Üretken yapay zeka araçlarının çoğalması internetin doğuşu, akıllı telefonların ve dizüstü bilgisayarların yaygınlaşması ve bulut bilişime toplu geçişle karşılaştırılıyor. Tüm bu gelişmeler bireylerin teknolojiyi kişisel ve mesleki yaşamlarına benimsemelerini kolaylaştırmaktadır.
Çalışanlar, işverenlerinin onaylamadığı araçları kullanmaya başladığında buna “gölge BT” denir. Neden bu uğursuz ifade? Güvenli bir şekilde çalışmak ve yasal gerekliliklere uymak için kuruluşların verilerin nereye gittiğini bilmesi gerekir. Çalışanların hangi uygulamaları ve nasıl kullandığını bilmeden hassas bilgilerin güvenliğini sağlayamazsınız.
Hibrit çalışma ve BYOD’nin kalıcı olması nedeniyle, toplam, merkezi BT kontrolü artık pratik değil. Ayrıca çalışanların üretken yapay zeka araçları gibi yeni teknolojileri deneme yeteneklerini kısıtlamak, onlara çok fazla deneme özgürlüğü vermek kadar riskli olabilir. Kullanıcılar işlerini halletmenin yeni yollarını aradığında, buldukları çözümler yeniliğin tohumları ve üretkenlik ile verimliliğin serbest bırakılmasının anahtarı olabilir.
BT ekibiniz ile kuruluşunuzun geri kalanı arasında güveni ve doğru düzenleme süreçlerini teşvik ederek, insanlar daha az yönetişim ve güvenlik sorunuyla kendileri ve potansiyel olarak şirket için işe yarayan çözümler bulma konusunda kendilerini daha güçlü hissedeceklerdir.
Gölge BT’yi tabandan gelen bir inovasyon kültürüne nasıl dönüştürebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
Öncelikle gölge BT’nin neden gerçekleştiğini anlayın
Çalışanlar iş akışı darboğazından dolayı hayal kırıklığına uğrayabilirler. Araştırmamıza göre ankete katılanların %62’si, şirketlerinin ortak proje yönetimi zorluklarını çözmek için gereken araçlara yeterince yatırım yapmadığını söyledi. Veya çalışmalarını farklı şekilde görselleştirmelerine yardımcı olacak bir çözüme rastladılar. Yapay zeka destekli araçlara erişim kolaylığı sayesinde herkes nasıl daha verimli veya rahat çalışılacağı konusunda rehberlik arayabilir.
Bağımsız teknoloji benimsemeyi bir tehdit olarak görmek yerine çalışanların neden belirli bir çözümü seçtiğini düşünün. Hangi sorunu çözüyor? Neden bu çözümün doğru seçim olduğunu düşünüyorlar? Cevap, halihazırda sahip olduğunuz sistemlerle ilgili sorunları teşhis etmenize yardımcı olabilir ve işin güvenliğini sağlamaya ve kritik verileri korumaya yardımcı olacak en iyi eylem planına karar verebilirsiniz.
Bazen, üretken yapay zekaya dayalı olanlar gibi yeni araçların, gölge BT’nin bir parçası olarak kuruluşlara sunulduğunu gördük. Ekiplerden biri lisans alır, çözüm yayılır ve BT ekibi devreye girer. Veri güvenliğinden sorumlu CIO veya CISO, ekipleri araçtan değer elde ediyorsa genellikle araca erişimi her zaman elinden almak istemez. Araçların arkasındaki şirketlerle ortaklıklar kurmak, verileri güvende ve yönetilebilir tutarken inovasyonu mümkün kılmanın anahtarıdır.
Çalışanlar ve ekipler, zorlukları hafifleten ve işlerini kolaylaştıran yetenekler ve çözümler aradığında bu iyi bir şeydir. Kuruluşunuzu ileriye taşımanıza yardımcı olabilecek bir yenilik biçimidir. Bireysel üretkenliğin kilidini açmak tüm şirket için harika bir şeydir.
