Services Australia, M365 SharePoint tabanlı intranetini Temmuz ortasında yeniden başlatmayı ve ajanstaki operasyonel bilgiler için “ana gerçeğin ana kaynağı” olarak yeniden kurulmayı umuyor.
Resim Kredisi: Hizmetler Avustralya/Swoop
İntranet yeniden tasarımı, geçen ay itibariyle kullanıcılarla alfa testini tamamlamış ve bir beta aşamasına ilerlemişti.
Yeniden tasarımın temel amacı, intranetin daha kişiselleştirilmiş ve belirli kullanıcı kohortlarını hedeflemesidir.
Yönetici İletişim ve Etkinlikler Direktörü Jillian Harding, Swoop Analytics ve Microsoft tarafından işletilen SharePoint Intranet Festivali’ne, geçen ayın sonlarında, Instranet’in Intranet’in Microsoft’un yaptığı kurumsal bir sosyal ağ hizmeti olan Viva Engge de dahil olmak üzere diğer platformlarla dahili olarak rekabet ettiğini gösterdiğini söyledi.
Harding, “Geçen yıl iletişim araştırmaları, iç iletişim sistemimizde, bilgi ve aşırı bilgi yüklenmesi de dahil olmak üzere sistem çapında zorluklar olduğunu gösterdi” dedi.
“Sonuç olarak, personel bize çeşitli kaynaklardan gelen bilgilerle boğulmuş olduklarını söylüyor.
“İntranetin ana gerçeğin ana kaynağı olmasını istiyoruz ama [presently] Diğer iş ekipleriyle rekabet eder. Diğer iş ekipleri SharePoint sitelerini döndürüyorlar çünkü yapabilirler. Ayrıca yerel olarak toplanmış bültenleri var [and] Viva’nın yoğun bir şekilde etkisini kullanın.
“Ve elbette, kullandıkları başka kaynaklar da var.”
Harding, intranet yeniden tasarımının kuruluşun çeşitli bölgelerinde “yerel bilgi kürasyonuna yönelik algılanan ihtiyacı durduracağından” emin olduğunu söyledi.
“Artık ana sayfanın kısımlarını teknik olarak kişiselleştirebiliyoruz ve hedeflemeyi haberlere uygulayabiliyoruz -Sekiz topun biraz gerisinde olduğumuzu biliyorum, ama oraya varıyoruz” dedi.
“Biz [also] İş alanlarımızın ana sayfada yayınlayabilmesi ve halkını hedeflemesi için bir tesis sağlayacak. ”
İntranet Proje Müdür Yardımcısı Michael Papacharalamous, yenileme ile dikkatli bir yaklaşımın vurguladı.
“İşe yarayacağını düşündüğümüz çözümlere doğru koşmuyoruz” dedi.
Bir dizi farklı yeniden tasarım öğesi personel ile alfa test edildi.
Ajansın hizmet dağıtım personelinin ihtiyaçlarını karşılamaya özel bir vurgu var – “her gün Avustralyalılara hizmet veren” 20.000 kadar personel.
Papacharalambous, “Müşterilere hizmet etmek için genellikle birden fazla programı var ve intranetin ekranlarına bir dizi programa uyacaklarını azalttıklarını fark ettik” dedi.
Papacharalambous, alfa testinden geri bildirim “kafa karıştırıcı, olağanüstü, açık, ancak son derece yararlı” idi.
“Kohort başına aldığımız farklı geri bildirimler var, ancak hizmet dağıtım personelinin müşterilerimize hizmet edebilmeleri için tercihli tedaviye ihtiyacı olduğunu anlıyoruz” dedi.
“Net bir fikir birliği olmadan, ana sayfada farklı unsurların nerede olması gerektiği konusunda birçok tartışma vardı.
“Nihayetinde, odak grupları, intranet ana sayfasının her gün ihtiyaç duydukları bağlantıları kolayca bulabildikleri, nelerin değiştirildiğini veya onları etkileyen yeni olanları kolayca görebildikleri ve onları ihtiyaç duydukları sayfanın kısımına getirmek için net ipuçlarını karşılayabildikleri sürece personelin ihtiyaçlarını karşılayacağını buldular.”
M365 platformunda kutudan çıkma özelliklerini kullanma tercihi olsa da, Papacharalambous belirli kullanıcı endişelerini gidermek için bazı özel çalışmaların gerekli olabileceğini belirtti.
“Başlıklar ve çevresindeki SharePoint şablonlarındaki tanımlanmış alan gibi Microsoft kısıtlamaları var. [that] insanlar [see as] boşa harcanan alan, ancak kutudan çıkma çözüm bunu değiştirmemize izin vermeyebilir ”dedi.
Papacharalambous, amacın “Haziran ayında birkaç hafta boyunca daha büyük bir kullanıcı kohortuyla” test etmek olduğunu söyledi.
“Hepsi iyi olmak, Temmuz ortasında piyasaya sürmeyi hedefleyeceğiz” dedi, ancak zamanlamanın finansal yıl sonu iş yükü nedeniyle ayarlanabileceğini de sözlerine ekledi.
“Mali yılın sonunda ve başında hizmet dağıtım personeli için çok fazla iş var ve bu iş yüküne yeni bir şey bırakamayız” dedi.
“Her zaman bir sürüm yapmak için asla ideal bir zaman olmadığını görüyoruz, ancak en azından ajansımızda, müşteri hizmeti sunumunu etkileyen zirveleri ve olukları anlıyoruz.”
Papacharalambous, Microsoft Copilot’un gelecekte intranet için ek iyileştirmeler yaratabileceğini belirtti.
“Avustralya hizmetlerini ajansta kullanılmak üzere desteklemesini bekliyoruz, bu nedenle intranet için bilgilerin aranabilirliğini ve yüzeyini artıracaktır” dedi.
Ajans ayrıca Microsoft tarafından M365’te teknik değişiklikler yapmayı umuyor.
“Daha uzun vadede, Microsoft’un SharePoint için daha iyi bir takvim uygulaması ve Dark Mode için özelliği sunacağını umuyoruz, bu da nörodiveransımızdan ve sakatlık kohortlarına sahip personelimizden gelen oldukça önemli bir geri bildirim oldu.”