Madrid’de faaliyet gösteren düzenlenmiş bir doğal gaz dağıtım şirketi olan Madrileña Red de Gas, 2010 yılında gaz dağıtım şirketi Nedgia tarafından satıldıktan sonra kuruldu.
Mevcut bir ağı ve müşterileri olmasına rağmen şirketin mevcut BT sistemleri yoktu. BT hizmetleri sağlamak için dağıtım şirketiyle geçici bir hizmet sözleşmesine ihtiyacı vardı ve bu nedenle Madrileña Red de Gas’ta mümkün olan en kısa sürede bir BT sistemi konuşlandırmak için bir iş teşviki vardı.
Glen Lancastle, 2010 yılında şirkette baş bilgi sorumlusu (CIO) olarak göreve başladı; ancak müşteriye yönelik faaliyetlerin artmasıyla birlikte şirket, müşterileri için değer yaratmak amacıyla BT’yi kullanma ihtiyacını fark etti ve bu nedenle hem operasyon sorumlusu hem de CIO olarak iki rol üstlendi.
Daha önce İspanya, İrlanda, İngiltere ve Yunanistan’daki kamu hizmetleri şirketleri için SAP IS-U Sayaç-Nakit Akışı uygulamaları üzerinde IBM’de çalışmış olan Lancastle, daha sonra altı ay içinde tamamen uygulamaya konulan temel SAP Enterprise Core Components (ECC) sisteminin ve IS-U modülünün sade bir uygulamasını seçti.
Lancastle, SAP’nin orijinal dağıtımını tartışırken şunları söylüyor: “Benim felsefem ve aynı zamanda BT geçmişine sahip olan CEO’muzun felsefesi, bir paket satın almanız ve bunu paketin size söylediği şekilde yapmanızdır.
“Çok az özelleştirme yaptık, bu da değişim yönetimi açısından bazı zorluklar yarattı” diye ekliyor.
Ancak şimdi, 10 yıl sonra, sistemin daha yüksek düzeyde özelleştirmeye ihtiyacı var.
Destek yok
SAP IS-U bu süre zarfında evrim geçirmiş olsa da Lancastle, Madrileña Red de Gas’taki uygulamayı en son SAP sürümüyle aynı çizgide tutmanın değmeyeceğini düşündü. “SAP evrim geçiriyordu ancak geride kaldığı nokta mimari perspektifiydi, bu da gaz dağıtım işletmelerinin SAP ile evrimleşip her bir sonraki sürüme geçmek yerine oldukları yerde kalmaları anlamına geliyordu,” diyor.
Lancastle, SAP’nin stratejisi konusunda çok net olmadığını düşünüyor. “Önce Hana veritabanınız vardı, sonra S/4Hana vardı; şimdi bulut ve SAP Rise var, ancak ilişkinin ne olduğu hiç bu kadar net olmamıştı,” diyor.
Lancastle, SAP’nin gelir akışlarını korumaya odaklandığını ve bunun özellikle en son sürümlere ihtiyaç duymayan Madrileña Red de Gas gibi kuruluşlarda tedarikçi ilişkileri yönetimi açısından önemli sonuçlar doğurduğunu söylüyor.
“İşletmenizin türüne bağlı olarak, SAP ile ilişkiniz çok zor olabilir,” diyor ve SAP’nin Diageo’ya yönelik yazılım denetimini işaret ediyor; bu denetim sonucunda SAP sistemine dolaylı erişimle ilişkili 54 milyon sterlinlik lisans ücreti ortaya çıktı. Lancastle, bunun SAP müşterileri arasında çok fazla güvensizlik yarattığını söylüyor. “Aslında SAP ile konuşmayı bıraktık,” diyor. “SAP ile hiçbir kilit hesap yöneticimiz ve destek sözleşmemiz yoktu.
Lancastle, “Bir gaz dağıtım şirketi olarak, daha fazla iş üretemediğimiz için verimli olmaya çalışıyoruz” diyor. “Bu verimlilik BT’de de var. SAP’yi uyguluyoruz ve o zamandan beri daha fazla lisans satın almak istemedik.”
SAP, ECC için kullanım ömrünün sonu hakkında konuşmaya başladığında, değişim için iş planı oluşturmak çok zordu ve bu durum müşterileri arasında çok fazla belirsizlik ve hayal kırıklığı yarattı.
“Bence iyi yaptığımız şeylerden biri riskimizi değerlendirmek,” diyor. “Uygulama desteği için bir sağlayıcımız var. Ancak SAP lisans desteği, bir sorun yaşadığınızda SAP lisans bakım platformuna girip notları okuyabilir ve ardından düzeltmeyi uygulayabilirsiniz. SAP’yi yoğun kullanan bir şirket için bunun çok önemli olduğunu düşünüyorum, ancak yıllar içinde SAP desteğimiz vardı ve kullanımımız neredeyse sıfırdı.”
Lancastle, SAP desteğini bıraktıktan sonra şirketin sonunda tekrar destek satın alma zamanının geldiğine karar verdiğini, ancak bu kez işletmeye bir tür sigorta poliçesi sağlamak amacıyla SAP yerine üçüncü taraf destek sağlayıcısı Spinnaker’ı kullandığını söylüyor.
Lancastle, “Bu gerçekten sadece bir sigorta poliçesi ve umarım asla kullanmayacağım,” diyor. “Ama kullanmak zorunda kalırsam, bana ihtiyacım olan desteği verebilecek kişilerin gemide olmasını isterim.”
Bir sigorta poliçesi
İşletmenin büyük bir BT ayak izi olmasına rağmen, sadece üç kişi tarafından yönetiliyor. “Diğer her şey dış kaynaklı,” diyor. “Hizmetleri yönetiyoruz ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla olan ilişkiye ve bürokrasi eksikliğine değer veriyoruz.”
Lancastle, şirketin Spinnaker’ı seçmesinin mantıklı olduğunu söylüyor. “Çok kolay bir konuşmaydı,” diyor. “Onlar [Spinnaker] “Hizmetlerini çok fazla kullanmayacağımı söylediğimde nereden geldiğimizi anladılar; bu daha çok bir sigorta poliçesi gibi.”
Lancastle için bu önemlidir çünkü üçüncü taraf destek sağlayıcısına çok fazla güvenen bir şirket ile hizmetin umarım nadiren kullanıldığı bir şirket arasında büyük bir fark vardır. “Bir CIO olarak, her zaman sigorta poliçesi istersiniz,” diyor. “Sanırım Spinnaker bunu anlamıştı.”
ECC’nin 2027’de desteğinin sona ermesi, şirketin destek sözleşmesini yeniden müzakere ederken Spinnaker ile yaptığı görüşmelerden biriydi. “Bana, temel olarak ECC’den istediğiniz zamana kadar ayrılmanıza gerek olmadığı yönündeki bakış açımızı paylaşan, kuruluşlarındaki insanlara erişim sağlamamda çok yardımcı oldular ve bana ECC’yi değil, 20 yıllık eski SAP uygulamalarını ve Oracle sistemlerini sürdürdükleri durumları gösterdiler” diyor.
Lancastle açısından, ECC’yi resmi destek sonu tarihinden sonra da çalıştırmaya devam edebilme yeteneği, işletmeye eskiyen BT sistemini nasıl değiştireceğine bakmak için zaman tanıyor.
Spinnaker’ın ECC ile nereye gitmek istediğini değerlendiren başka müşterilerinin de olması, ona yalnız olmadığı konusunda güven veriyor.