Bu ayın başlarında, meclis üyeleri, Birmingham Kent Konseyi’nin Oracle’dan bir Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sisteminin uygulanmasında karşılaştığı geçmiş ve güncel konuları tartışma fırsatı buldular.
Konseyin 11 Mart’ta düzenlenen olağanüstü toplantısı, Konsey üyelerine Oracle ERP sisteminin uygulanmasıyla neyin yanlış gittiğine bakarak Şubat ayında bir Grant Thornton raporunun yayınlanmasının ardından endişelerini dile getirme şansı verdi. Nisan 2026’da yayınlanacak olan yeniden uygulama konusunda çalışmalar devam edecek. Toplantı sırasında konsey üyeleri bu son tarihin kaymayacağına dair güvence istediler.
Meclis Üyesi Albert, konseyin daha önce bir SAP ERP sistemi yürütmek için Capita ile 10 yıllık bir ortak girişimde bulunduğunu kaydetti. Bu 2018’de, konseyin BT işlevini verme ve bulut tabanlı bir Oracle ERP sistemine geçme kararını aldığı 2018’de sona erdi.
Bu süre zarfında Bore, Konsey’de BT uzmanlığının yapıldığını söyledi, ancak takip eden şey, Tore’a göre “öngörülebilir bir çöküş” idi.
Tam bir karmaşa
Daha önce ERP sistemlerini uygulama konusunda deneyime sahip olan Meclis Üyesi Meiron Jenkins şunları söyledi: “ERP sistemlerinin uygulanması 40 yıldır hayatım oldu ve o zamanlar oldukça kötü uygulamalar gördüm, ama bu gerçekten bir kerelik. Onu uygulamaktan ne kadar tam bir karmaşa yaptığınız gerçekten dikkat çekicidir. ”
Grant Thornton’un Para için Değer Raporunun Oracle ERP projesine ilişkin bulguları, ciddi yönetişim endişelerini, üst düzey yöneticiler arasında sahiplik eksikliğini ve olumsuz endişeleri caydıran bir kültürü vurgulamaktadır.
Jenkins’in belirttiği gibi, eğer üst düzey yöneticiler bir ERP uygulamasının ayrıntılarına yakından katılmıyorsa, yanlış gitme şansı önemli ölçüde artmaktadır. “Ve burada olan bu,” dedi Birmingham Kent Konseyi’nin SAP yerine Oracle uygulamasına atıfta bulundu.
Jenkins, 2020’de Birmingham Kent Konseyi Oracle projesine başlamadan önce bir inceleme soruşturması üzerinde işbirliği yaptığını söyledi. “Bazı önerilerde bulunduk. Keşke bu öneriler izlenirse, bu sorunların çoğundan kaçınılmış olurdu ”dedi.
Yaklaşan Oracle projesi hakkındaki meclis üyelerine 2020 mektubunda Jenkins, büyük ERP felaketlerini kapsayan bir makaleye bir bağlantı içeriyordu. “Koydum çünkü düşündüm [they could] Bu büyük ERP felaketlerini okuyun – ve bunlar, çok yanlış giden deneyimli kıdemli insanlar tarafından yönetilen büyük şirketlerdi. ”
Üst yönetimin başarısızlıklarının yanı sıra, bazı meclis üyeleri, konseyi denetlemek için ödenen dış profesyonellerin ERP uygulaması nedeniyle Konsey tarafından taşınan risklere daha fazla önem vermesi gerektiği endişelerini dile getirdiler.
Harici denetimle ilgili sorular
Bir meclis üyesi haftalık olarak şunları söyledi: “Üst düzey yöneticiler dış denetçiler için doğru değil miydi? Bence bu bir organizasyon olarak anlamamız gereken şeylerden biri. ”
Meclis Üyesi Lee Marsham şunları söyledi: “Bu raporda hepimiz endişelenmeliyiz çünkü siyasi eğilimlerimizden bağımsız olarak hepimiz yanıltıldık. Parti çapraz çalışma ruhuyla, denetim komitesinde doğru soruları soran ve çok üst düzey memurlar tarafından ‘Burada görecek hiçbir şey’ söylenen Meclis Üyesi Jenkins’i övmek istiyorum. ”
Marsham ayrıca Meclis Üyesi Paul Tilsey’in denetim komitesinin başkan yardımcısı olarak ve “Memurlara meydan okudu ve defalarca bunu yapmak için yanlış olduğunu söyleyen Meclis Üyesi Fred Grindrod’un çalışmasını övdü.
Marsham, Mart 2023’te dış denetçinin Oracle’ın önemli bir risk olmadığını bildirdi. “Dış denetçilerimiz [Grant Thornton] Geçen hafta denetim komitesine ilk kez de tüm gerçekleri anlatmadığını açıkladı. Kurumsal bir ortak olan dış denetçimiz daha fazlasını yapabilir mi? ” diye sordu.
