Büyük perakendeciler için beyaz etiketli temizlik ürünleri üreten McBride, mevcut tüm iş süreçlerini S/4Hana ile değiştirmeyi içerecek büyük bir iş dönüşümüne başlıyor.
Birmingham’daki Birleşik Krallık ve İrlanda SAP User Group Connect23 yıllık konferansı sırasında Computer Weekly’ye konuşan şirketin baş dönüşüm sorumlusu Chris Ward, dönüşümü “adil bir mücadele” olarak tanımlıyor.
“‘Benimseme’ stratejisini takip ettiğimiz için işi kendimiz için zorlaştırdık” diyor. “Bu, McBride’ın ERP’yi uyarlamak yerine S/4Hana’da yerleşik, alışılmışın dışında iş süreçlerini alacağı anlamına geliyor [enterprise resource planning] Mevcut iş operasyonlarına uyum sağlamak için.
Ward, “Bu, oraya ulaşma yolculuğunun daha zor olduğu anlamına geliyor, ancak sonucun kalitesinin çok daha iyi olduğunu düşünüyorum” diyor. “SAP ERP fiilen bir vekil işletim modelidir. S/4Hana ile birlikte gelen tüm küresel şablonlar, nerede olursak olalım işimizi nasıl yürüteceğimizin geleceğini temsil ediyor.”
Ward’a göre bu yaklaşımın iyi tarafı, daha iyi bir sonuca yol açmasıdır. “Hiçbir şeyi özelleştirmek zorunda kalmadığımız için sınırsız bir veri akışı elde ediyorsunuz” diyor. Ancak olumsuz tarafı, Ward’un söylediğine göre değişim yönetiminin çok daha zor olması.
Değişim yönetimine bakıldığında S/4Hana’nın McBride’da yürütülen yedi dönüşümden biri olduğunu söylüyor. Ancak diğerlerinin tümü, Ward’ın balığın omurgasına sahip olduğu şeklinde tanımladığı ERP uygulamasının başarısından kaynaklanıyor.
“Enerjinin %90’ının yönetimi değiştireceğini söyleyebilirim” diyor. Genel merkezi Birleşik Krallık’ta olmasına ve Londra Menkul Kıymetler Borsası’nda işlem görmesine rağmen Ward şöyle diyor: “Biz bir Birleşik Krallık şirketi değiliz. Biz Avrupalı bir işletmeyiz, dolayısıyla programa yönelik ilkelerimizin büyük bir kısmı, programın Avrupalı hissettirmesidir.”
Sonuç olarak, program ekibi Avrupalı ve ekipteki kişiler birden fazla dil konuşuyor. “S/4Hana ile sunacağımız tüm farklı unsurları çalıştıran fabrika personelinden oluşan yaklaşık 120 kişilik bir topluluk oluşturduk.”
Ward’a göre 120 kişilik bu ekibin yeni S/4Hana ERP sistemi üzerinde yürütülen iş süreçleri konusunda müjdeci olması gerekiyor. “Onlar kazanmanız gereken kişiler olmalı çünkü onlar S/4Hana’yı işe alırken ne hakkında konuştuklarını anlamaları gereken insanlar” diyor ve şunu ekliyor: “değişime karşı gerçek direnç kazandı Mantıksal düzeyde olmayacak, duygusal düzeyde olacak”.
İşletmenin bunu yönetmesine yardımcı olmak için şirketin, değişime karşı direnci azaltmayı amaçlayan Adkar değişim modeli metodolojisini benimsediğini söylüyor.
İnsan tarafını yönetmek
Yeni ERP uygulaması kaçınılmaz olarak insanların yıllardır kullandığı çalışma uygulamalarının değişmesini içeriyor. İşin yoğun sendikalı doğası göz önüne alındığında Ward, S/4Hana dağıtımına başarılı olma şansı vermek için ekibin sendika liderleriyle yapması gereken zorlu görüşmeleri kabul ediyor.
Şirketin daha verimli çalışmasına olanak tanıyan yazılımın üyelerinin iş güvenliğini nasıl etkileyeceği konusunda sendikaların gündeme getirebileceği soruları tartışırken şunları söylüyor: “Onların yerinde olsaydım, bu soruları sorardım ve eğer onlar da yapmadı, yapmalarını öneririm.” Onun yaklaşımı, McBride fabrikalarında çalışan sendikalara ve üyelerine, iş rollerinin güvende olduğuna dair güven vermek; ancak Ward, rolün niteliğinin değişeceğini söylüyor.
Personelin şu anda işlerinde “aslan payını” alan girdi verilerinin manipülasyonundan kaynaklanan hayal kırıklığıyla uğraşmak zorunda olduğunu ekliyor. Ward, “İster finansta, ister İK’da, isterse imalathanede çalışıyor olsunlar, tüm işleri girdi verilerinin manipülasyonu, bu verilerin Excel’e aktarılması ve çarkların dönmesini sağlamakla ilgilidir” diyor.
