Barnsley, Microsoft 365 için Copilot’un altı aylık denemesinin bir parçası olarak üretken yapay zeka (GenAI) araçlarını tüm organizasyonunda kullanıma sunan ilk konseylerden biri oldu ve bunun, personelin ağır yönetici yükünü hafifleteceğini umuyor.
Yerel konseyler, maliyet tasarrufu ve verimlilik artışı arayışında olan GenAI için belki de beklenmedik bir test alanı haline geldi.
Barnsley Belediyesi Temel Hizmetler genel müdürü Wendy Popplewell, kamu sektörünün genellikle riskten kaçınan bir sektör olarak görüldüğünü çünkü kamu parasını harcadığını ve toplumdaki en savunmasız insanlardan bazılarıyla ilgilendiğini, bunun da büyük bir sorumluluk duygusu yarattığını söyledi.
Computer Weekly’ye “Fakat bu bizim yaratıcılığımızı engellememeli” dedi. “İnsanlar inovasyonun kamu sektöründe gerçekleştiğini öğrendiğinde her zaman şaşırırdı; aslında öyle olması da gerekiyor. Başka seçeneğimiz yok. Gerçekten zorlu zorluklarla karşı karşıyayız ve hizmetlerimizi sunmak zorundayız. Dolayısıyla yapabileceğimiz tek şey yenilik yapmaktır.”
Popplewell, belediyenin hâlâ 10 ya da 12 yıl önce sunduğu hizmetlerin tümünü, ancak muhtemelen yarı bütçeyle ve yarı insanla sunduğunu söyledi.
“Her zaman kaynakları elimizden gelen en iyi şekilde kullanmanın yollarını bulmaya çalışıyoruz, ancak aynı zamanda iş gücüne de biraz önem veriyoruz” dedi. “Elimizdeki imkanlarla ellerinden gelenin en iyisini yapmaya çalışıyorlar ve talepler de artıyor.
Konsey geçen yılın sonlarında yaklaşık 300 Copilot lisansını denemeye başladı. Popplewell, “Bunları temelde isteyen herkese sunduk ve bence bu, onu hemen kullanmak isteyen ilk benimseyenlerin ilgisini çekti” dedi.
Yatırım getirisi
Ocak ayında, GenAI teknolojisinin altı aylık denemesinin bir parçası olarak Copilot’a erişim, dizüstü bilgisayarı olan tüm belediye personelini (yaklaşık 2.300 kişi) kapsayacak şekilde genişletildi. Buradaki fikir, personelin hangi kullanım senaryolarını ortaya çıkardığını ve konseyin yapay zekaya yaptığı yatırımdan geri dönüş alıp alamayacağını görmek.
“Bu teknolojiden karşılığını aldığımızdan emin olmalıyız ve bunu yapmak için altı ayı kullanıyoruz” dedi.
Konsey zaten denemenin yarısına ulaştı ve Popplewell, Copilot’un ona erişimi olan personelin yaklaşık %60’ı tarafından kullanıldığını söyledi. Bu rakam beklediğinden daha yüksek; kurumsal hizmetler, kamu sağlığı ve çocuk ve yetişkinlere yönelik sosyal bakım gibi departmanlar bu yolda başı çekiyor.
Konseyin, “uçuş mürettebatı” olarak adlandırdığı ve kendine daha az güvenen personelin araçları kullanmasına yardımcı olabilecek Yardımcı Pilot şampiyonları olarak gönüllü 180 personeli bulunuyor. Konsey ayrıca Popplewell’in ev sahipliği yaptığı demolar, çalıştaylar ve haftalık stand-up’ların yanı sıra eğitim oturumları ve izlenecek yollar da düzenlemektedir.
Şu ana kadar Copilot’un bilgileri özetleme yeteneğinin özellikle personel için yararlı olduğunu söyledi. Özellikle personelin, e-postalarla dolu bir gelen kutusuna geri dönmenin “tatil sonrası korkusu” olarak adlandırdığı durumla başa çıkmasına yardımcı oldu. Copilot, personelin bugün yapması gerekenleri ve neleri silebileceklerini gösteren bir özet ve liste oluşturacaktır.
