RPA ve Botlarla Verimliliği Arttırma

Merck dahili olarak daha yeni teknolojiyi benimsemeye karşı dirençle karşılaştı, ancak Merck’teki Hindistan ve Asya-Pasifik ekipleri Kore için bir proje için bot kullanımını uyguladı ve başarılı oldu. Daha önce tamamlanması altı ila sekiz ay süren zaman alıcı dokümantasyon işi artık bir ayda yapılabiliyor. Merck’in Kuzey Amerika’daki ekibi için, her ay 6.000 satın alma talebini satın alma siparişine dönüştürmek günlük zamanın %30’unu alıyordu. Hindistan ve APAC ekipleri tarafından geliştirilen botlarla, bu artık %97 doğrulukla ve geri dönüş süresinde %60 azalmayla yapılıyor. Ayrıca harici satıcılar için teslimat sürelerini %83’ten %93’e çıkardılar.

Merck Life Science RPA Başkanı Dr. Radhika Mahadev, “Sipariş girişi için bot kullanmanın işe yarayıp yaramayacağından emin değildik. Biz bilimsel bir ekibiz ve sipariş girişi veya müşteriyle yüz yüze gelen bir ekip değiliz. Görevleri otomatikleştirmek için bot kullanmayı önerdiğimizde çok fazla dirençle karşılaştık ve bir kullanım örneği göstermemiz istendi,” dedi.

Merck Life Science (Merck), ilaç ve sağlık sektörlerindeki araştırmacılar için araçlar, hizmetler ve uzmanlık üretir. Ürünleri, araştırmacılar tarafından bilimsel deneyler ve yenilikler için kullanılmaktadır. Merck Group, yaşam bilimi, sağlık ve elektronik alanlarında uzmanlığa sahiptir. Çok sayıda ticari faaliyeti arasında tıbbi Ar-Ge, klinik araştırma ve teşhis yer alır.

Düzenleyici Belge Gönderimlerinde Otomasyon

Merck ekibinin temel görevlerinden biri, ürün onayları için düzenleyicilere belgeler sunmaktır. Bir ürün (tıbbi cihaz, ilaç veya hizmet) herhangi bir ülkede piyasaya sürülmeden önce katı düzenleyici süreçlerden ve konunun uzmanları tarafından gözden geçirilmelidir. Bu, aşırı dokümantasyon gerektiren sıkıcı bir süreçtir.

İki tür kağıt gönderimi vardır. Birincisi, ABD FDA ve EMA gibi düzenleyici kurumlara giden sağlık hizmeti sunumlarıdır. Diğeri ise, ticaret uyumluluğu için ülkenin düzenleyici kurullarına sunulan lisans sunumlarıdır.

Mahadev, “Bu iki başvuru için tonlarca evrak işi var. Uyumla ilgili olduğu için, konunun uzmanlarını içeren çok sayıda kontrol noktası var. Bu nedenle, evrak işlerinin azaltılıp azaltılamayacağı veya başka bir şekilde yapılıp yapılamayacağı soruldu.”

Mahadev ve ekibi bu gereksinimi karşılamak üzere yola çıktıklarında, otomasyon ve RPA kullanımını değerlendirdiler. Statükoyu “değiştirmek ve işleri farklı bir şekilde yapmak” istediler.

Merck, küresel müşterilerden çeşitli iletişim kanalları ve farklı biçimlerde – e-posta, faks, PDF ve posta yoluyla sipariş alır. Müşterilerden alınan satın alma taleplerinin, ülke düzenleyicisi tarafından öngörülen belirli biçimleri izleyen satın alma siparişlerine dönüştürülmesi gerekir. Bu, Merck’teki bir sipariş giriş ekibi tarafından gerçekleştirildi.

Merck ekibi, ilk robotları için Kore müsamaha düzenleme programını seçti. Program, toksik ve toksik olmayan ürünler için ülke düzenlemelerine uygunluğu kontrol eder. Ürünler Kore’de piyasaya sürülmeden önce ülke konseyine ürünler için evrak teslim etmek zorunludur ve bunun yapılmaması ağır para cezalarına veya lisansların iptal edilmesine neden olur.

RPA’yı Uygulama: Zorluklar

“[Since this was Korea] önce Bengaluru’da dil kabiliyetini geliştirmemiz gerekti ve bunu altı ila dokuz ay içinde yapmak zorundaydık,” dedi Mahadev.

Emsali olmadığı için ekipteki herkes için heyecan verici bir deneyimdi. Botlar daha önce düzenleyici işler için hiç kullanılmamıştı ve proje şüpheyle karşılandı.