Net korkuluklar ayarlayın
İnovasyonu BT kontrolüyle dengelemek gerekli olmaya devam ediyor. Gizlilik ve veri korumayı da içeren siber güvenlik, kurumsal liderler tarafından en büyük iş riski olarak görülüyor. Kuruluşunuzun risk toleransı kültürüne, müşterilerine ve sektörüne bağlı olacaktır. Güvenliğin pek çok yönü tartışılamaz ancak çoğu, kullanıcıları dinleyerek ve platformları ve hizmetleri kullanma şeklinizi geliştirerek çözülebilir.
Gölge BT ile ilgili temel risklerden biri, şirket verilerinin nerede bulunduğunu görememektir. Kontrol olmadan tutarlı politikalar uygulayamazsınız. Ekiplere güvenlik süreçlerinin neden gerekli olduğunu ve herhangi bir platform veya aracın hangi standartları karşılaması gerektiğini bildirin. Evlat edinmenin ticari amacını anlamaya çalışın, böylece ilk tercihleri bu standartları karşılamıyorsa alternatif bulmalarına yardımcı olabilirsiniz.
Amaç, kullanıcıların akıllı güvenlik kararları almalarına veya varsayılan olarak güvenli davranmalarına yardımcı olurken işlerini iyileştiren teknolojiden faydalanmalarına olanak sağlamaktır. Örneğin, çok faktörlü kimlik doğrulamaya sahip tek oturum açma çözümünü benimseyerek erişim sorunlarını çözebilir ve merkezi görünürlüğü korurken insanlara daha geniş uygulama ve hizmet seçenekleri sunabilirsiniz.
Yenilikçi ve güvenilir bir kültürü teşvik edin
Çalışanlar işlerini kolaylaştırmanın bir yolunu bulursa daha fazla iş yapılacaktır. Çalışanlar işlerini iyileştirecek bir çözüm bulurken BT departmanını ve onun güvenlik politikalarını aşılmaz bir duvar olarak görürlerse hayal kırıklığı kaçınılmazdır.
Güvenliği bir engel olarak değil, çalışmayı kolaylaştıran bir unsur olarak görmek, yeni operasyonel verimliliklere ve verimli ortaklıklara yol açabilir. Çevikliğe ve yenilikçiliğe öncelik vermek, çalışanların işlerinin sınırlarını zorlamasını sağlar. Güven veren ve iletişime dayalı bir kültür aracılığıyla, yönetim ve güvenlik kontrolünü kaybetmeden insanların daha verimli ve katılımcı olmalarını sağlayabilirsiniz.
Bunların çoğu nasıl tepki verdiğinizle ilgilidir. Şeffaf iletişimi teşvik ettiğinizde ve kullanıcıların bakış açılarına değer verdiğinizi gösterdiğinizde, ilişki kontrolden ziyade işbirliğine dayalı olabilir. İnsanlar BT’yi bir ortak olarak görmeye başlıyor ve rehberliğe daha açık hale geliyor. İdeal olarak, ilginç yeni bir çözüm bulduklarında veya mevcut yeteneklerde bir boşlukla karşılaştıklarında aktif olarak tavsiyenize başvurabilirler. Yenilikçi ve güvenilir bir kültürün desteklenmesi, gölge BT’nin gün yüzüne çıkarılmasında büyük rol oynuyor.
Tabandan gelen inovasyonu serbest bırakın
Kuruluşunuzdaki kullanıcılar işlerini halletmenin yeni yollarını aradığında yeniliğin kilidini açarlar. Yeni yeteneklerin benimsenmesi genellikle temel ilerlemenin ve üretkenliğin başlangıcıdır.
Yenilik her zaman kuruluşunuzun hedeflerine göre değerlendirilmesi ve yönetilmesi gereken bir risk unsuru getirir. Kontrol ve güven arasında doğru dengeyi kurarak sürekli güvenliği sağlarken bu tabandan gelen yeniliği en üst düzeye çıkarabilirsiniz.