1999 yılında Salesforce ilk gerçek hizmet olarak yazılım (SaaS) paketini oluşturdu. Artık işletmelere ve KOBİ’lere yönelik, finans veya kurumsal kaynak planlaması (ERP) gibi temel iş işlevlerinden niş görevlere kadar her şeyi kapsayan 10.000’den fazla bulut tabanlı uygulama var.
SaaS teknolojisinin bu şekilde yaygınlaşması, kuruluşların iş süreçlerini modernleştirmesine, dijitalleştirmesine ve otomatikleştirmesine yardımcı oldu. Bu uygulamalar aynı zamanda BT’nin donanım, altyapı ve lisanslama dahil olmak üzere genel giderleri azaltmasına da olanak sağladı.
Ancak firmalar artık sıklıkla birden fazla SaaS uygulaması çalıştırıyor ve bu nedenle iş akışlarını birbirine bağlamanın ve tutarlı, doğru paylaşılan verileri sağlamanın yollarına ihtiyaç duyuyor.
Salesforce ve NetSuite (şu anda Oracle’a ait) gibi şirketler, abonelik tabanlı veya kullandıkça öde kurumsal yazılım modeline öncülük etti. Bugün, kullanıcı başına aylık basit bir ücret ödeme modelinin ne kadar devrim niteliğinde olduğunu unutmak kolaydır. Ve artık neredeyse hiç kurumsal BT altyapısına sahip olmayan, ellerinden gelen her şeyi bulutta çalıştıran işletmeler (sadece startuplar değil) var.
Bununla birlikte, bir işletmede birden fazla SaaS uygulamasının kullanılması, kısmen tasarım ve çalışma şekillerinden, kısmen de müşterilerin türünün en iyisi işlevsellik için birden fazla SaaS uygulamasını seçmesinden dolayı bir dizi soruna neden olabilir.
SaaS paketleri çoğunlukla işin belirli bir bölümünün ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmış “işlevsel” veya temel uygulamalardır. Bunlar arasında Salesforce.com’un adını duyurduğu müşteri ilişkileri yönetimi ve satış otomasyonu gibi alanlar ile insan kaynakları (İK) gibi alanlar yer alıyor.
Ancak uygulamalar en azından başlangıçta bağımsız olarak çalışacak şekilde tasarlandı. SaaS’ın çekiciliği, departmanların veya fonksiyonların BT’den bağımsız olarak ve genellikle BT’nin gözden kaçırdığı veya yetersiz kaynak sağladığı alanlarda kendi teknolojilerini tedarik edebilmesiydi.
PA Consulting Group’ta kurumsal BT uzmanı olan Andrew Larssen, “Çoğu yerde SaaS uygulamaları var, ancak birkaç büyük kuruluşta bu uygulama yok” diyor.
“Bunların çoğunu İK’da görüyoruz, çünkü bu, para getirmediği için biraz unutulabilecek dahili bir fonksiyon. Büyük harcamaların olduğu yer burası değil.
“Çok sayıda SaaS gördüğünüz diğer alan ise satış ve ilişki yönetimidir. Pek çok şirketin bu alanda bağlantılarını ve potansiyel müşterilerini yönetecek bir şeyleri var… ancak tek bir satıcıdan satın aldığınızda bile çoğu zaman zorluk her şeyin birlikte çalışmasını sağlamaktır.”
Ayrı, “silolanmış” uygulamaların sayısı arttıkça ve kuruluşlar iş akışlarını otomatikleştirmeye çalıştıkça, bu zorluğun üstesinden gelmek daha da zor hale geliyor.
SaaS’ın yayılması
Günümüzün kuruluşları muhtemelen yüzlerce olmasa da düzinelerce ayrı SaaS uygulamasını çalıştırıyor.
SaaS paketlerini edinme ve kurma kolaylığı, çoğu zaman BT’yi dahil etmeye gerek kalmadan self-servis doğası ve departmanların türünün en iyisi teknolojiyi satın alma yönündeki anlaşılır isteği “SaaS’ın yayılmasına” yol açtı. Departmanlar kendilerini kendilerine özgü BT ihtiyaçları olan silolar olarak görse de, işletmenin bir bütün olarak ortak iş akışlarına ve tutarlı, paylaşılan verilere ihtiyacı vardır.
