İzlanda Proje Yönetimi Derneği 1984 yılında mühendisler tarafından kuruldu ve bu nedenle başlangıçta mühendislik projelerine odaklandı. Proje yönetimi gelişip bilgi teknolojisi, sağlık, finans ve kamu sektörü gibi daha fazla sektörde kullanıldıkça, derneğin üyelerinin ve yönetim kurulunun bileşimi de buna bağlı olarak değişti.
Adalbjorn Thorolfsson başkanıdır. Derneğin, kurulduğu 1984 yılından bu yana Uluslararası Proje Yönetimi Derneği’nin (IPMA) üyesi olduğunu söylüyor. İzlanda küçük olmasına rağmen hem üyeler hem de proje yöneticilerinin sertifikaları açısından yüksek rakamlara sahip olduğunu söylüyor.
Thorolfsson, Computer Weekly’ye İzlanda’nın BT ortamı hakkında konuştu.
Bize İzlanda’daki bazı BT projesi türlerinden bahsedin
İzlanda’daki en büyük sektörlerden bazıları turizm, balıkçılık ve balık işleme, yenilenebilir enerji, alüminyum eritme, bilgi teknolojisi, sağlık ve biyoteknoloji, finansal hizmetler ve yaratıcı endüstrilerdir. Her ne kadar BT bu sektörlerin bazılarının merkezinde yer almasa da çoğu için önemli bir destekleyici bileşendir.
Bilgi teknolojisi günümüzde çoğu finansal hizmetin merkezinde yer almaktadır ve örneğin bankalardaki değişiklikleri yönlendirmek için birçok BT projesine ihtiyaç duyulmaktadır. Geçtiğimiz birkaç yılda, İzlanda Merkez Bankası’ndaki, bireysel bankalardaki ve bankacılık sektörü merkezi hizmet sağlayıcılarındaki eski sistemleri değiştirmek için birçok büyük proje üstlenildi.
İzlanda’daki en büyük sektörlerden bazıları turizm, balıkçılık ve balık işleme, yenilenebilir enerji, alüminyum eritme, bilgi teknolojisi, sağlık ve biyoteknoloji, finansal hizmetler ve yaratıcı endüstrilerdir. Her ne kadar BT bu sektörlerin bazılarının merkezinde yer almasa da çoğu için önemli bir destekleyici bileşendir.
Adalbjorn Thorolfsson, İzlanda Proje Yönetimi Derneği
Yakın zamanda Reykjavík’in toplu taşıma sisteminde dijital ücret doğrulamayı uygulamaya yönelik büyük bir toplu taşıma projesinde yer aldım. Bu değişiklikten önce yolcu ücretleri manuel olarak doğrulanıyordu. Modern hesap tabanlı biletleme sistemini uygulayarak muhtemelen dört veya beş olgunluk seviyesini atladık ve bu oldukça büyük ve zorlu bir projeydi.
İnovasyona daha fazla odaklanırsak, BT’ye güvenen iki heyecan verici İzlanda şirketinden bahsedebilirim. Bunlardan ilki, oyunlaştırılmış ve kişiselleştirilmiş sağlık hizmetleri çözümleri aracılığıyla sağlık sonuçlarını iyileştirmeye odaklanan bir dijital tedavi şirketi olan Sidekick Health’tir. İnsanların sağlıklarını yönetme ve sağlık sistemiyle etkileşimde bulunma biçimini dönüştürmek için teknolojiyi, davranış bilimini ve kullanıcı etkileşim stratejilerini birleştirir.
Diğeri ise özellikle ilaç ve yaşam bilimleri endüstrilerindeki sıcaklığa duyarlı ürünler için tedarik zinciri görünürlüğü ve yönetiminde lider olan Controlant’tır. Şirket IoT kullanıyor [internet of things] Ürünlerin bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için bulut tabanlı çözümler ve Kovid-19 aşılarının dünya çapında sunulmasında hayati bir rol oynadı.
Bize proje yönetimine yönelik üç farklı yaklaşımdan bahsedin – Şelale, Çevik ve Hibrit
Şelale proje yönetimi resmi olarak 1950’lerden bu yana ve muhtemelen bir şekilde piramitlerden bu yana kullanılan klasik yaklaşımdır. Basit bir ifadeyle bu yaklaşım, proje aşamalarının sıralı olarak tamamlanması olarak tanımlanabilir. BT projelerinde aşamalar genellikle gereksinimler, tasarım, uygulama, test etme ve dağıtımdan oluşur. Bu yaklaşımın açık rolleri ve sorumlulukları, dokümantasyonu ve kapsam yönetimi vardır.
