Bu, çalışanların ofis toplantı odalarında toplantıları kolayca planlayabilmesini ve uzaktan katılımcıları dahil edebilmesini sağlar.
Hibrit çalışma geldi; bu, iş esnekliği açısından harika bir şey ancak ofis alanı yönetimi ve toplantı planlaması konusunda zorluklara yol açabilir. Artan kira maliyeti ve sınırlı alan kullanılabilirliği nedeniyle, işletme sahipleri ve yöneticilerinin kuruluşlarının toplantı alanlarını ne kadar iyi yönettiğini gözden geçirmeleri için ideal bir zaman.
Bu makalede, Concierge Displays’in her türlü ofis alanının etkin kullanımını sağlayan, kullanımı kolay, entegre bir toplantı odası yönetim sistemi sağlayarak bu zorluğun üstesinden nasıl geldiğini araştırıyoruz.
Toplantı odası yönetimiyle ilgili zorluklar
Pek çok Avustralyalı kuruluş, toplantı odası yönetimi konusunda zorluk yaşamaya devam ediyor; birçok ofis toplantı odası az kullanılıyor veya iki kez rezerve ediliyor.
Ne yazık ki, ofis alanı yönetimi büyük ölçüde manuel bir süreç olmaya devam ediyor ve geleneksel toplantı yönetimi, dijital takvimler ve video konferans gibi modern iş akışı uygulamalarıyla entegre olacak şekilde tasarlanmamıştır. Bu, personeli odalar için rezervasyon sisteminin olmadığı veya farklı takvim entegrasyonları aracılığıyla farklı odaların rezerve edilebildiği durumlarda bırakır.
Toplantı odalarını yönetmenin etkili bir yolu olmadığında çifte rezervasyonlar ve çatışmalar yaşanabilir, bu da gereksiz personel gerginliğine, verimsizliklere ve alan israfına neden olur.
İşletmeler kaynaklarını optimize etmeye ve ofis alanından en iyi şekilde yararlanmaya çabaladıkça, toplantı odalarının verimli yönetimi, üretkenliğin ve maliyet etkinliğinin önemli bir yönü haline geldi.
Concierge Vitrinleriyle Daha İyisiyle Tanışın
Manuel toplantı yönetimiyle ilgili geçmişteki zorluklara rağmen, artık BT departmanlarının verimliliği artırma ve iş süreçlerini kolaylaştırma konusunda daha iyi seçenekleri var.
Concierge Ekranları, kullanımı kolay, kurulumu kolay bir toplantı odası yönetim sistemi için pazardaki bir boşluğu doldurmak üzere yaratıldı. İlk toplantı odası rezervasyon sisteminin 2014 yılında piyasaya sürülmesinden bu yana Concierge Displays, Avustralyalı kuruluşların daha verimli çalışmasına yardımcı oluyor ve bu süreçte personelin hayal kırıklığını hafifletiyor. Bugün Concierge Toplantı Odası Ekranları sayesinde toplantı odaları, sınıflar ve ortak alanlardaki binlerce toplantı zamanında ve planlı bir şekilde gerçekleştiriliyor.
Oda yönetim sistemi, duvar ekranları ve oda rezervasyon verileriyle Concierge Displays, ekranı toplantı odasının dışına kurmayı kolaylaştırır ve teknoloji, bir dizi farklı takvim ve zaman çizelgesi sistemiyle tamamen uyumludur.
İster Google Takvim, Outlook, Office 365, Syllabus Plus’ta standartlaştırılmış olun, ister Teams veya Zoom ile çalışıyor olun, Concierge Displays yukarıdakilerin tümü ve daha fazlasıyla uyumludur.
Kurulumu kolay olduğundan işletmelerin oda kullanımını ölçmesine ve toplantı odalarından en iyi şekilde yararlanmasına olanak tanır ve her büyüklükteki işletme, eğitim kurumu veya devlet kurumu için uygundur.
Cihazların kurulumu genellikle bir AV/IT kurulumcusu/entegratörü veya bir elektrikçi tarafından kolaydır ve kaynak takvimine sorunsuz bir şekilde bağlanır.
HD çözünürlüklü ekranları sayesinde oda rezervasyonu ve planlaması net ve kolaydır. Ekipler yaklaşan ve müsait toplantı odalarını görebilir ve o gün için bir toplantı rezervasyonu yapabilir. Anlık buluşmalar için yerinde toplantı rezervasyonu yapabilmek de yararlı bir özelliktir.
Ayrıca Concierge Companion bulut uygulaması, oda rezervasyonunu izleme, temassız bir deneyim için QR kodu seçeneği ve yapılandırma ve tutarlılık kontrolleri gibi çeşitli kullanışlı işlevler sağlar. Cihazlar özel tasarım kaplamaları destekler ve mesajlar UDP tarafından tetiklenebilir.
Concierge Companion, personelden toplantının başında toplantı odasına giriş yapmalarını isteyerek hangi toplantı odası rezervasyonlarının kullanıldığını ve hangilerinin ofis kaynaklarını boşa harcadığını takip edebilir.
Bu güçlü raporlama aracı, rezerve edilen toplantı alanlarının gerçekten rezervasyon yaptıranlar tarafından kullanıldığından emin olmak için BT yöneticilerine oda analizleri ve oda kullanım sayıları hakkında değerli bilgiler sağlar.
Konsiyerj Ekranları, çifte rezervasyonları ortadan kaldırarak ve personelin oda rezervasyonlarına gelmesini sağlayarak işletmenizin toplantı odalarınızdan en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olacaktır.
Kira ve ofis alanının giderek artan maliyeti nedeniyle, Concierge Display’ler işletmelerin özel alanlarını etkili ve verimli bir şekilde kullandıklarından emin olmalarına yardımcı olabilir.
Tüm Concierge Display ürün yelpazesini burada görün ve bir sonraki Görsel-İşitsel projenizi Jands ile burada tartışın.
Buradaki videoya bakın.