Kağıtsız toplantılar ileri teknolojiler sayesinde gerçeğe dönüştü. Dijital araçlar Şirketlerin günlük rutinlerine odaklanırken daha verimli olmalarına yardımcı olun. Geleneksel masa kitapları ve kağıt belgeler yerine, gerekli tüm pano malzemeleri, masa yönetimi yazılımı olarak bilinen güvenli bir dijital platform aracılığıyla depolanır ve bunlara erişilebilir.
Kağıtsız konsey toplantıları nelerdir?
Dijital toplantı, elektronik olarak yürütülen ve geleneksel kağıt belgelere olan ihtiyacı ortadan kaldıran bir iş toplantısını ifade eder. Bu tür toplantılarda organizatörler toplantı materyallerine, gündemlerine ve sunumlarına elektronik cihazları üzerinden anında ulaşabiliyor, inceleyebiliyor ve açıklamalar ekleyebiliyor.
Kağıtsız konsey toplantılarını benimsemek, kağıt israfını azaltarak ve fiziksel belgelerin basılması, saklanması ve dağıtılmasıyla bağlantılı enerji tüketimini azaltarak sürdürülebilirliğe katkıda bulunur. Ek olarak, geçiş kağıtsız yönetim kurulu toplantıları toplantı süreçlerinin genel verimliliğini artırır ve yöneticiler arasında gelişmiş iletişimi geliştirir.
Sanal Pano Portalları ile İşbirliğini ve Karar Vermeyi Neden Geliştirmelisiniz?
Kağıtsız toplantı yazılımına geçmenin en önemli 7 nedeni şunlardır:
Yönetim kurulu üyelerine zaman kazandırın
En büyük avantajlarından biri Akıllı tahta Yazılımın özelliği, yöneticilerin onu ilgili güncellemeleri ve belgeleri paylaşmak ve yönetim kurulu toplantısına hazırlanmak için incelemek için kullanabilmesidir.
Daha sonra etkinlik başladıktan sonra doğrudan konuşmaya ve karar alma aşamasına geçebilirler. Sonsuz güncelleme yok, sıkıcı raporlar yok. Yalnızca işbirliği ve verimli tartışmalar.
Her yönetim kurulu toplantısına ilişkin masrafları azaltın
İyi bir bütçe yönetimi olmadan yönetim kurulunun yönetilmesi imkansızdır. Daha önce de belirttiğimiz gibi geleneksel toplantılar oldukça pahalı olabilir. Yönetim kurulu yazılım fiyatlandırmasını dikkate alırsanız, en azından yöneticilerin görüşmesi gereken tüm kağıt kopyaların basılmasıyla ilgili masrafları azaltacaksınız.
Sanal bir etkinlik düzenlemeye karar verirseniz, yöneticilerin seyahat masraflarını karşılamak zorunda kalmayacağınız için masraflar oldukça azalacaktır. Ofis alanı, konaklama ve seyahat için ödeme yapmak yerine yalnızca kağıtsız bir yönetim kurulu toplantısı çözümünü desteklemeniz gerekecek.
Yönetim kurulu toplantılarının verimliliğini artırın
Yönetim kurullarının toplantı başında güncelleme yapmalarına gerek olmaması, zaten tartışmaya başlamadan yorulmayacakları anlamına geliyor. Dolayısıyla raporları dinlemekten yorulmadıkları için net düşünebilirler.
Ayrıca tavsiye portalları, yöneticilerin toplantı gündemleri oluşturmasına olanak tanır, böylece herkes fikirlerini gerçekleşmeden önce önerebilir. Kağıtsız toplantı çözümü, üyelere oylama ve anket gibi karar alma sürecini iyileştirebilecek farklı araçlar sağlar.
Yönetim kurulu üyeleri ve çalışanlar arasındaki işbirliğini geliştirin.