“Bu SaaS uygulamaları genellikle yalnızca ERP, CRM gibi tek bir alanda uzmanlaşır [customer relationship management] veya İK,” diye belirtiyor Gartner’ın kıdemli direktör analisti Steve Deng. “Fakat bunlar tek başına çalışmıyorlar. Yaygın entegrasyon kullanım örnekleri arasında bu uygulamalar arasında veri senkronizasyonu ve iş süreçlerinin düzenlenmesi yer alıyor.”
Deng’in işaret ettiği gibi firmaların tüm SaaS uygulamalarında verileri tutarlı tutması gerekiyor. Uygulamalar genellikle verileri kendi veri depolarında ve kendi bulut altyapılarında tutacağından bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır.
Kuruluşların, SaaS uygulamaları ile tedarikçiler ve müşteriler tarafından çalıştırılan uygulamalar arasında veri alışverişi yapabilmeleri için tutarlı veri formatları kullandıklarından emin olmaları gerekir. Kuruluşların “bu SaaS uygulamalarına dağıtılan verilerden görünürlük ve içgörü elde etmesi” gerektiğini ekliyor.
Deng, “SaaS uygulamaları ve şirket içi uygulamalar, verilerini farklı veri modelleri ve formatları altında temsil edebilir veya saklayabilir” diye uyarıyor. “Birçok kuruluş, verileri uygulamalar arasında tutarlı ve zamanında tutmakta zorlanıyor.”
Düşük kaliteli veya tutarsız veriler, türünün en iyisi bir SaaS uygulaması satın almanın bazı faydalarını kolayca zayıflatabilir ve verimsiz veya bozuk iş akışları yalnızca sorunları daha da artırır.
PA’dan Larssen, “Şirketlerin yönetim raporlaması üretebilmek veya sistemler arasında veri aktarabilmek için çeşitli sistemlerini entegre etmeleri gerekiyor” diyor. “Eğer bir satış sisteminiz ya da üretim sisteminiz varsa, bunlar arasında veri aktarmanız gerekiyor. Bunu yapamadığınızda, iş siloları veya verilerin yeniden anahtarlanmasıyla karşı karşıya kalırsınız. Veri bir işletmenin can damarıdır ve etrafta dolaşması gerekir.
“Alternatifi, kullanıcıların sistemler arasında bilgileri yeniden anahtarladığı ‘döner sandalye’ yaklaşımıdır. Bu zaman alıcıdır ve hataya daha da açık hale gelir” diye uyarıyor.
Kuruluşların süreçlerini otomatikleştirmek veya gelişmiş analitik, makine öğrenimi veya yapay zeka kullanmak istediği durumlarda SaaS uygulamalarını entegre etmek potansiyel olarak daha da önemlidir.
Entegrasyon seçenekleri
Neyse ki SaaS uygulamalarını entegre etme seçenekleri gelişiyor. Uygulama yazılımı sağlayıcıları ürünlerinin entegrasyonunu kolaylaştırıyor. SaaS pazarı büyüdükçe, yeni girenler kısmen diğer yazılım sağlayıcılarla, veri kümeleri ve iş akışlarıyla çalışma becerileri konusunda rekabete girdi. Bu aynı zamanda küçük yazılım firmalarının daha büyük kurumsal uygulamalar ve paketlerle birlikte çalışabilen daha uzman, niş uygulamalar sunmasına da olanak tanır.
PA’dan Larssen, “Daha ileri görüşlü satıcılar, pastadan daha küçük bir dilim almayı, hiç almamaktansa, her türlü ürünle entegre olmaktan çok daha mutlular” diyor.
Daha sonra uygulama ve veri entegrasyonunda teknik ilerlemeler var. SaaS uygulamaları, veri aktarımını (genellikle oldukça sınırlı) desteklemekten, uygulama programlama arayüzleri (API’ler) için derinlemesine desteğe geçerek firmaların araçlar arasında bağlantı kurmasına olanak tanıdı.
