Victoria Parlamentosu, eyaletin Bilgi Edinme Özgürlüğü (FOI) Yasasını gözden geçirirken, hükümetin ifşa yasalarının modern BT ve bilgi yönetimi süreçlerini nasıl daha iyi yansıtabileceğini ele alacaktır.
Hem soruşturmanın görev tanımında hem de Victorian Information Commissioner Ofisi’nin (OVIC) Eylül 2021 soruşturmasında yer alan teknoloji özellikleri [pdf] soruşturmanın yapılmasını tavsiye etti.
Bilgi komiseri Sven Bluemmel, soruşturmayı açıklayan dün yaptığı açıklamada, “Soruşturma, Yasayı dijital çağda amaca uygun hale getirmek için elden geçirmek için önemli bir fırsat sunuyor” dedi.
Nihai raporunu Mart 2024’ün sonunda teslim edecek olan Victoria Dürüstlük ve Gözetim Komitesi FOI Yasasının İşleyişine İlişkin Soruşturma, “teknolojiyi kullanan devlet hizmetleriyle ilgili bilgilerin ifşasını artırma fırsatlarını” inceleyecek.
“Bilgiye erişimi kolaylaştırmak için hükümet genelinde gerekli olan bilgi yönetimi uygulamaları ve prosedürleri”, soruşturmanın sekiz görev tanımından bir diğeridir.
OVIC’nin “zamanında FOI ve bilgi yayınlamanın önündeki engeller” konusundaki soruşturmasının ana bulgularından biri [pdf] Victoria’s’daki ajanslar için pek çok süreç ve talimat Bilgi Yasası 1982 sadece yazıldıkları kağıda dayalı çağda anlamlıydı.
Bluemmel, “Bu kapsamlı inceleme, ofisimin bir süredir savunduğu bir şey” dedi.
OVIC’nin 2021 soruşturmasının tavsiyeleri, Victoria Polisi, Adalet ve Toplum Güvenliği Bakanlığı, Ulaştırma Bakanlığı, Alfred Health ve Frankston Belediye Meclisinin FOI’leri nasıl yönettiğine ilişkin bir analizden alınmıştır.
OVIC’nin araştırmasında tespit edilen işleme gecikmelerinin tek nedeni teknolojinin zayıf kullanımı değildi; ayrıca yetersiz kaynak kullanımı, kültür, iletişim ve salgının etkisini ajansların FOI birikmiş işlerinden ve talep edilen belgeleri ifşa etmeye ilişkin kararları almak için yasal sürelere uymamaktan sorumlu tuttu.
Ancak OVIC, farklı kurumların teknolojiyi nasıl uyguladığını – bazen FOI işlemeyi hızlandırdığını ve diğer zamanlarda geciktirdiğini – kaydetti ve bulgularına dayanarak teknolojinin kullanımı hakkında önerilerde bulundu.
Ajansların “FOI iş akışlarını izlemek, yasal zaman çerçevelerini ölçmek, görevleri atamak ve raporlar oluşturmak” için kullanılan farklı ısmarlama vaka yönetimi sistemlerine özel bir önem verildi.
Aynı mevzuatın gerekliliklerini karşılamak için kullanıldıkları için benzer işlevlere sahip olmalarına rağmen, kurumların her biri farklı vaka yönetimi sistemleri tasarlamış veya tedarik etmiştir.
Komiser, merkezi bir sistemin değerli olabileceğini öne sürdü.
“OVIC, Victoria kamu sektörünün ya ajansların kullanmayı seçebilecekleri bir FOI vaka yönetim sistemi geliştirmeyi ya da FOI Yasası uyarınca ‘hazır’ talepleri yönetebilen bir FOI yönetim yazılımı sunan bir sağlayıcılar paneli oluşturmayı düşünmesi gerektiğini önermektedir. ,” o dedi.
Raporda, örneğin NSW’de “FOI vaka yönetimi ve raporlaması için tüm kurumlara bulut tabanlı bir araç sağlandığı” belirtildi.
Raporda, ajansların FOI vaka yönetimi sistemlerinin yeterince otomatik olmadığı veya düzenleyici süreçlere uygun olarak görevleri yerine getirmek için tasarlanmadığı zaman, FOI görevlilerinin “manuel müdahaleye” ve “zaman alıcı geçici çözümlere” başvurmak zorunda kaldığı belirtildi.
OVIC, “En yaygın endişe, bu vaka yönetim sistemlerinin 2017’de işlem sürelerindeki (45 günden 30 güne) değişiklikleri yansıtacak şekilde güncellenmemiş olması veya FOI Yasasının süre uzatma hükümlerini gerektiği gibi hesaba katmamasıdır.”
Örneğin, Alfred Health vaka yönetimi sisteminin “doğru raporlar üretemediğini fark ettiğinde… FOI görevlisi, Alfred Health’in FOI taleplerinin durumunu ve sayısını takip etmek için bir Excel elektronik tablosu oluşturmuş ve sürdürmüştür.”
“Her yıl yaklaşık 2600 istekle, FOI isteklerini izlemek için bir elektronik tablo tutmak, FOI Görevlisi için onu güncellemek için tahmini olarak haftada dört ila beş saat gereken daha fazla iş yarattı.”
OVIC ayrıca, FOI Yasasının “ajansları, örneğin bilgilere daha hızlı erişim sağlayan çevrimiçi self servis sistemler aracılığıyla, FOI Yasası dışında başvuru sahiplerine daha fazla bilgi sunmaya teşvik edecek” şeklinde değiştirilmesini tavsiye etti.