Sydney Üniversitesi, sözleşme yönetimi sürecini elden geçirmek için bir çalışma programına devam ettiği için “bu yıl altı tür sözleşmeyi elden geçirmeyi” planlıyor.
Deborah Hook, yasal operasyonlar direktörü Deborah Hook, “Sözleşmelerin görünümünü temelde yeniden tasarladık.” Dedi. Dijital ulus.
Üniversite “yılda on binlerce sözleşme” girer, ancak bu tür sözleşme hacmini ele alacak büyük bir hukuk ekibi yoktur.
Bunun yerine, düşük riskli sözleşmelere girerken üniversitenin farklı bölümlerinin kullanabileceği “sözleşmeler için şablonlar ve araç setleri” sağlar.
Yine de, bu idari yük yarattı ve merkezi hukuk ekibinin üniversitede olanları sağlamak için zorluklar, sözleşme yönetimi perspektifinden uyumlu idi.
Süreci yenilemeye karar verildi.
“Gündelik insanların onları okuyabilmeleri ve anlayabilmelerini sağlamak için kullandığımız şablonlar da dahil olmak üzere sözleşmeleri sıfırdan yeniden tasarlamaya çalıştık, böylece kayıtları yakalayabilir, işlerin iyi yapıldığından emin olabiliriz ve harika bir son kullanıcı deneyimi sağlayabiliriz” dedi.
Hook, üniversitenin işi yerden çıkarmak için mevcut araçları ve kaynakları yeniden kullandığını söyledi.
“Sahip olduğumuz şeyi kullandık – felsefe buydu” dedi.
“Bilet tahsis edebileceğimiz ve insanların statü görebileceği bir portalımız olan bir biletleme sistemimiz – ServiceNow – vardı.
“Ayrıca belgelerin e-imzası için DocuSign ile mevcut bir ilişkimiz var. Microsoft Suite’i e-postalar, belgeler ve tüm bu tür şeyler için kullanıyoruz.
“[However,] Sahip olmadığımız şey, bunları sorunsuz bir şekilde bağlamak için bir sistemdi. ”
Hook, üniversitenin Nintex’ten bir ‘kodsuz’ platformuna erişebildiğini söyledi.
“Nintex iş akışı bulutunu pilotluk yapmaya karar verdik … bu parçaları bir araya getirmemiz için biraz tuval yaratmak.”
Hook, üniversitenin teknolojinin kilit kullanıcılarıyla konuştuklarından emin olmak için küçük bir zaman dilimi kullanarak bir tasarım düşünme yaklaşımı benimsemelerini ve kendilerine Nintex ile nasıl bir platform oluşturacaklarını öğrettiklerini ekledi.
Şimdiye kadar sonuçların olumlu olduğunu söyledi.
“Daha fazla sözleşme türü için bunu yapma talepleriyle su altında kaldık” dedi.
“Şimdi yaklaşık 16 sözleşme daha birikimimiz var … ve bizimle ortak olmak isteyen birçok takım var.
“Benim için en büyük şey, akademik topluluğumuz tarafından iyi karşılanmıştır. Onlar için daha iyi bir yer haline getirmenin birincil amaçlarını sunuyorlar.
Üniversite ayrıca, “üniversite sektörü ve soran herkes için kullanılabilir oldukları” Creative Common Zero altında yenilenmiş sözleşme türlerini sunmaktadır.