Monash College, daha geniş bir finans dönüşümünün bir parçası olarak kurumsal performans yönetimini elden geçirdi ve diğer zorlukların yanı sıra uluslararası öğrenci sınırlarının gelir etkisini gezdirmesine ve tahmin etmesine yardımcı oldu.
Uluslararası öğrencileri Monash Üniversitesi’ne hazırlayan kolej, uygulama konusunda Cubewise ile ortaklık kurarak IBM Planning Analytics’i (daha önce TM1 olarak bilinir) tanıttı.
Finansal Hizmetler ve Dönüşüm Yardımcı Direktörü Michael Williamson bir Gartner Zirvesi’ne büyük ölçekli finansal dönüşümün 2023 ortalarında yapıldığını söyledi.
Williamson, “Sahip olduğumuz her sistemi değiştirdik veya yükselttik: ERP, Ödeme İhale, Bazı Güvence Yazılımı, Birden Fazla Ödeme Ağ Geçidi ve Tabii ki Kurumsal Performans Yönetim Sistemimiz” dedi.
Kolej, dönüşüme yol açan isimsiz bir planlama aracı kullanıyordu, ancak Williamson teknik sınırlamalar, iç aşinalık ve tercihler nedeniyle, eserin çoğunun aslında Excel’de yapıldığını belirtti.
“İyi bir miktar ödediğimiz bir planlama sistemimiz vardı, [but] Tüm bütçeler, tahminler, [and] Senaryolar hala Excel’de yapıldı ve planlama sistemine bir veritabanı olarak yüklendiler. “Dedi.
Bu planlama sistemi şimdi planlama analizi ile değiştirilse bile, Excel kullanımı hala devam ediyor, Williamson ikisini “tamamlayıcı” olarak görüyor.
“Excel’i planlama analizi ile kullanıyoruz. Excel’e bir arayüz var ve basit analizimizde bize yardımcı oluyor [and other] Temel şeyler, “dedi.
Williamson, “Excel’den kurtulmanın” bir yolu olarak pazarlanan satın alma sistemlerine karşı danışmanlık yaptı.
“Bu olmayacak. Excel’i takımlarınızdan uzaklaştırırsanız, onlara çok fazla keder vereceksiniz” dedi.
“İtiraf ediyorum, yapacağımızın bu olduğunu düşündüm – Excel’den kurtulurduk.
“Ama şu anda bile, artık bir hesap makinesi bile kullanmıyorum. Bir hesaplama yapmam gerekiyorsa, yaptığım ilk şey Excel’i açmak.”
Senaryo planlaması
Monash College’ın sahip olduğu temel senaryo planlama gereksinimlerinden biri, federal hükümetin sınırının yabancı öğrenci kayıtları üzerindeki etkisini modellemekti.
Williamson, “Geçen yıl, federal hükümet bazı sınırları duyurmaya karar verdi.” Dedi.
“Sanırım 50’yi ittik [or] 60 senaryo, ağırlıklı olarak uluslararası ortamlarımızda sınırlandırılabileceğimize dair bir hafta içinde. “
Planlama Analytics, üniversiteye kısa bir süre sonra birçok senaryoyu modelleme yeteneği sağlamada büyük bir rol oynamıştır.
Uygulamadan önce, kolej tek bir senaryo yürütmek için bir haftaya ihtiyaç duymuştu.
Üniversitenin satış modeli planlamasının merkezi bir parçasıdır. İşgücü ve alarm olmayan giderlerin hesaplanması ve “bilanço ve gelir tablosunun” etkisinin doğru bir resmini sunmak için bir değerde tek bir değişiklik akabilir.
“Bu girişimden geçmeden önce, dört günlük bir ay sonu kapalı, bir tahminde iki haftalık bir geri dönüşte çalışıyorduk. [and] Bir senaryo yapmak istiyorsanız – senaryo başına bir hafta daha ekleyin, çünkü sadece tahmin sürecini her senaryo ile çoğaltıyor ve yeniden yapıyorduk, “dedi Williamson.
“Şimdi iki günlük bir kapanıştayız ve bu yıl tahmin ve raporda iki günlük bir dönüşe geçmeyi planlıyoruz.
“Yani bir aydan iki buçuk hafta sonra bir aydan dört günden dört güne rapor vermeye gidiyoruz ve bir tahmin yapıldı ve bu senaryolar içeriyor. [we might run]. “
Williamson, planlama sistemini değiştirirken ekibinin aradığı bir şeyin finans ekibinin sahip olabileceği ve yönetebileceği bir şeyin olması olduğunu belirtti.
Önceki planlama sisteminin “finansa ait olamayacağını” belirtti. Bu, sistemin güvendiği iş kurallarını değiştirmeyi zorlaştırdı.
“Bu bir planlama sistemi. Kurallarınız her zaman değişiyor – işinizle birlikte büyüyorlar” dedi.
“Bu kuralları sürekli olarak ayarlıyorsunuz, ancak bunu bizimle yapamadık [previous] Planlama Sistemi. “
Williamson, iş kurallarını revize edebilmenin veya değiştirebilmenin, sektördeki değişimin hızına ayak uydurmak ve aynı zamanda yeni fikirlerden toplandıkça yararlanmak için önemli olduğunu söyledi.
“Projeleri her zaman döndürüyor ve kapatıyoruz” dedi.
“Tek gereken bir kişi harika bir fikre sahip olmak ve aniden, bunu yaparsak veya yapmazsak, işletmenin beş yıl içinde nasıl görüneceğini görmemiz gereken bir senaryomuz var.
Williamson ayrıca, planlama geçişinin başarısında kilit bir faktörün değişime yatırılan çaba miktarı olduğunu belirtti.
Şirketlerin genellikle bir kurumsal kaynak planlaması (ERP) dönüşümüne önemli çaba harcadığını ve bir planlama sistemi değişiminin de bu odak ve dikkat seviyesinden faydalanabileceğini söyledi.
“Birçok şirketin bir ERP dönüşümüne çok fazla ağırlık verdiğini görmek gerçekten ilginç ve bunu anlıyorum: risk, uyum ve raporlamaya bağlı, ancak aslında çok fazla değer sağlayan şey planlama ve analitik uygulamanızdır.” Dedi.
“Kurumsal performans yönetiminiz karar verme, senaryo modellemesi ve tahminine yardımcı olur. Bu nedenle planlama çözümümüze çok fazla çaba sarf ediyoruz.” [aswell”