Çevik yaklaşımın tarihi 2001 yılına dayanmaktadır ve özellikle yazılım geliştirmede daha eski ve biraz katı olan yaklaşıma meydan okumaktadır. Yinelemeli geliştirme, artımlı dağıtım, işbirliği, iletişim ve esneklik gibi temel kavramlara dayanmaktadır. Çevikliğin en popüler biçimi, işlevler arası ekiplerin sprint adı verilen ve genellikle iki ila dört hafta süren yinelemeli geliştirme döngülerinde çalıştığı Scrum’dır. Her döngüden sonra müşteriye incelenmek üzere teslimatlar sunulur.
Çevik’in ayrıca, bazıları kültürel, bazıları ise kapsam üzerinde daha az kontrol ve ilerlemeyi ölçmenin geleneksel yöntemleriyle ilgili sınırlamaları da vardır. Bu nedenle birçok şirket, Agile’ın esnekliğini ve yinelemeli doğasını birleştirirken Waterfall’ın yapılandırılmış planlamasını ve kilometre taşlarını sağlama hedefiyle BT projeleri için hibrit yaklaşımlar kullanıyor. Bu genellikle proje yöneticisinin kendisi ve yönetim için Şelale yöntemlerini kullanırken BT ekiplerinin alışılmış Çevik yöntemleri kullandığı anlamına gelir.
İzlanda’da bu farklı yaklaşımlar nasıl uygulanıyor ve artıları ve eksileri neler?
Saf Şelale yöntemleri genellikle mühendislik ve inşaat projelerinde kullanılır. Bu projelerde genellikle resmi bütçe onayı gerektiren aşama kapıları bulunur ve bu kapılar, Şelaledeki aşama değişikliklerine çok iyi uyum sağlar.
Bu yaklaşımın avantajı net beklentiler, hiyerarşi ve rollerle başlamanızdır. Her şey en başından itibaren belgelenmiştir ve teslimatların her birinden kimin sorumlu olduğu açıktır. Şelale yaklaşımı size kapsam üzerinde iyi bir kontrol sağlar ve kapsamı her aşamada daha kolay yönetmenize olanak tanır.
Dezavantajları ise çok fazla belge gerektirmesi ve değişiklik yapma süreçlerinin zahmetli olmasıdır. Müşteri çoğunlukla yürütme aşamasında yoktur ve teslimatlar yalnızca sonunda görünür.
Çevik yaklaşım esas olarak BT odaklı şirketlerde ve BT departmanlarında kullanılır, ancak diğer bazı departmanlar Kanban gibi Çevik yöntemleri de kullanabilir. Bazı şirketler proje yöneticilerine tamamen son verdi ve bunun yerine “ürün sahibi” gibi rollere ve işletme ile BT arasındaki sıkı işbirliğine güvenmeye başladı. Bana göre bu şeyler döngüseldir ve şirketlerin tüm BT proje yöneticilerini kovduklarını ve birkaç yıl sonra bu rol için yeniden işe alımlara başladıklarını gördüm.
Çevik yaklaşımın avantajları, değişime karşı esnek olması ve teslimatları daha hızlı ve daha düzenli almanızdır. Bu yöntem aynı zamanda tüm taraflara yüksek düzeyde şeffaflık sağlar ve iletişim ve işbirliğinin önemini vurgular. Teslimatlardan tek bir kişiyi veya az sayıda kişiyi sorumlu tutmak yerine, teslimatlardan tüm ekip sorumludur.
Ancak bu yaklaşımın dezavantajları vardır. Tüm projeler için uygun değildir ve ayrıca belirli bir teslimat seti için nihai süreyi ve maliyeti tahmin etmek de zordur. Bu yaklaşımı doğru bir şekilde kullanmak için daha fazla kişinin eğitilmesi gerekiyor ve bu genellikle hem yönetimin hem de çalışanların zihniyet değişikliğini gerektiriyor.
Pek çok şirket, tam anlamıyla farkına varmadan hibrit bir yaklaşım kullanıyor. BT projeleri, Çevik yöntemleri izleyen ekipler tarafından teslim edilir ancak genellikle Şelale yöntemlerini kullanan bir proje yöneticisi ve bir yönlendirme grubu tarafından yönetilir. Alıcı adına yönettiğim projelerimin çoğunda bu şekilde çalışıyorum, doğrudan Çevik BT ekipleriyle veya daha sonra Çevik ekiplerle çalışan tedarikçi proje yöneticileriyle iletişim kuruyorum.
