İçişleri Bakanlığı, büyüyen bir Bilgi Özgürlüğü (FOI) talepleri birikimini ele almak için modası geçmiş, Excel tabanlı sistemlerinin yerini almaya hazırlanıyor.
Departman, yeni bir vaka yönetim sisteminde pazar girdisi arıyor ve mevcut kılavuzunu ve e-posta tabanlı iş akışlarını “verimsiz, hataya eğilimli ve yüksek hacimli, zamana duyarlı çalışma için uygun değil” olarak adlandırıyor.
Bilgi talebinde, İçişleri, artan vaka yükleri, artan hata oranları ve mevcut sistemler altındaki yasama yükümlülüklerini yerine getirememenin artan bir yeterliliği ile boğuştuğunu söyledi.
Sorunu ele almak için departman, etki değerlendirmeleri, şikayetler ve veri ihlali işleme gibi işlevler de dahil olmak üzere hem FOI taleplerini hem de gizlilik işlemlerini yönetmek için uçtan uca bir platform arıyor.
Platform, çevrimiçi lojman, vaka görünürlüğü, iş akışı, bilgi alımı ve redaksiyon gibi süreçleri iyileştirmenin yanı sıra güvenli dosya aktarımını etkinleştirmeyi amaçlamaktadır.
Seçilen herhangi bir çözüm-yerel veya bir API aracılığıyla-ana bilgisayar tabanlı vize yönetim platformları, istemci portalları ve SAP modülleri de dahil olmak üzere İçişleri’nin temel teknoloji sistemleriyle entegre olur.
İçişleri, federal devlet kurumlarından en fazla sayıda FOI talebini alır ve son beş yıldır yılda yaklaşık 14.000 nihai talebin ortalaması alınır-2022-23’te 17.000’in üzerinde zirve yapan bir sayı.
Bunların çoğunluğu, genellikle vize ve vatandaşlık işleme ile ilgili kişisel bilgilere erişim veya değişiklik yapmak isteyen kişisel FOI talepleridir.
Diğerleri, vaka dosyaları ve hatta CCTV görüntüleri dahil olmak üzere, gözaltı ile ilgili materyalleri içerir.
Bu arada, gizlilik operasyonu, öncelikle iç personel ve Avustralya sınır gücü memurları ile çalışan bildirilebilir veri ihlali (NDB) programı dahil olmak üzere gizlilik politikalarını yönetir ve koordine eder.
Bilgi belgesi talebine göre, özellikle operasyonun Excel tabanlı yönetim uygulaması, “madde kaydı hacmi ve konuları baştan sona izleyememe” nedeniyle istikrarsızlığı nedeniyle not edildi.