Verilerin kuruluşlar için sahip olduğu muazzam değer, depolama, yönetişim ve güvenliğini doğru bir şekilde ele alma sorumluluğu ile birlikte gelir. İşletmeler bu önemli görevle nasıl başa çıkabilir? Bu makale en iyi stratejileri gözden geçirecektir.
Çok fazla veriye sahip olmakla ilgilenmeli misiniz? Bir şeyin kötü olduğunu söylemek, tek bir veri figürüne odaklanmamak en iyisidir. Endişe bu verilerin makyajını anlamak olmalıdır; Ne kadar veri hassas, iş açısından kritik ve hangi oranın gereksiz, eski veya önemsiz olduğunu.
Gereksiz verilerin aşırı tespit edilmesi, verilerin operasyonel maliyetine katkıda bulunur ve riski getirir-eğer buna ihtiyacınız yoksa, neden saklayın? Bir veri işlemcisi veya denetleyici olarak, hassas verilerin düzenleme ve hukuk sınırları dahilinde işlenebilmesi için nerede depolandığını her zaman anlamalıdır.
“Verilerinizi Bilmek”, içeriğin ne zaman, nerede ve neden işlendiğini değerlendirmenin önemli kısmıdır. Bunu anlamak, bir kuruluşun ne kadar çok olduğunu anlamasına yardımcı olacaktır-örneğin, kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin (PII) aşırı gerilemesi veya güvenlik kontrolleri tarafından yeterince korunmayan yüksek miktarda fikri mülkiyet (IP).
Hangi verilerin silinmesi gerektiğini anlamak her kuruluşa özgüdür ve düzenleyici, yargı ve örgütsel gerekliliklerin bir kombinasyonu ile belirlenir. Bir kuruluşun, günlük operasyonlarının bir parçası olarak işlediği veri türünü ve etkili bir saklama programı ve politikası aracılığıyla nasıl yönetileceğini anlamasını sağlamalıdır. Karşılaştırılan bir saklama programı, işlenmiş içerik için geçerli olan farklı içerik türlerini (fiziksel, elektronik) ve sınıflandırmaları (PII, IP, Finans, Kayıtlar) ve nasıl ele alınması gerektiği (örneğin yedi yıl sonra silinmesi) belirleyecektir. Kuruluşlar, tek bedene uyan bir yöntemin her zaman uygun olmadığını ve farklı içerik türlerinin ayrı işlem gerektirdiğini (örneğin, genel veri koruma düzenlemesi (GDPR) altında PII) gerektirdiğini takdir etmelidir.
Etkili veri tutma sadece düzenleyici uyumluluk duruşunu iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda veri çoğaltmasını azaltarak ve bilgi yönetimini geliştirerek verimliliği de artırır. Kuruluşlar, gereksiz, eski, önemsiz ve çoğaltılmış verileri sistematik olarak ortadan kaldırarak veri depolamalarını kolaylaştırabilir, bu da ilgili bilgileri bulmayı ve erişmeyi kolaylaştırabilir.
Bununla birlikte, verileri etkili bir şekilde yönetmemek kuruluşlar için birkaç önemli riske yol açabilir:
- Veri sızıntısı: Kötü veri yönetimi, uygunsuz olarak korunan içeriğe yetkisiz erişim riskini arttırır. İhlaller önemli finansal kayıplara, itibarın hasarına ve düzenleyici sonuçlara neden olabilir.
- Uyum ihlalleri: GDPR gibi veri gizliliğine ve koruma düzenlemelerine uyulmaması, önemli para cezalarına ve yasal cezalara yol açabilir.
- Kayıp Verimlilik: Verimsiz veri yönetimi süreçleri değerli zaman ve kaynakları boşa harcayabilir. Bir kuruluşun çalışanları, veri aramak, hataları düzeltmek ve veri ile ilgili sorunlarla ilgilenmek için aşırı zaman harcayabilir.
- Mali zarar: Veri ihlalleri ve uyum ihlalleri, iyileştirme maliyetleri, yasal ücretler ve düzenleyici para cezaları nedeniyle önemli finansal kayıplara neden olabilir.
- İtibar hasarı: Kötü veri yönetimi bir kuruluşun itibarına zarar verebilir ve müşteri güveni ve iş fırsatlarının kaybına yol açabilir.
Herhangi bir sektördeki herhangi bir büyüklükteki kuruluşların veri yaşam döngüsü yönetimi için bir strateji geliştirmesi şiddetle tavsiye edilir. İş paydaşlarıyla ortaklık yapmak, kuruluş için veri haritasını temsil eden ve nasıl işlenmesi gerektiği konusunda yönetişim sağlayan bir saklama programı geliştirmenin gerçek bir parçasıdır. Tek başına böyle bir politika oluşturamaz. Sağlam bir belgelenmiş politika, fiziksel, dijital, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verileri kapsayan bir kez, sonraki adımlar onu uygulayan bir insanı, süreci ve teknoloji merkezli çözümü benimsemektir.
Sonuç olarak, bir veri yönetimi stratejisi sadece düzenleyici bir zorunluluk değildir, aynı zamanda stratejik bir avantajdır. Bir organizasyon, sağlam tutma programları ve sınıflandırma modelleri tasarlamak ve benimsemek için kilit paydaşlarla ortaklık kurarak riskleri azaltabilir, verimliliği artırabilir ve uyum sağlayabilir. Etkili veri yönetişimi, operasyonları kolaylaştırmaya, maliyetleri azaltmaya ve hassas bilgileri korumaya yardımcı olur ve sonuçta daha güvenli ve verimli bir iş ortamını teşvik eder. Bu stratejileri benimsemek, kuruluşların itibarlarını ve kaynaklarını korurken verilerinin tüm potansiyelini kullanmalarını sağlayacaktır.
Yazar hakkında
Quorum Cyber ve eski bir Microsoft Teknik Uzmanı’nda veri güvenliği başkanı olan Leon Butler, on yıldan fazla bir süredir teknik KOBİ olarak geçirdi ve üretim ve finans gibi sektörlerde bulut hizmetleri aracılığıyla dijital dönüşümü savundu. Leon, kuruluşları sağlam düzenleyici uyum ve bilgi güvenliği konusunda yönlendirme konusunda uzmanlaşmıştır. Microsoft 365’in güvenlik özellikleri ve endüstri en iyi uygulamaları hakkında derinlemesine anlaşılarak müşteri entegrasyonlarını ve dağıtımlarını denetler. Leon’a çevrimiçi olarak ulaşılabilir: [email protected] ve https://www.quorumcyber.com/ adresinde