek yalnızca bugün değil gelecekte de uyumu sağlayın. Ayrıca bu konuda yalnızca tedarikçilerin pazarlama iddialarına güvenmeyin.
İlgili paydaşlar, BT, kaynak ve tedarikten güvenliğe, kurumsal mimariye, finansa, riske ve ötesine geçerek kuruluş genelinden gelmelidir. Mevcut zorlukları da dahil olmak üzere paydaş gereksinimlerine yakından dikkat edin ve her bölüm veya departman için güvenilir SAM avantajlarını iletin.
İddiaların gerçekçi ve ulaşılabilir olması gerektiğini, özellikle de SAM aracının başarısını desteklemek için bireysel paydaşlardan belirli verilerin gerekebileceğini ve kullanım durumlarının derinlemesine demolar veya kavram kanıtlarıyla önceliklendirildiğini ekliyorlar.
Software AG direktörü Steve Ponting, çoğu işletmenin teknoloji yığınlarını büyüttüğünü ve sıklıkla yedekliliklerle veya çakışan teknolojilerle sonuçlandığını belirtiyor. “Covid salgını ile 2023 arasında SaaS uygulamalarının kuruluş içinde yaklaşık 1.061 uygulamaya ulaştığını gördük. Bu, birlikte çalışabilirlik, güvenlik ve veriler açısından büyük sorunlara yol açacak” diyor.
Tüm bunlar üzerinde görünürlük ve kontrol elde etmek, izleme ve yönetim uygulamalarından daha geniş bir alana yönelmek anlamına gelir. Kim neyi finanse ediyor? Merkezi satın alma mı yoksa pazarlama yoluyla tedarik mi, sahip oldukları belirli bir sorunu çözmek için uygulamalar ekliyor? Kullanımı hiçbir yerde veya hiç kimse tarafından resmi olarak belgelenmemiş olabilecek gölge BT’ye ne demeli?
Ponting, “Her coğrafi bölgede silolanmış işlevlerle sonuçlanabilirsiniz,” diyor. “O zaman ölçek ekonomilerinden de yararlanmıyorsunuz. Altı farklı uygulamanız varsa, tüm bu verileri bir araya getirmeye, tüm bu verileri yapılandırmaya, bunların hepsini tekilleştirmeye nasıl başlarsınız? Bu bir kaos.
“Cevap ‘hepsini buluta taşı’ olmayacak. Bu, zaman içinde esneklik ihtiyacı ve veri aktarım ücretlerinin de hesaba katılmasıyla mantıklı olabilir. Bu arada, altyapıyı dış kaynaklı hale getirmek, 19 Temmuz’da dünya çapında Windows tabanlı kuruluşlar için CrowdStrike güncelleme karmaşasında olduğu gibi kendi risklerini beraberinde getiriyor.
Kritik iş hizmetlerini, geliri neyin yarattığını, bunun kesinti veya kesintiden nasıl etkilenebileceğini ve çekirdek sistemlerin bunlarla ilişkili olarak ne olduğunu düşünün. Optimal SAM, sahip olduğunuz şeyden geriye doğru çalışmanıza, “stratejik portföy yönetimi” için daha ayrıntılı bir resim çizmenize ve maliyet optimizasyonu için daha fazla fırsat sunmanıza yardımcı olur.
Ponting, “Yeni yeteneklerden faydalanmak ve modernize edebilmek istiyorsunuz” diyor.
Karmaşıklık bir veri olabilir
ServiceNow’da çözüm danışmanlığı başkan yardımcısı olan Simon Morris, heterojen ortamlarda “gerçek sorunun” karmaşıklığın nasıl yönetileceği olduğunu vurguluyor. “Her zaman eski şirket içi kit ile çalışmak zorunda kalacağız. Ve yaygın büyük dil modelleri [LLMs] yasaklayıcı olabilir [to implement] “Bulutta da aynı şey geçerli” diyor.