Bu hibrit yaklaşımın üç ana avantajı vardır. Birincisi dengeli esneklik ve yapıdır. Net bir yapı ve planı korurken, değişikliklere uyum sağlama esnekliği sağlar. İkinci avantaj gelişmiş risk yönetimidir. Riskin erken tespitini sürekli izleme ve azaltma ile birleştirir. Üçüncü avantaj ise daha kaliteli teslimatlardır. Yinelemeli testler ve geri bildirim, sorunların erken tespit edilmesine yardımcı olarak nihai ürünün kalitesini artırır.
Hibrit yaklaşımın üç ana dezavantajı da vardır. Birincisi karmaşık koordinasyondur. İki metodolojiyi dengelemek karmaşık olabilir ve dikkatli bir koordinasyon ve yönetim gerektirir. İkincisi kültürel direniştir. Bir metodolojiye alışkın olan ekipler diğerinin uygulamalarını benimsemeye direnebilir. Son olarak, kaynakların yapılandırılmış aşamalar ve yinelenen döngüler arasında etkili bir şekilde tahsis edilmesi zor olabilir.
İzlanda teknoloji ve/veya proje yönetimi metodolojileri açısından dünyanın geri kalanından neler getiriyor?
Küçük bir ülke olduğumuzdan, hem teknoloji hem de proje yönetimi metodolojileri konusunda dünyanın geri kalanına büyük ölçüde güveniyoruz.
İkincisiyle ilgili olarak, daha önce tartıştığımız, küresel topluluk tarafından geliştirilen ve bilenen metodolojileri kullanıyoruz. Ayrıca proje yöneticileri için IPMA sertifikaları gibi eğitim ve küresel sertifikalardan da yararlanıyoruz. Proje yönetimindeki teknolojiyle ilgili olarak, ister proje yönetimi, portföy yönetimi, raporlama veya yapay zeka araçları olsun, çözümlerin çoğu küresel pazar tarafından kullanılan çözümlerdir. [artificial intelligence].
Dünyanın geri kalanı İzlanda’dan proje yönetimi konusunda ne öğrenebilir?
İzlanda’nın proje yönetimi konusunda başkalarına ilham verebilecek birçok benzersiz özelliği vardır.
İzlanda ekonomisi önemli dalgalanmalarla karşı karşıya kaldı. Buradan alınacak ders, değişen koşullara uyum sağlayabilecek esnek proje planları geliştirmek, değişimi kucaklayan bir kültürü teşvik etmek, olası aksaklıklara hazırlıklı olmak ve projenin sürekliliğini sağlamak için acil durum planları geliştirmektir.
Adalbjorn Thorolfsson, İzlanda Proje Yönetimi Derneği
İzlanda ekonomisi 2008 mali krizi, Kovid-19 salgını ve sık görülen volkanik faaliyetler gibi ciddi dalgalanmalarla karşı karşıya kaldı. Buradan alınacak ders, değişen koşullara uyum sağlayabilecek esnek proje planları geliştirmek, değişimi kucaklayan bir kültürü teşvik etmek, olası aksaklıklara hazırlıklı olmak ve projenin sürekliliğini sağlayacak acil durum planları geliştirmektir.
İzlanda’nın küçük nüfusu resmi olmayan iletişimi teşvik eder ve hiyerarşinin önündeki engelleri azaltır, bu da projenin başarısını artırmaya yardımcı olur. Proje ekipleri arasında ve ekip üyeleri ile yönetim arasında açık iletişimi ve işbirliğini teşvik etmek iyi bir fikirdir.
İzlandalılar yeni teknolojileri benimseme ve uygulama konusunda son derece hızlıdır. Genel olarak şirketler, proje verimliliğini ve etkinliğini artırmak için en son araç ve metodolojiler konusunda güncel kalmaya çalışmalıdır.
Son olarak İzlanda, ekonomiye pek çok açıdan fayda sağlayan cinsiyet eşitliğinde dünya lideridir. Yöneticiler bir proje ekibini bir araya getirirken farklı bakış açıları sağlamak ve kullanıcıları daha iyi temsil etmek için cinsiyet eşitliğini ve farklı geçmişleri göz önünde bulundurmalıdır; bu da sonuçta daha iyi karar alma ve sonuçlara yol açar.