Bu arada, SaaS uygulamalarının daha fazla seçeneği ve şirket içi uygulamalarla, eski iş akışlarıyla ve harici veri kaynaklarıyla entegrasyon ihtiyacı, entegrasyon araçları için kendi pazarını yarattı.
Bir dizi yazılım sağlayıcı artık az kodlu, kodsuz ve hatta önceden oluşturulmuş sürükle ve bırak yöntemleri sunuyor. Bu hizmet olarak entegrasyon platformu (iPaaS) araçları artık başlı başına bir sektör haline geldi ve firmalar bunları doğrudan kendi özel iş akışlarını oluşturmak için kullanabilir veya genellikle benzer iş akışları oluşturma deneyimi olan danışmanları işe alabilir. benzer bir sektörde.
Bazı yazılım araçları şirketleri, uygulamalar arasında API’lerden daha gevşek bağlantıya olanak tanıyan olay motorları ve akış ekleme konusunda uzmanlaşmıştır. Bu, yakından bağlantılı API tabanlı bir ortamda, bir uygulamadaki gecikmenin veya kesintinin diğerini kesintiye uğratacağı veya hatta veri kaybına neden olacağı durumlarda yararlı olabilir. Diğer bir seçenek de AWS’nin Lamda gibi araçlarıyla entegrasyonun temeli olarak bulutun kendisini kullanmaktır.
Bir işletmenin tüm bölümlerini kapsayan herkese uyan tek boyutlu bir SaaS uygulamasının nadiren bulunması gibi, farklı uygulamaları entegre etmenin en iyi tek yolu da yoktur.
Örneğin uygulamaların sıklıkla veri paylaştığı ve yakından bağlantılı bir iş akışının parçasını oluşturduğu bazıları için API entegrasyonu en iyisi olabilir. Uygulamaların daha bağımsız olduğu ve bir SaaS uygulamasındaki arızanın veya kesintinin diğerlerinde kesintiye neden olmaması için iş akışlarının esnekliğe ihtiyaç duyduğu diğerleri için, olay veya akış tabanlı bir bağlantı daha iyi olabilir.
Veri paylaşımının zamana daha az duyarlı olduğu bazı durumlarda, geleneksel toplu iş tabanlı veya ayıklama, tercüme etme ve yükleme (ETL) işlemi daha uygun olabilir. API’leri bağlamanın maliyeti ve çabası, yalnızca haftada bir kez çalıştırılması gereken bir iş akışında haklı gösterilmeyebilir.
Bununla birlikte, PA’dan Larssen’in de belirttiği gibi, CIO’lar, aynı uygulamalar arasında birden fazla entegrasyon biçimini çalıştırmanın pek mantıklı olmadığından, bir dizi gereksinime hizmet edecek en iyi entegrasyon yöntemini seçmek zorunda kalabilir. “Entegre etmeye çalıştığınız iki ürününüz varsa, hepsini aynı şekilde entegre etmek daha az iş demektir” diyor.
Örnek olarak bir İK ile BT sistemi arasındaki entegrasyonu ele alarak, yeni katılanların eklenmesi için toplu bir sürecin ve hesapların kilitlenmesi ve kilidinin açılması için bir API’nin iyi çalışacağını ancak daha akıllı seçeneğin yalnızca bir yöntem kullanmak olduğuna dikkat çekiyor. “API’leri her şey için de kullanabilirsiniz” diyor.
Firmaların tercihleri aynı zamanda SaaS uygulamalarını entegre etmek için sahip oldukları zaman, beceriler ve kaynaklara göre de belirlenecek. Yüksek değerli, kritik veya son derece özel bir iş akışı, özel kodlamayı hak eder; ortak bir yardımcı program iş akışı, kullanıma hazır bir araç veya iPaaS uygulaması aracılığıyla daha iyi elde edilebilir.
Gartner’dan Deng, “Uygulamalarınızı tek bir satıcıdan temin etmediğiniz sürece, er ya da geç uygulamaları ve verileri entegre etmeniz gerekecektir” diyor. Ancak CIO’lar hangi seçeneği seçerse seçsin, “döner sandalye” ve verileri yeniden anahtarlamaktan daha güvenilir, doğru ve verimli bir seçenek olmalıdır.