Morris, varlıkların envanterinin çıkarılması veya “büyük bir veritabanı oluşturulması”nın ötesinde görünürlüğü kolaylaştırarak, veri çeşitliliğini ve kaynaklarını birbirine bağlayan ve yöneten bir “platformlar platformu” öneriyor.
“Veriler üzerinde harekete geçin, maliyetleri düşürün ve deneyimi artırın. Parçalanma, işlerini yapmaya çalışan insanlar için kötüdür,” diyor. “Verileri silolardan çıkarın, böylece düzgün bir şekilde işe koyabilirsiniz.”
Mülk ve insanlardan sonra, varlıklar maliyeti ve bilançoların şeklini belirleyen unsurlardır, bu nedenle istenen iş sonuçlarını göz önünde bulundurarak işe başlamak, ardından insanları değişime hazırlamak ve “daha akıllı ortaklıklar” kurmak çok önemlidir.
Morris, “Teknolojiyle başlayıp bir çözüm satın alırsanız, asla önemli bir iş dönüşümü elde edemezsiniz” uyarısında bulunuyor.
Bununla birlikte, aşırı harcama, yalnızca lisanslama veya veri aktarımı gibi alanlarda değil, teknolojiyi aşırı satın alma, yeniden kullanabileceğiniz zaman satın alma veya çok erken satın alma gibi her yerde keşfedilebilir. SAM’de aşırı harcamadan kaçınmak, tüm BT ve çalışan yaşam döngüleri etrafındaki hususları hesaba katmak anlamına gelir.
Morris, “İlk israf, insanların bir iş sonucu araması ve yazılımın teslim edilmesini beklemesi ve sonuca ulaşamamasıdır” diyor. “Fırsat, nakit akışında ve insanların daha erken üretken olmasını sağlamak için sorunları çözmekte.”
Yakın zamanda varlık yönetimi odaklı Snow Software’i satın alan Flexera’da ürün yönetimi başkan yardımcısı olan Steve Schmidt, genel olarak BT varlık görünürlüğünün gerçek anlamda eksik olduğunu kabul ediyor. “Bunun üzerinde çalışan ekipler arasında bile çoğu, tam görünürlüğe sahip olmadıklarını söylüyor” diyor.
Flexera, harcamaların %20 ila %30’unun boşa gittiğine inanan ileri düzey BTAM çalışanlarıyla bir anket yaptığını, buna artık bulutta bulunan yüksek değerli yazılım iş yüklerinin de dahil olduğunu ekliyor; bu, FinOps ve SAM ekiplerinin tarihi bir kör noktası.
En çok harcama yaptığınız veya fırsat bulduğunuz alanları seçin ve katmanlar halinde düşünün – görünürlüğünüz ve ardından üzerine inşa edilebilecek ve faydalanılabilecek ilgili optimizasyon içgörüleri hakkında. Schmidt, SAM maliyet optimizasyon potansiyeli söz konusu olduğunda güvenliği ve finansal yönetimi de unutmayın, diye tavsiyede bulunuyor.
Computer Weekly’nin görüştüğü uzmanların açıkladığı şey, SaaS kullanımındaki ölçümlerin maliyetleri yönetmek için anahtar olduğudur. Gartner’dan Kalay ve Harris’e göre, kullanılmayan abonelikler açısından %25’e kadar SaaS israfı olabilir.
Gartner’ın verileri SaaS harcamalarının yıllık %15 oranında arttığını gösteriyor. Potansiyel SaaS israfını yönetmek, bir organizasyondaki çeşitli paydaşlar arasında yazılım ve SaaS kullanımı hakkında iyi bir anlayış gerektirir. Bu, yazılım ve SaaS kullanımının zamanla nasıl değiştiğini hesaba katmak için düzenli olarak güncellenen bir SAM sürecinin bir parçasıdır ve organizasyonların yazılım lisanslarında ve SaaS ücretlerinde değeri en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olur.