“Baskı altındaki bir iş gücü için bu sadece omuzlarınızı aşan bir şey” dedi. Konsey personeli ayrıca toplantı tutanaklarını tutmak ve finansman için teklif yazma ve verileri analiz etme gibi görevlere yardımcı olmak için de bu araçları kullanıyor.
Acil müdahaleler
Sosyal bakım alanında ekipler, ziyaret notlarını kategorilere ayrılmış doğru kayıtlar halinde yeniden düzenlemek için yapay zeka aracını kullanıyor ve böylece sosyal hizmet uzmanlarının herhangi bir acil müdahaleye öncelik verebilmesi için saatler süren analiz tasarrufu sağlanıyor.
Araçlar aynı zamanda sosyal hizmet uzmanları yeni bir vakayı üstlendiğinde büyük dosyaları özetlemek, önemli bilgileri ve risk faktörlerini vurgulamak için de kullanılabilir. Barnsley ayrıca sosyal bakım eğitim materyalleri hazırlamak ve kayıtların doğru ve güncel olup olmadığını kontrol etmek için büyük veri kümelerini filtrelemek için Copilot’u kullanmayı planlıyor.
Popplewell, “Bu, temelde herkese bir PA vermek gibi; tekrarlanan görevlerin bazılarını başkalarına devrediyorlar” dedi.
Yöneticinin personel üzerindeki yükünün azaltılmasıyla, çalışanların daha yüksek etkili işlere harcayacak daha fazla zamana sahip olmaları umut ediliyor. “Copilot’un fikri, organizasyonda sosyal hizmet uzmanları, İK uzmanları ve finans uzmanları gibi çok sayıda insanın bulunmasıdır” dedi. “Onların odaklanmalarını istediğim şey, yaptıkları karmaşık şeyler, karar almamız gereken yerler ve bu hala geçerli.”
GenAI araçlarının potansiyel dezavantajlarından biri, araçların kendi kendilerine bir şeyler oluşturması anlamına gelen AI halüsinasyonları riskidir. Popplewell, bu riskin personelin işi kendilerinin kontrol etmesi ve risklerin farkında olması gerektiği anlamına geldiğini söyledi.
“Nasıl ki gözleriniz kapalıyken bir e-posta yazıp gönder tuşuna basmazsanız, Copilot tarafından üretilen her şeyden de karar verici olarak siz sorumlusunuz” dedi. “Kontrol etmelisin. Hala sorumlusun. Bu senin yerini almıyor, sadece ağırlığını biraz hafifletiyor.”
Personel refahı
GenAI kullanmanın faydasının bir kısmı, onlara gerçekten önemli olana odaklanmaları için nefes alma alanı vererek konsey personelinin refahını desteklemekten gelecektir. Örneğin belediyeler, personelin hasta olduğu zamanlarda oluşan boşlukları doldurmak için kurum personeline çok fazla harcama yapıyor.
Umudumuz şudur ki eğer personel, yönetici yükü bir miktar kalktığı için daha kısa saatler çalışırsa, bu durum onların refahını artıracak ve hastalık izni alma olasılıklarını azaltacak ve belediyenin parasından tasarruf sağlayacaktır.
Popplewell, “İnsanların becerilerini daha karmaşık işler için kullanmalarını ve daha fazla sorunu çözebilmelerini sağlamak istiyorum” dedi. “Sanırım ödülün olduğu yer burası.”
GenAI’nın kullanılma biçimlerinin ötesinde, doğruluğu artırmak ve rapor oluşturmayı hızlandırmak için daha fazla veri girişini otomatikleştirmek için bu araçların kullanılması gibi daha başka uygulamalar da olabilir.
“Çok büyük bir potansiyel var: Bu bizim için buzdağının görünen kısmı” dedi. “Bu, nefes alma alanı ve inovasyon alanıyla daha iddialı olmamızı sağlıyor. Barnsley Belediyesi’nde her zaman cesur olmaktan bahsediyoruz ve istediğimiz de bu. Bu hırs için bize alan sağlıyor.”