Mahadev, “Bu, mevzuat uyumluluğuyla ilgili olduğu için kimse risk almaya istekli değildi. Geliştiriciler, bir şeyler ters giderse, sunumların o ülkenin hükümeti tarafından kabul edilmeyeceğini ve kaybedeceğimizi hissettiler. Düzenleyici taraftaki konu uzmanlarının böylesine kritik bir işi kabul etmeye karşı daha fazla direnç göstereceklerini biliyordum.”

Sipariş giriş ekibi de yerlerini botların alması konusunda endişeliydi. Bir robotun müşterilerden gelen satın alma taleplerini doğru bir şekilde satın alma siparişlerine nasıl çevirebileceğine dair şüpheler vardı.

Mahadev, “Bilim camiasından yüksek vasıflı kişilerin sipariş girişi gibi sıradan görevleri yapmasını bekleyemeyeceğimiz için botlar hoş karşılanırdı.” “Bilim topluluğu daha çok doğruluk ve verimlilikle ilgileniyordu.”

Merck, UiPath ve Automation Anywhere’in yapay zeka destekli botlarını kullanarak bir ay içinde yaklaşık 30.000 ürün için birikmiş tüm evrak işlerini temizledi. Ve bununla birlikte, daha fazla kabul vardı.

Automation Anywhere CTO’su Prince Kohli, “otomasyonun tanımının” değiştiğini ve artık “sadece makrolarla ilgili” olmadığını söyledi.

Kholi, “Yedi yıl önce, belgeleri anlama ve belgelerden bilgi çıkarma yoluyla yapay zekayı otomasyona ilk sokan bizdik” dedi. “Çoğu kuruluş belgelerle çalışır, ancak bu belgelerdeki metni anlamak için OCR’nin ötesine geçen bir şeye ihtiyacınız vardır.”

Kore müsamaha düzenleme programının başarısından sonra, Merck bir sonraki program olan Japonya Endüstriyel Güvenlik ve Sağlık Yasası (ISHL, envanter) ile devam etti.

Mahadev, “Kore programında olduğu gibi, ürün başına 10 belgelik bir setin ülke düzenleyicisine sunulması gerekiyor. Ancak geniş bir ürün portföyümüzle, evrak işi hacimli. Bu, botlar için ikinci kullanım durumuydu” dedi.

Genişleyen RPA Ayak İzi: Sipariş Tarama Düzeyi

İki ülkede başarılı bir girişimin ardından Merck, teknolojiyi sipariş tarama düzeyinde benimsedi. Bu, bir ülkede bir ürünün lansmanına karar verildiği süreçte çok önemli bir adımdır.

Kontrol noktaları ve doğrulamalar, çeşitli ülkelerde insan konu uzmanları tarafından yapılır. Bu, düzenleyicinin kriterlerinin ülkenin düzenleme politikalarına uygun olarak karşılanmasını sağlar.

Mahadev, “Mevzuata uygunlukta, %98’i bot tarafından temizlenir, ancak %2’si her zaman insan konu uzmanlarına aktarılır. Bu, botun kafasının karışması veya bir şeyi düzeltememesi durumunda uygulamaya konan manuel bir koruma mekanizmasıdır” dedi Mahadev.

Bugün Merck, dünya çapında 23 coğrafyada düzenleme başvurularına yardımcı olmak için robotlar kullanıyor. Ayrıca tedarik zinciri operasyonları ve müşteri hizmetleri gibi alanlarda bot kullanıyor.

Merck şimdi yapay zeka projeleri için robotları ve analitikle entegre edilmiş RPA’yı düşünüyor. Ayrıca, yapılandırılmamış verilerle ilgili zorluğun üstesinden gelmek için yıkıcı teknolojileri kullanmak istiyor.

“Faaliyetlerimizin neredeyse %60’ı yapılandırılmamış veriler. Bunu gözden geçirmemiz, anlamamız ve sonra tercüme etmemiz gerekiyor. Dolayısıyla, kuruluşumuz içinde çok büyük faaliyetler var. Eminim yapay zeka ve makine öğrenimi tarafından desteklenen daha fazla otomasyona ihtiyacımız olacak” dedi.

Yıllarca insanlar, uzun belgelerden ilgili bilgileri çıkarma görevine tabi tutuldu. Ancak artık bu zahmetli görev botlar ve RPA tarafından yapılabiliyor ve Merck bunun yapılabileceğini kanıtladı.