BT, Making Finance Brilliant Programının bir parçası olarak, satın alma sürecini kolaylaştıracak bir dijital çekirdek sağlamak amacıyla finans için SAP S/4Hana’yı uyguluyor. Şirket ayrıca tedarikçilerini SAP Ariba tedarik platformuna taşıdı ve giderleri yönetmek için SAP Concur’u kullanıyor.
Telekomünikasyon şirketi bünyesinde ayrı bir tedarik işletmesi olan BT Sourced, yakın zamanda Globality’den yapay zeka (AI) destekli bir akıllı kaynak bulma platformu kurarak çalışanların hizmet tedarik etme ve satın alma şeklini değiştirdi.
BT’nin satın alma müdürü Cyril Pourrat, BT Sourced’un rolünü “doğru ürünü doğru fiyata satın almak” olarak tanımlıyor.
Şirketin bir şeyler satın almak için yılda milyarlarca dolar harcadığı göz önüne alındığında, bu önemli bir husustur. “Tüm paydaşlarımız ve hissedarlarımız için kesinlikle maliyet tabanımıza odaklandık” diyor.
Pourrat için bir satın alma sisteminin satın alma siparişlerini izlemekten daha fazlasını yapması ve mal ve hizmetlerin yan yana karşılaştırılmasını sağlaması gerekiyor. Kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminden geçmiş verileri çekme ve BT Group genelinde satın alma işlemlerini takip etme yeteneği, harcama eğilimlerini anlamak ve daha bilinçli tedarikçi müzakereleri yapmak için çok önemlidir.
Fark yaratan satın alma
Dublin’de tükenen BT Sourced, şirketin satın alma fonksiyonu genelinde dijital dönüşüm sağlamak için 2021’de kuruldu.
Diğer telekom şirketleri gibi satın alma harcamaları da şirketin yıllık cirosunun önemli bir bölümünü oluşturuyor. Ancak rakip şirketler ayrı tedarik operasyonları yürütürken, Pourrat BT Sourced’un farklı olmasını istiyor.
“Kendimizi diğer satın alma şirketlerinden farklı konumlandırmak için yapay zeka, makine öğrenimi ve dijital ekosistemden tam olarak yararlanmanızı istiyoruz” diyor. “Dijitalin gidilecek yol olduğuna gerçekten inanıyoruz. Teknolojinin tedarikin değişmesini sağlayacağı yol budur.”
“Dijitalin gidilecek yol olduğuna gerçekten inanıyoruz. Teknolojinin satın almanın değişmesini sağlayacağı yol budur”
Cyril Pourrat, BT Kaynaklı
Tedarik uzmanı olmayan kişilerin bile Globality platformunu kullanabileceğini söylüyor. Pourrat için kurumsal yazılımın “tüketici sınıfı” olması gerekir, bu da kullanıcıların yazılımı anlamak için eğitime ihtiyaç duymadığı anlamına gelir. “Her şeyin iki tıklamayla ve ideal olarak sadece konuşarak elde edilmesini istiyoruz” diyor.
Aslında, Pourrat, bu tür kurumsal yazılımlarda doğal dil sorgularının kullanımını işi basitleştirmenin bir yolu olarak görüyor. ChatGPT ve bunun belirli sektör rollerinin yerini nasıl alabileceği konusunda pek çok tartışma olsa da, Pourrat satın alma ekibinin rolünün ortadan kalkmadığına inanıyor.
Ekibin, tedarikin daha stratejik alanlarına odaklanacağını söylüyor. Örneğin, dijitalleştirme yoluyla sağlanan daha yüksek görünürlük seviyeleri sayesinde, tahmine dayalı tedarik sağlamak mümkün hale gelir.
“Pek çok fikrimiz var” diyor, ancak sistem ve satın alma ekibinin iş yükü, bunların uygulanmadığı anlamına geliyordu.
Pourrat için, doğal dilde sorgu işlemenin vaadi, kullanıcıların satın alma sürecini yönlendiren iş yazılımıyla etkileşim kurma şeklini büyük ölçüde basitleştirmesidir.
Örneğin, kullanıcıların yalnızca bir dizi soruyu yanıtlaması gerektiğini söylüyor. “Yanıtlarını doğal dilde girecekler ve araç, tercih ettiğimiz tedarikçilere gönderilecek bir iş bildirimi oluşturabilecek” diyor.
Alındıktan sonra, tedarikçi BT’nin satın alma platformunu kullanarak doğrudan yanıt verebilir ve kullanıcı ilerlemesini takip edebilir.
Eylemleri bilgilendirmek için etkinliği analiz etme
Kullanıcıların sistemi kullanmak için satın alma uzmanları olması gerekmemesi için iş akışının basitleştirilmesi yönünde bir eğilim olsa da, Pourrat, satın alma ekibinin rolünün daha analitik hale geleceğine inanıyor. Toplayabilecekleri veri noktalarının miktarı ve derinlemesine inceleme becerileri, tedarikçileri anlamalarını geliştirecek ve karar verme sürecine yardımcı olacaktır.
Şöyle diyor: “Biraz daha sola veya biraz daha sağa hareket etmem ne anlama geliyor? Sonuçları nelerdir?” Geçmişte, satın alma alanında çalışanların bu tür kararlar almalarına yardımcı olmak için uzmanlaştıkları alanda çok fazla bilgiye ihtiyaç duyduklarını söylüyor.
Pourrat, şirketin “müzakere ve analitik” olarak tanımladığı şey üzerinde çalışan altı veri bilimciden oluşan bir ekibe sahiptir. Buradaki fikir, yalnızca bir panoda bilgi sunmanın ötesine geçmektir. Bunun yerine amaç, toplanan tüm verilerin BT’nin tedarikçilerle müzakere etme şeklini iyileştirmek için nasıl kullanılabileceğine bakmaktır.
“Satın alma modellerini biliyoruz ve son üç yılın satın alma siparişlerine bakabiliyoruz” diyor. Bu bilgilerle donanmış olan Pourrat, satın alma ekibinin daha sonra BT’nin satın almalardan sorumlu iş birimlerindeki kişilerle bir dönüşüm gerçekleştirebileceğini söylüyor.
Tedarik verilerinden elde edilen ayrıntı düzeyi, belirli bir tedarikçiye aydan aya ne kadar harcandığını anlamayı mümkün kılar. Bu, tahmine dayalı tedarik için bir basamak haline gelir.