Hükümetin muhasebe gözlemcisi, İK ve muhasebe sistemlerinin yerini alacak bir projedeki ciddi başarısızlıklardan sonra Polis Koleji’nin denetlenmiş hesaplarını onaylamayı reddetti ve polislik organizasyonunu finansmanını düzgün bir şekilde yönetemedi.
Ulusal Denetim Ofisi (NAO), Birleşik Krallık’taki polis güçleri arasında polislik mükemmelliğini teşvik eden Polislik Koleji’nin, proje ile “bilinen sorunları” çözmeden yeni muhasebe ve bordro sistemleriyle “canlı” olduğunda sorun yaşadığını buldu.
NAO, NAO’nun bu hafta bildirdiğine göre, SAP tabanlı muhasebe sisteminden ev ofisinin Oracle tabanlı Metis muhasebe sistemine ve yeni bir bordro sağlayıcısına geçişi düzgün bir şekilde yönetemeyen Polis Koleji-SECKEMENT Memurları da dahil olmak üzere 600 kişilik bir kadroya sahip olan Polis Koleji.
Kolejin finansal sistemlerindeki yanlış bilgiler, ev ofis bütçesine karşı 1,3 milyon sterlin fazla harcamaya, yıllık raporunun geç ve eksik teslimatına ve NAO’ya verilmesine ve Kolej’in Şirketler House’a hesaplama için yasal son tarihi karşılamamasına yol açtı.
Kolej, Metis’e erişimi olan, hassas sistem verilerine, potansiyel veri ihlallerine ve güvenlik açıklarına yetkisiz erişim riski yaratan kullanıcıların görünürlüğü veya gözetimi yoktu.
NAO’nun denetleyicisi ve denetçisi Gareth Davies, bu hafta bekçi köpeğinin 2023-2024 finansal tabloları hakkındaki denetim görüşünü “görüş oluşturacak yeterli ve uygun kanıt elde edemedikten sonra” “reddetti”.
NAO bu yıl Şubat ayında denetim çalışmalarını bitirdiğinde, kolej NAO’ya denetim örneğinin% 56’sını doğrulamak için gereken kanıtları sağlayamamıştır.
Metis Projesi
Başarısızlıklar, Polislik Koleji’nin, maliyetleri azaltmak ve devlet dairelerinin verileri paylaşmasını kolaylaştırmak için bir programda hükümet arka ofis hizmetlerini Oracle Cloud’a taşımayı amaçlayan Metis Projesi’ne katılma hareketini takip ediyor.
Polis Koleji, mevcut SAP IT sistemlerini Ekim 2023’te İçişleri Bakanlığı’nın Oracle tabanlı Metis Cloud hizmetine taşıdı ve aynı gün bordro sistemlerini CGI UK’den aktardı, yeni bir tedarikçi, Paylaşılan Services Connected Limited (SSCL) ile sınırlı.
Bununla birlikte, NAO’ya göre, kolej SAP sistemlerindeki işlemlerin doğru ve tamamen Metis’e aktarıldığını “satır” temelinde kontrol edemedi.
Polis Koleji Finans Ekibi, yeni ve önceki BT sistemi boyunca finansal işlemlerin doğru toplam rakamlarını üretemedi.
Yıl sonuna kadar, üniversitenin finansal kayıtlarının bütünlüğü konusunda “önemli endişeler” vardı ve bu da 1,3 milyon sterlin fazla harcamaya katkıda bulundu.
Sorunlar, doğru teknik ve finansal becerilere sahip insanların eksikliği nedeniyle daha da kötüleşti. Kolej, SAP muhasebe sistemi hakkındaki bilgisi nedeniyle, uzun bir izin almayan tek bir personele güveniyordu ve muhasebe ekibini denetleyen yönetim kurulu üyesi nitelikli bir muhasebeci değildi.
Polis Koleji yıllık raporunda, “İki sistem boyunca göç edilen veriler hakkında güvence sağlamak son derece karmaşık ve zaman alıcıydı” dedi. “NAO’s BT denetim uzmanları, Metis’in kendisinin benimsenmesinden kaynaklanan ve üniversitenin finansal verilerinin bütünlüğünü etkileyen önemli yönetişim ve kontrol zayıflıkları olduğunu buldu.”
Üniversite Tedarikçi’den verilere erişilemiyor
Polis Koleji, Metis’in diğer devlet daireleriyle paylaşılan dış kaynaklı bir hizmet olduğu için, 2023-24 mali denetimi için gerekli “önemli miktarda bilgiye” erişemediğini açıkladı.
NAO denetçileri, İçişleri Bakanlığı’nın SSCL ile sözleşmesinin, servis sağlayıcının denetim için gereken bilgileri polislik kolejini vermesini gerektirmediğini keşfetti. Bu, ev ofisi sözleşmeye “değişim talebi” müzakere ederken önemli gecikmelere yol açtı.
Denetçiler, SSCL’den bordro verileriyle birlikte dört ay beklemek zorunda kaldı, bu sadece Polis Koleji’nin süreci hızlandırması için destek için ev ofisine resmi bir talepte bulunduktan sonra teslim edildi.
Durum, kilit görevlerdeki boş pozisyonlar da dahil olmak üzere kolejin küçük finans ekibindeki kaynak eksikliği ve denetim döneminde hastalık nedeniyle bir dizi insanın bulunmadığı için daha da kötüleşti.
Davies, denetim açıklamasında, Polis Koleji’ndeki yöneticilerin, finansal tablolarını yayınlama için onaylamadan önce işlemlerin doğruluğu üzerine sonuçlara varmak için “uygun kanıt” sağlayamadıklarını söyledi.
