Swinburne Üniversitesi, yıl sonuna kadar 21 fonksiyonel alanda e-imzalar kullanacak, Mayıs ayında insanlarında ve kültür işlevinde Docusign tabanlı bir yetenekle yayınlanacak.
Swinburne Üniversitesi Kosta Nicolaou.
DocuSign’ın yıllık momentum konferansında konuşan dijital çözüm müdürü Kosta Nicolaou, üniversitenin daha önce “çeşitli e-imza çözümleri” ve belgeler için ıslak mürekkep imzalarını kullandıktan sonra DocUSign üzerinde standartlaştırdığını söyledi.
Docusign profesyonel hizmet kaynakları ile artırılmış bir dahili ekip tarafından yürütülen program, yeni işe alımlarda ilk kez uygulanmadan önce geçen yılın sonlarında başladı.
Nicolaou, “Önce belirli bir kullanım durumuna odaklandık: işe alım deneyimi, bu yüzden Swinburne ile yer alan yeni yeni başlayanlar” dedi.
“İki yıl önce tüm insanları imzalamak zorunda olan insanlardan biriydim [onboarding] Manuel olarak belgeler ve bu korkunç bir süreçti. Üniversiteye geldiğimde yaptığım ilk şeylerden biri [to encourage] E-imza sürecimizin modernizasyonu.
“Bir dizi belge için insanlarla ve kültürle doğru yapmak yaklaşık üç ila dört ay sürdü ve Mayıs ayı başlarında yayınlandık.”
Nicolaou’ya göre, bu sürecin bir parçası olarak DocuSign kullanmanın verimlilik iyileştirmeleri önemliydi.
“Yeni bir başlangıç tarafından iki günün altına çıkarılan ve iade edilen bir sözleşmeden altı günlük bir dönüşten gittik, bu oldukça şaşırtıcı” dedi.
“Bu yeni başlatıcı için deneyim hakkında düşünürseniz, oldukça çok önemli ve derindir ve işe alım yöneticisi hakkında düşünürseniz, insanların bir gün içinde başlayacağına kesin olarak verir.
“Ayrıca insanlar ve kültür için verimlilik yaratır [function]. “
Teknoloji o zamandan beri araştırma, tedarik, emlak hizmetleri ve öğrenci ikamet belgeleri için süreçlere dahil edildi – yine güçlü sonuçlarla.
“Araştırmaya baktığınızda sonuçlar daha da derin,” dedi Nicolaou.
“Bir belgeden bir araştırma ortağına verilen ve iki günden kısa bir süreye kadar iade edilip imzalanan bir belgeden 18 günden geçtik.
“Bunun nakit akışı açısından üniversite üzerinde önemli bir etkisi var… çünkü araştırmaya ne kadar erken başlarsak, o kadar çabuk faturalandırırız ve sürdürülebilir bir iş haline geliriz.”
Swinburne, teknolojiyi üniversitenin daha birçok bölümünde uygulamak için yolda.
Nicolaou, “Yeniden şaşırtıcı olan sunumla uğraşmaya ilgi duyan 15 farklı paydaş grubumuz daha var, bu yüzden şimdi ve yıl sonu arasında, özel gereksinimlerini karşılamak için platformu kullanan 21’den fazla paydaş grubuna sahip olacağız” dedi.
Nicolaou, Docusign’ın e-imza için dağıtılmasında “ikiye katlanmaya” ek olarak, satıcıdan teknoloji için diğer kullanım durumlarını öngördü.
Niyetin, Swinburne’un “proaktif sözleşme yönetimine ilk adımı atması” olduğunu ve AI destekli bir araç olan Docusign Akıllı Anlaşma Yönetimi’ni (IAM) kullandığını söyledi.
“Iam’a bir aboneliğimiz var, [and] Orada bir organizasyon olarak kesinlikle yararlanabileceğimiz ve yararlanabileceğimiz yetenekler var ”dedi.
“İmzalı bir belge almak, bazı temel bilgileri kazıma ve bu bilgileri bir harekete geçirmek için doğru zamanda doğru insanlara götürebilmek, bir iş olarak, daha büyük ölçekli sözleşme yaşam döngüsü yönetimine bir arayolu yolu olarak atmamız gereken bir sonraki adımdır.”
Nicolaou, ek çalışmaların DocUSign’ın üniversitenin bugün çalıştığı veya iş günü, ServiceNow ve Salesforce dahil olmak üzere uyguladığı diğer sistemlerle daha sıkı bir şekilde entegre olacağını söyledi.
“Çok fazla belge oluşturan birkaç çözümümüz var – HCM ve istihdam sözleşmeleri için iş günü, [and] Ayrıca gelecekte Finans için Workday kullanıyoruz, [for] Satınalma siparişleri ve benzeri muhtemelen ideal olarak imzalanmalıdır.
“Hizmet yönetimi için ServiCenow’u uygulama sürecindeyiz ve yine, eşik altındaki tüm tedarikleri ele alacak, bu yüzden kesinlikle bir kullanım durumu.
“Daha sonra [there’s] Salesforce CRM perspektifinden. Yaklaşık bir ay önce bir sunumda paylaştık [the workflow of] Bir satış boru hattında hareket eden ve bir sözleşmenin yayınlanabileceği ve imzalanabileceği ve otomatik olarak geri gelebileceği ve anlaşma durumunu güncelleyen bir anlaşma. ”