Tilsey daha ileri gitti: “Raporu çok, çok dikkatli okudum. Grant Thornton’dan yapmam gereken bir eleştiri var, çünkü raporda üst düzey memurların Mark’a yanıt vermediğini açıkça söylüyor [Stocks] Ve ekibi. ” Grant Thornton için çalışan hisse senetleri Birmingham Belediye Meclisi’nin dış denetçisidir. Tilsey, “Sanırım bu tür bir durumda çok olumlu bir eylemde bulunmuş olabilirim,” diye ekledi Tilsey.
Mart 2023 Denetçisinin raporundan altı ay sonra, denetçinin proje ve yeniden uygulama konusunda daha fazla netlik aradığına dair çok açık bir gösterge var gibi görünüyor. Eylül 2023’ün Grant Thornton tarafından hazırlanan dış denetçi raporu, konseyin Oracle uygulamasının “güvenli ve uyumlu” aşamasının tamamlanması için bir hedef tarih belirlemesi gerektiğine dair yasal bir tavsiyeyi listeler. Denetçi, “Bunun 30 Kasım 2023’e kadar tamamlanması gerektiğini düşünüyoruz” dedi.
Başka bir yasal öneri şunları söyledi: “Konsey, üst düzey personelinin Oracle ‘güvenli ve uyumlu’ ve ‘yeniden uygulama’ aşamalarıyla diğer rakip baskıların yanında başa çıkma kapasitesini dikkate almalıdır.”
En son denetçinin raporu, “kritik projenin” en erken fırsatta tamamlanmasını sağlamak için konseyin ek kaynakların sağlanmasını sağlamasını önerir. “Bu, ek iç veya dış BT kapasitesi ve kapasitesi içerebilir. Uzun vadede, konseyin kendi BT kapasitesini ve kabiliyetini yeniden inşa etmesini sağlaması gerekecektir ”dedi.
Grant Thornton UK sözcüsü şunları söyledi: “Meclis üyeleri tarafından kamu yararına raporumuzla ilgili olarak gündeme getirilen yorum ve soruları not ediyoruz; Bununla birlikte, bu yorumların bazılarına katılmıyoruz ve belirli konsey üyeleri arasında denetçilerin sorumluluğunun temel bir yanlış anlaşılmasından kaynaklandıklarına inanıyoruz. Daha önce meclis üyelerine açıklandığı gibi, denetçiler konsey finansal sistemlerinin uygulanmasından sorumlu değildir – bu memurların ve üyelerin sorumluluğundadır. ”
Ulusal Denetim Ofisi Uygulama Kuralları, denetçilerin sorumluluklarını ortaya koyar – Grant Thornton’un belirttiği gibi, finansal sistemlerin uygulanmasını denetlemeye gerek yoktur.
Sözcü, “Diğer konseylerin her yıl denetçi katılımı olmadan ve Birmingham’da meydana gelen başarısızlık seviyesi olmadan finansal sistemler uyguladığını not ediyoruz” dedi. “Oracle’ı etkili bir şekilde uygulama başarısızlığı göz önüne alındığında, durumu izlemeye devam ediyoruz ve yeniden uygulanmanın bir denetimini gerçekleştirmenin olağandışı adımını atmamız gerekip gerekmediğini.”
Hala geç çalışıyor
Olağanüstü toplantı sırasında Meclis Üyesi Jaime Scott, konseyin finansal konumunu nasıl anladığı en temel kısımlardan biri olan Birmingham’ın Gelir Yönetim Sistemi’nin (IMS), uygulama için orijinal zaman ölçeğinin arkasında çalıştığını belirtti.
Daha önce, Grant Thornton Denetçi hisse senetleri, konseyin mevcut banka mutabakat sistemi (BRS) ile yerine koyduğu geçici çözümü tartışmıştı. Yeni IMS’nin gecikmeleri sorulduğunda, hisse senetleri şunları söyledi: “Mevcut nakit sistemi için geçici çözümleriniz olduğu için canlı olarak yaşayamazsınız. Hazır olana kadar gecikmelisiniz ve tüm müşterilerimizi tüm testler yapılana kadar geciktirmeye teşvik ediyoruz ”dedi. Sistem düzgün çalışmadıkça,“ tek yapacağınız bir işlevsiz sistemi başka bir işlevsiz sistemi değiştirmek ”.
Computer Weekly ile konuşan Scott, Oracle Project Lider ile yapılan bir sohbetten sonra Oracle Uygulama ekibinin IMS’nin hazır olacağından emin olduğunu söyledi. Ancak şunları ekledi: “Daha fazla kayma olmadığından emin olmak için bir kontrol tutmalıyız, çünkü eğer bu şeyler kayarsa, kolayca Noel’e girebiliriz.” Böyle bir kayma, Nisan 2026’nın yeni geçici canlı tarihini etkileyebilir.