Bunlar, bordro fonksiyonunun SSCL’ye dış kaynak kullanıldığı, 32 milyon sterlin harcama yapıldığı ve 4 milyon sterlin nakit ve nakit eşdeğer bildirildiği 52,8 milyon sterlinlik personel maliyetleri içeriyordu.
Finans ekibindeki değişiklikler
Polislik Koleji CEO’su Andy Marsh, yaptığı açıklamada, icracı olmayan bir yönetmen ve eski denetim ortağı da dahil olmak üzere Finans ekibinde önemli değişiklikler yaptığını söyledi.
“2023’te kolej, değişim gerçekleşirken verileri doğru bir şekilde taşımamız ve yeni prosedürler ve süreçler sunmamız için bir dizi zorluk sunan yedek bir kamu sektörü finansmanı ve İK sistemi uyguladı” dedi. “Ne yazık ki, geç hesapların açılmasına ve bütçeye fazla harcanmasına neden oldu.
“Yeni finansal sistem şimdi tamamen uygulanmış ve iyi çalışıyor,” diyen Marsh, “bir sonraki hesaplarımızın doğru bir şekilde dosyalanacağından emin olabileceğini” de sözlerine ekledi.
Bununla birlikte, yıllık raporunda, kolej, 2024-25 finansal hesap açılış bakiyelerinin, bir denetçinin finansal tabloların yönleri hakkında şüpheleri ifade ettiği nitelikli bir denetime tabi olmasını beklediğini söyledi.
2025-26 hesapları için tamamen niteliksiz bir denetim görüşü için çalışacağını söyledi.
Olayların Zaman Çizelgesi
1 Ekim 2023
Polis Koleji, SAP muhasebe sisteminden İçişleri Bakanlığı tarafından kullanılan Oracle tabanlı Metis Muhasebe Sistemine göç eder.
Üniversite, bordro işlevlerinin çoğunu hükümet tarafından kullanılan bir yüklenici olan SSCL’ye aktarıyor. Bordro daha önce başka bir yüklenici, CGI UK IT LIMITED tarafından işletilmişti.
Kolej, SAP sistemindeki tüm işlemlerin doğru bir şekilde ve Metis’e tam aktarıldığını “satır satır esasına göre” kontrol edememektedir.
1 Ekim 2023 – 31 Mart 2024
Polis Finans Finans Koleji personeli doğru finansal yönetim bilgileri hazırlayamaz.
Kolej, yeni ve önceki finansal BT sistemlerinde doğru toplam işlem rakamları üretemez.
Mali yılın sonunda, finansal kayıtların bütünlüğü konusunda önemli endişeler vardır.
Üniversitenin maliyesinin zayıf görünürlüğü, yıl sonu fazla 1,3 milyon £ ‘a katkıda bulunur.
Kasım 2023
Bordro sağlayıcısı SSCL, Polis Koleji’ne, Kolej’in finansal tablolarının dış denetimi yapamayacağını söyler, çünkü bu, İçişleri Bakanlığı tarafından kabul edilen hizmetler listesinin bir parçası değildir.
24 Kasım 2023
SCCL, harici bir denetime izin vermek için resmi bir “değişim talebi” bildirimi alır.
Nisan 2024
İçişleri Bakanlığı, konsolide finansal tablolarını 2023-24 için hazırlamak için Kolej’in muhasebe kayıtlarına güvenemiyor.
Kolejin 2022-23 hesaplarından denetlenmemiş sayıları, üniversitenin 2023-24 hesapları için bir vekil olarak kullanır.
Ağustos 2024
Mali yılın bitiminden beş ay sonra, kolej hala 2023-24 mali durumunda düzenlemeler yapıyor.
Kolej, müteahhitleri SAP bilgisi ve bir finans müdürü ile eski SAP finans sisteminin nasıl çalıştığı hakkındaki bilgisinde boşlukları doldurmak için işe alır. Sadece kısmen başarılı.
2 Eylül 2024
Polis Koleji, NAO’daki denetçiye ve genel denetçiye hesap vermek için son tarihi kaçırıyor.
26 Kasım 2024
Polis Koleji NAO’ya taslak yıllık rapor ve temel finansal verileri eksik olan hesaplar sunmaktadır.
Ocak 2025
İçişleri Bakanlığı, Polis Kolej Finans Departmanını denetlemek için nitelikli bir muhasebeci saniye, bu noktaya kadar muhasebe nitelikleri olmayan biri tarafından denetlendi.
Şubat 2025
Polis Koleji, NAO Denetçisi tarafından test edilen örnek sorguların% 56’sını desteklemek için yeterli kanıt sağlayamıyor.
Mart 2025
Polis Koleji Dosyaları KDV, 31 Mart 2024’ten beri bunu yapamadıktan sonra Aralık 2024’e kadar geri döner.
31 Mart 2025
Polis Koleji, Hesaplarını Şirketler Evi ile birlikte sunamadıktan sonra finansal cezalara neden olur.
1 Nisan 2025
Kolej, finans ekibini yürütmek için muhasebe nitelikleri olan bir finans ve ticari direktör atar. Daha önce, ekip finansal nitelikleri olmayan biri tarafından yönetilmişti.
25 Nisan 2025
Kolej, NAO’ya tam yıllık rapor ve finansal tablolar sunmaktadır.
Mayıs 2025
Kolej, 31 Mart 2025’te sona eren çeyrek için KDV getirisini sunar.
Temmuz 2025
NAO, Polis Koleji’nin 2023-24 hesaplarını “reddediyor”.