Stockland’dan satın alınan 58 emeklilik yaşam köyünü işleten Levande, işletmenin eski sahibinden ayrılma sürecini tamamlamak için 10 ayda yeni D365, Salesforce ve Dayforce çekirdek sistemlerini kurdu.
Amanda Tober (ortada) Dayforce Daybreak konferansında konuşuyor.
Stockland, emeklilik yaşam işletmesini 2022 yılında 987 milyon dolara EQT Infrastructure’a sattı ve şirket daha sonra Levande olarak yeniden markalandı.
Geçtiğimiz günlerde Dayforce Daybreak konferansında konuşan İnsan Kaynakları Sorumlusu Amanda Tober, İK sistemlerinin Dayforce’a taşınmasını ve daha geniş kapsamlı ayrılma sürecini ayrıntılı olarak anlattı.
Tober, “Destek fonksiyonlarının çoğu Stockland’dan gelmedi, bu yüzden bu, giriştiğimiz ayırma projesinde karşılaştığımız birçok zorluktan biriydi” dedi.
“Levande’den itibaren Stockland’dan ayrılmak için 12 ayımız vardı.
“İşletme genelindeki tüm destek fonksiyonlarını kurmak, tüm yeni programları, uygulamaları, politikaları ve süreçleri oluşturmak için 12 ayımız vardı.
“Kurum genelindeki her sistem ve platformun yeni olması gerekiyordu; D365, Salesforce, Dayforce, her şeyi aynı anda yapmak zorundaydık ve canlı yayına geçişimizde hiçbir esnekliğimiz yoktu.”
Daha önce Ceridian adıyla bilinen, hepsi bir arada çalışan yönetim platformu olan Dayforce’un ilk temel modülleri yedi ay içinde yapılandırıldı ve kullanıma sunuldu.
Tober, “Canlı yayını iki aşamada gerçekleştirmeye karar verdik” dedi.
“Geçtiğimiz yılın Şubat ayında sözleşmeyi imzaladık ve Eylül ayında canlı yayına geçtik, dolayısıyla çok agresif bir canlı yayına geçiş zamanlaması belirledik.
“Eylül ayında birinci aşamayı hayata geçirdik [2023]”Bu modüllerin çoğunu kapsıyordu ve ardından bu yılın Haziran ayında performans, tazminat, yetenek ve ardıllık olmak üzere kalan modüller için ikinci aşamayı hayata geçirdik.”
Tober, Stockland’ın İK’nın farklı yönlerini, özellikle SAP’yi yönetmek için ayrı sistemler kullandığını, ancak Levande’deki ekiplerin mevcut ortama erişimlerinin olmadığını ve nasıl yapılandırıldığına dair çok az görünürlüğe sahip olduklarını söyledi.
“Çok hızlı kararlar almamız ve kendimizi desteklememiz gerekiyordu,” dedi. “Bunun etrafında harika kaynaklar ve harika uzmanlıklarla kendimizi çevrelediğimizden emin olmalıydık.”
Şirket, Dayforce platformunu ayakta tutmak için şirket içi ortaklarla, Dayforce ve Pinpoint HRM adlı bir entegratörle yakın bir şekilde çalıştı.
“Dahili ortaklara, BT ekibinize, finans ekibinize ihtiyacınız var ve ben de yepyeni bir P&C oluşturmak zorunda kaldım. [people and culture] takım, bu yüzden onları almam gerekiyordu [all] Tober, “Yolculukta da oldukça hızlı ilerliyoruz” dedi.
Şirket içi BT ile ortaklık özellikle önemliydi çünkü birden fazla sistemin aynı anda kurulmasıyla Levande’nin farklı bölümleri aynı şirket içi kaynağın dikkatini çekmek için rekabet ediyordu.
“Hepimiz D&T için savaşıyorduk [digital and technology] Tober, “Kaynaklar ve hepimiz dönüşüm kaynakları için mücadele ediyorduk çünkü hepimiz aynı anda sistem uygulamaları yapıyorduk” dedi.
“Önemli olan, bu kilit paydaşlarla harika ilişkiler kurmak ve onları olabildiğince etkilemektir.”
Daha önce Oracle uygulamalarında şirketle çalışmış olan Pinpoint HRM’den de dışarıdan yardım aldı.
