McDonald’s Avustralya, başlangıçta geçen yılki FIFA Kadınlar Dünya Kupası için Sidney’de ‘kızartma’ tarzı bir pop-up restoranın teslimatına yardımcı olmak amacıyla proje yönetimi için monday.com’u kullanmaya başladı.
McDonald’s Avustralya’nın iş süreci lideri Matt Carey.
İş süreci lideri Matt Carey, monday.com Elevate 2024 konferansında, kurumsal merkeze vardığında proje yönetiminin toplantılar, e-tablolar, belgeler, e-posta takipleri ve manuel koordinasyondan oluştuğunu söyledi.
Carey işi biliyor; ekipten merkez ofise kadar yükseldi. McDonald’s’ın Dünya Kupası’na katılımını Sidney’in kuzeyindeki Thornleigh merkez ofisinde otururken öğrendiğini hatırlıyor.
Darling Limanı’nda patates kızartması ve özel soslar sunan özel bir “kızartma” restoranının merkez noktası olmasıyla sonuçlanan, etkileşimli deneyimlerden oluşan büyük bir kampanya planlandı.
Carey, “Bu çok büyük bir girişim” dedi.
“Bu, milyonlarca McDonald’s müşterisinin yanı sıra dünya çapındaki futbol taraftarlarında da yankı uyandıracak bu kampanyayı planlamak ve yürütmek için birçok insanla akıl almaz miktarda işbirliği gerektirdi.”
Carey, hızlı servis restoranının mevcut proje yönetimi metodolojisi ve araçlarıyla bunu yürütmenin zor olacağına inanıyordu.
“Elektronik tablo dağları, belge dağları ve sonsuz e-posta zincirleri altında sıkışıp kalmıştık. Her şeyin kendi e-tablosu ve veri sayfası vardı. Bu bir manuel kabustu” dedi.
“[Pre-FIFA] Kendimi haftada 20 saatten fazla her şeyin nerede olduğunu, neler olduğunu, hangi iş onaylarının gerçekleştiğini, bundan sonra ne yapacağımı ve kiminle iletişime geçmem gerektiğini takip etmeye çalışırken buldum.”
Carey, proje yönetimini projeye katılan herkes için basitleştirmek istiyordu: “Bu, McDonald’s’a başkalarının projelerini daha resmi, daha hızlı bir şekilde hayata geçirmelerine yardımcı olacak ve zamanı biraz daha verimli hale getirecek bir sistem getirmekle ilgiliydi.”
Birkaç aracı denedi; bunlardan biri Monday.com’du. Bu platform aracılığıyla McDonald’s, “tüm projelerimizin kuşbakışı görünümünü” sağlayacak bir gösterge panosu oluşturdu.
Platform daha sonra “zaman çizelgelerimizi ve eyleme dönüştürülebilir planlarımızı” koordine etmek ve takip etmek için kuruldu. [items]yani projenin yolunda gitmesini sağlayacak temel önlemler.”
“Arka planda, işleri ileriye taşımak için gerçekten basit bazı otomasyonlarla başladık ve bazı gereklilikleri ortadan kaldırdık. [follow-up or coordination] e-postalar ve hatta toplantılar.”
Şirket, proje koordinasyonuna yardımcı olan 100 ila 150 arasında otomasyona sahiptir.
Carey, “FIFA kapıyı çaldığında, kaslarımızı gerçekten çalıştırmanın ve monday.com platformunu ve yeni proje yönetim sistemimizi kullanmaya başlamanın tam zamanıydı” dedi.
“Bunun için tüm durakları çekmek zorunda kaldık.”
McDonald’s, monday.com’u kullanarak “kampanyanın her adımını, zaman çizelgelerimizi ve bunu gerçekleştirmek için ihtiyaç duyacağımız önemli eylem öğelerini haritalandırdı.”
“Birbirimize bağlı [dash]Kurullar, pazarlama ekibimizden operasyon ekibimize, lojistik ekibimizden tedarikçilerimize kadar ekiplerimizin farklı ülkelerde, farklı eyaletlerde ve farklı şirketlerde olmalarına rağmen senkronize çalışmasına olanak sağladı.
“Liderlik ekibimiz, sonsuz toplantılar yapmak zorunda kalmadan, tam olarak nasıl gittiğimizi bir bakışta takip edebildi ve bu da hızlı kararların alınmasına olanak sağladı.
“Sorunlar ortaya çıktığında, daha az resmi bir şekilde hızlı çözümlere olanak tanıyan iletişimleri ve kanalları kolaylaştırdık.”
Bu, “kızartma” konseptinin başarıyla uygulanmasına olanak sağladı.
Carey, “Birlikte futbol ve patates kızartması aldık, bu da unutulmaz anılar yarattı” dedi. “25 gün ticaret yaptık, 210 saat fiili çalışma yaptık ve 31.632 set sattık [of] patates kızartması.”
Platform o zamandan beri çok daha fazla projenin yürütülmesini desteklemek için kullanıldı. Ayrıca merkez ofisteki diğer ekipler tarafından da kendi operasyonel koordinasyon amacıyla kullanılıyor.
Carey bir dizi sonucu paylaştı.
“Bizim elimizde [project] Haftada 20 saatten sadece dört saate düştü” dedi.
“kaçındık [sending] Ayda 20.000’den fazla gereksiz e-posta alıyoruz ve bunu yapmaya devam ediyoruz.
“Ve ayda 1224 saat tasarruf ediyoruz, bu da yedi tam zamanlı çalışanın eşdeğeridir.”