Ward’ın amacı, daha önce manüel olarak girilen veri manipülasyonunun tümünü S4/Hana kullanarak gerçekleştirerek personelin üstlendiği işin kalitesini yükseltmektir. Daha sonra yaptıkları iş değişir. “Bu bir personel sayımı meselesi değil” diyor. “Bu, personele günlük işlerin ötesine geçmelerini ve deneyimlerini ve yeteneklerini katma değerli kararlar alma konusunda kullanmalarını sağlayacak araçları vermekle ilgilidir. Çalışmaları daha çok analizle ilgili hale geliyor.
Ward örneğin şöyle diyor: “İçgörü sağlamak, fabrika performansımı artırmak için daha iyi kararlar almama nasıl yardımcı oluyor?”
Doğru uygulama sağlayıcısını seçme
Şirketin uygun bir uygulama ortağı bulması iki yıl sürdü ve sonunda NTT Data Solutions’ı seçti. “NTT kadar büyük bir şirketle çalışmanın faydalarından biri de offshore yetenekleridir” diyor. “Bence bu harika.”
Ward yakın zamanda taşeron firmanın Haydarabad tesisine gitti. “Kodlamayı ve testi yapacak tüm ekiple tanıştım” diyor. “Olağanüstü bir takım.”
McBride ile karşılaştırıldığında NTT’nin büyüklüğü göz önüne alındığında Ward, şirketin NTT’nin birçok büyük müşterisi arasında kaybolmayacağına inanıyor. İhale sürecine dönüp baktığında, NTT’nin şirketi desteklemek için birçok taahhütte bulunduğunu, bunun da iş için teklif veren diğerlerinin bir şekilde eksik olduğunu hissettiğini söylüyor. “Teslimat direktörüm NTT’de iki bağlantım var, çünkü şu anda programı sunuyoruz ve bir satış öncesi bağlantım var.”
Bu, McBride’ın S/4Hana çekirdeğinin ötesinde ek SAP bileşenlerini gerektiğinde ve gerektiğinde seçmesine yardımcı olmak içindir. Ward, “Ayrıca Avrupa başkan yardımcısıyla da aylık bir görüşmem var” diye ekliyor.
Bu, hem NTT’ye hem de McBride’a, McBride sözleşmesini yöneten NTT ekibinden anekdot olarak duydukları hakkında NTT’nin Avrupa şefiyle samimi bir şekilde tartışabileceği bir tür çevrimdışı yönetim sunuyor. Aynı şekilde Ward, McBride ekibinden aldığı geri bildirimleri de paylaşabiliyor.
Firma, standart S/4Hana şablonlarını etkili bir şekilde alıyor ve bunları işi yürütmek için yapması gerekenlerle eşleştiriyor.
NTT, S/4Hana dağıtımıyla katı bir yapı izleyecek. McBride’da S/4Hana bilgisinin olmaması, NTT’nin gerekli sonucu elde etmek için kullanılacak en uygun S/4Hana iş süreci şablonunu seçmek gibi uygulama seçimlerini yaptığı anlamına geliyor. Bu iş süreci mevcut olanın yerini alıyor, bu nedenle bu değişiklikleri anlamak için NTT ile yakın işbirliği içinde çalışan 120 kişilik bir ekip var.
Yönetim kurulu onayı almak
SAP sistemine yapılan yatırım şirketin 96 yıllık tarihindeki en büyük harcamayı temsil ediyor. Ward, şirketin veri silolarıyla karşı karşıya kaldığını, bunun da iş operasyonlarını kolaylaştırmasını engellediğini ve müşterilerinin McBride ile nasıl başa çıktıkları konusunda pek de ideal bulmadıkları bir duruma yol açtığını söyledi. “Avrupa’da o kadar çok tesiste faaliyet gösteriyoruz ki, verilerin kendi kendine konuşmadığı bir noktaya geldik ve McBride’da sol kolun her zaman sağ kolun ne yaptığını bilmediğine dair bir his vardı. .”
Ward, birçok verinin yerel olarak tutulduğunu ve pek iyi bir şekilde bağlanmadığını, bunun da verinin şirket genelinde akamayacağı anlamına geldiğini belirtiyor. Bu veri bağlantısı eksikliği biraz engelleyici hale geldi. Ward, “Süreçlerimizin çoğu ülkeler, bölümler ve iş birimleri arasında yürütülüyor” diye açıklıyor, ancak ürünlerin kalitesinden ve bir marka olarak McBride’a güvenildiğinden memnun olsalar da, geri bildirim şirketin çok yavaş çalıştığı yönündeydi. Anket, büyük bir promosyon olduğunda McBride’ın fiyatlandırma, ihale yapma ve daha fazla ürün sipariş etme gibi temel işlemleri yapmasının çok uzun sürdüğünü gösterdi. “Bunun adil olduğunu düşünüyorum” diyor.
Ward, standart SAP metodolojisini kullanarak McBride’ın hazırlıkları yıl sonuna kadar bitirmeyi beklediğini ve projenin daha sonra tasarım aşamasına gireceğini söyledi. Amaç, 2025 baharına kadar İngiltere’nin S/4Hana’yı çalıştırmasını sağlamak ve onu iki önemli McBride fabrikasının bulunduğu Belçika’nın takip etmesini sağlamak. Avrupa çapında geri kalan bölgeler ve tesisler daha sonra aşamalı olarak devreye alınacaktır.