“İlk telefon görüşmesini yaptıktan bir hafta sonra, [Pinpoint HRM’s] CEO Craig [Aunger] ve danışmanlarından birkaçı, yeni CIO’muzla, yeniydi ve ekibi yoktu, yeni baş dönüşüm sorumlumuzla, yeniydi ve ekibi yoktu ve ben de yeniydim ve ekibi yoktu, toplantı odasında oturuyorduk ve ‘bunu başarabilir miyiz?’ diye çok açık ve dürüst bir konuşma yaptık, o zamana kadar 10 ay olacaktı.
“Hepimiz yapabileceğimizi kabul ettik ve programı oradan çok hızlı ve öfkeli bir şekilde başlattık. Bir hafta içinde sistemden neye ihtiyacımız olduğunu düşündüğümüzü anlamaya çalışarak tam gün süren bir keşif oturumu yapıyorduk.”
Tober, Dayforce’un uygulanmasının başarılı olduğunu ve doğru bir tercih olduğunu söyledi ancak geçiş sürecine daha fazla zaman dahil edilmiş olsaydı Stockland’ın sistemlerinin daha iyi görünürlüğü için çaba göstereceğini belirtti.
“Daha fazla zamanımız olsaydı, Stockland’daki yapılandırmayı ve kurulumu ve gelecekte neleri inşa etmemiz gerektiğini anlamak için daha fazla zaman harcardım” dedi.
“Ben de – bunu söylüyorum ama bunu alıp alamayacağımı bilmiyorum – neredeyse Stockland’dan örgütümüze geçici görevlendirme talep edecektim, çünkü tüm süreç boyunca kendimizi oldukça kör hissettik.
“Yani, eğer herhangi biri TSA kapsamında faaliyet gösteriyorsa [transitional service agreement] ve bir işi ayırırsanız, mevcut organizasyonunuzdan yeni organizasyonunuza bazı geçici personel almaya çalışın.
“Bu çok yardımcı olurdu ve muhtemelen gerçekten çabalamak isteyeceğim tek şey olurdu.
“Başka her şey gerçekten güzel olurdu ama sonunda çok iyi bir sonuç elde ettik.”
Tober ayrıca Levande’nin yeni sistemleri kurmanın yanı sıra eş zamanlı olarak yürüttüğü kültürel değişim faaliyetlerini anlattı; bu çalışmaların bir kısmının amacı, Stockland’dan gelen 350 çalışanın tamamen yeni bir sistem paketine alışmasını ve kendilerini rahat hissetmelerini sağlamaktı.
“Halkımızın tüm yeni sistemleri aynı anda öğrenmesi gerekiyordu” dedi.
“Bu değişime yardımcı olmak için, Stockland’a saygılı ancak geleceğe odaklanan yeni bir kültür oluşturmaya öncelik verdik ve geleceğe odaklanmanın temelinde emeklilerimizin bağımsız yaşama bağlılığı, sağladığımız bakım ve mükemmellik ile sektör genelinde sağladığımız güven vardı.”
Tober, işletme genelinde kültürel değişimi yönlendirmek için bir grup “kültür bağlayıcı”nın bir araya getirildiğini söyledi.
“Bunu diğer her şeyle aynı anda yapmaya yönelik bilinçli bir karar aldık, bunu bırakıp 12 ay sonra yapmak çok kolay olurdu, çünkü eğer kültürü oluşturursak bunun organizasyon genelinde değişimi yönlendirmeye yardımcı olacağını biliyorduk” dedi.
“Bir ‘yakma platformumuz’ vardı, bu yüzden biraz daha kolaydı, ancak bu ‘yakma platformunu’ neden yapmamız gerektiğini açıkça belirtmek ve gelecekteki durumun mevcut durumdan nasıl farklı görüneceğinden bahsetmek ve farklı sistemlere sahip olmak gibi bazı sorunlu noktalardan yararlanmaya çalışmak için kullandık – biri zaman çizelgenizi yapmak için, diğeri izninizi koymak için vb. – ve bunları değişimin nedenleri olarak kullanmak ve herkesi işe dahil etmek.”
Tober, 58 emeklilik köyünde ayrıca, “tüm projelerimize, dönüşüm ve ayrıştırma çalışmalarımıza yoğun şekilde katılan” köy değişim ajanı ağları veya VCAN’lar bulunduğunu söyledi.
“Bunlar çığır açıcı stratejiler değil ama büyük bir dönüşümü yönetiyorsanız uygulamaya koymanız gereken gerçekten önemli şeyler olduğunu düşünüyorum.” diye ekledi.
Ry Crozier, Dayforce’un davetlisi olarak Sidney’de düzenlenen Dayforce Daybreak konferansına katıldı.