Çoğu danışmanlık portalı sağlayıcısı, kullanıcıların bu yazılımı diğer iş araçlarıyla entegre etmesine olanak tanır. Göre Knowa pano portalına genel bakışBu, danışmanlık portalının, çalışanların belgelenmemiş belgelerin akışını senkronize etmek ve böylece görevlerin ilerleyişini kontrol etmek için kullandıkları uygulamalara bağlanmasını kolaylaştırır.
board-rooms.co.uk CEO’su Nicholas Cooper’a göre: “Bu yazılımla kağıtsız toplantılara geçmek, yöneticiler için akıcı ve merkezi bir çalışma alanı yaratarak, ofis alanı olmasa bile çalışanlarla iletişim halinde kalmalarına olanak tanıyor”.
Bilgiye erişimi kolaylaştırın
Kağıtsız toplantı yönetimi yazılımına, kullanıcının İnternet bağlantısı olduğu sürece herhangi bir cihazdan ve konumdan erişilebilir. Bu, yöneticilerin basılı bir belge alamamaları nedeniyle gecikme veya sorunla karşılaşmayacakları anlamına gelir. Dijital kurul toplantı portalından indirilen tüm bilgilere erişim kolaydır ve üyeler hareket halindeyken bile bu bilgileri inceleyebilir.
Şirket verilerini koruyun
Veri sızıntıları şaka değil. Bunlar pahalıdır ve müşteriler hassas verilerinin açığa çıktığını fark ettiklerinde şirketin itibarını zedeleyebilirler. Bu nedenle bir şirketin bilgilerini koruması çok önemlidir ve yönetim kurulu portalı çözümü bunun için mükemmeldir. Bu yazılım, şirket belgelerini güvenilir bir şekilde korurken kağıtsız yönetim kurulu toplantıları düzenlemenize olanak tanır.
Tedarikçiler sunucularını ve müşterilerinin depolarını güvenlik altına aldığı için suçlular yönetim kurulu portalına erişemez. şifreleme. Yönetim kurulu üyelerinin yararına olmak ve daha iyi koruma sağlamak için yöneticiler, iki faktörlü kimlik doğrulama gibi ek güvenlik özelliklerini kullanabilir.
Tavsiyenizi esnek hale getirin
Yönetim kurulunuzun yöneticileri farklı ülkelerde mi bulunuyor? Şu anda iş gezisinde olan var mı? Hiç sorun değil, video konferans yazılımını ve yönetim kurulu portalını kullanarak çevrimiçi etkinliği kolayca düzenleyerek kağıtsız toplantılara geçebilirsiniz.
Teknoloji esnek olmamızı ve ofis alanına daha az odaklanmamızı sağlıyor. Bazı katılımcılar fiziksel olarak katılamasa bile sanal yönetim kurulu toplantısı düzenlemek için bu fırsattan yararlanın.
Çözüm
Yönetim kurulu toplantıları, kağıtsız yönetim kurulu toplantıları olarak da bilinen yönetim kurulu üyelerinin elektronik toplantılarıdır. Kağıtsız toplantılar sırasında yöneticiler, İnternet bağlantısını ve elektronik cihazlarını kullanarak belgelere, gündemlere ve sunumlara gerçek zamanlı olarak erişebilir, bunları inceleyebilir ve açıklamalar ekleyebilir.
Kağıtsız yönetim kurulu toplantıları düzenlemek, toplantıların verimliliğini ve liderler arasındaki iletişimi artırır. Daha İyi İşbirliği ve Karar Verme için en etkili yöntemlerden biridir.
İLGİLİ MAKALELER
- E-Öğrenim İçin En İyi LMS ile Yatırım Getirisini En Üst Düzeye Çıkarma
- Teknoloji ve Yazılım İş Operasyonlarını Yeniden Tanımlıyor
- GenAI’yi İşletmenizde Kullanıyor musunuz? İşte bilmen gereken
- Öğrenim Yönetim Sistemi: Nedir ve Neden buna ihtiyacınız var?
- Küçük işletmeler için en iyi öğrenme yönetim sistemi (LMS) yazılımı