Son dönemde çalışma hayatında yaşanan en büyük değişikliklerden biri ofise gitmenin personel için isteğe bağlı hale gelmesidir. Ofise gelmeyi gerektiren senaryolar olduğu için neredeyse isteğe bağlı; Sadece bu değil, ofise girmenin personel için de cazip avantajları var.
Hibrit işyerlerinden en iyi şekilde yararlanmak için, çözüm sağlayıcısı Kytec'in yıllar içinde bulduğu gibi, hem personel hem de işverenler için en iyi şekilde çalışmasının dikkatli bir şekilde değerlendirilmesi gerekiyor.
Artık hibrit işyerlerinin var olmasının nedeninin büyük bir kısmı, işverenlerin ve çalışanların beklenmedik durumlara uyum sağlama ihtiyacı duymasıdır. Oradan, COVID-19 salgınıyla başlayalım: Kytec, 2020'deki karantinalardan önce deneme sürüşüne çıktı mı?
Kytec genel müdürü David Okulicz gülerek “Vay be, hayır, yaklaşmakta olan karantinalardan haberimiz olduğunu sanmıyorum, bu yüzden aslında hiç kimse test çalıştırması yapmadı” dedi.
“Sektörümüzde ve hatta müşterilerimizle evden çalışmak ceplerde gerçekleşti.”
“Genellikle seyahat edenlerdi; COVID öncesi çok seyahat ediyordum, bu yüzden sabahları havaalanına gitmeden önce evden çalışıyordunuz ya da yoldayken bunu otellerde yapıyordunuz.
“Kesinlikle, ilk karantinayı yaptıklarında yaşadığımız mücadele, hem bizim hem de müşterilerimiz için hemen hemen ilk koşuydu.” Okulicz ekledi.
Bu süreçte kimsenin düşünmek zorunda olmadığı her türlü sorun ortaya çıktı. Okulicz, geleneksel olarak sanal özel ağ (VPN) aracılığıyla yapılan uzaktan çalışma lisanslamasından bahsetti.
Normalde VPN'i iş gücünün yüzde 10'u olarak boyutlandırırsınız.
Okulicz, “Hiçbir zaman evden çalışanların yüzde 100'ü için tasarlanmamıştı çünkü kimsenin bunun gerçekleşebileceği bir senaryo hayal ettiğini sanmıyorum” dedi.
Her ne kadar uç bir senaryo olsa da, karantinalar yeni bir gerçekliğin taleplerini hızlı bir şekilde anlama ihtiyacını ortaya çıkardı. Kytec'i hibrit bir işyerinin gereksinimlerine daha da fazla odakladı.
Personel ve kuruluşlar WfH'yi kaçırabilir
Ama neden tamamen WfH'ye geçmiyorsunuz? Okulicz, evden çalışmanın personele inanılmaz kişisel faydalar sağladığını ve işverenlerin bunların yerini alacak hiçbir şey olmadığını kabul etti.
Okulicz, “Kariyer hedeflerini bir kenara bırakırlarsa insanların yüzde 90'ı sadece evden çalışmak ister” dedi.
Küçük bir grup insan da ofise sosyal olduğu için gelmek isteyecek, çevreyi seviyorlar ve buna değer veriyorlar, dedi.
Ancak hiçbir şey asla siyah beyaz ve tamamen basit değildir ve WfH'li çalışanlar için, özellikle de işe yeni başlayan gençler için bazı gerçek kariyer riskleri vardır.
Okulicz, “Muhtemelen ofiste olmamanın en büyük etkilerinden biri, ilişkilendirerek öğrenme olayının gerçekleşmemesidir” dedi.
İnsanların bir sorunu nasıl çözdükleri hakkında nasıl konuştuklarını, hatta bir müşteriyle bir şey üzerinde çalışan kıdemli bir kişinin ve daha fazla bilgi edinmek için onlara eşlik etmek isteyen kıdemsiz bir personelin nasıl konuştuğunu duyarsınız.
Okulicz, “Herkesi evine gönderirseniz bu fırsatı kaçırırsınız” dedi.
Bunun ne kadar önemli olduğu, personelin rollerine bağlı olarak farklılık gösterir.
Okulicz, “Orada oturup günde sekiz saat boyunca kod yazan bir geliştirici, dikkatlerinin dağılabileceği ofise kıyasla evde daha üretken olacaktır” dedi.
Ancak ekip çalışanları için bu farklı bir hikaye. Okulicz, bir çalışanın işi yapması ve ilerlemeyi bir ekip liderine günde bir kez rapor etmesi için ekibe ihtiyaç duyduğunda, WfH senaryosunda üretkenlik kaybı riskinin bulunduğunu söyledi.
Hibrit iş dengesini bulma
Göz önünde bulundurulması gereken kurumsal hedefler de vardır ve şirketlerin, bunlar ile çalışanların istekleri arasındaki dengenin nerede olduğunu bulması gerekir.
Bu, evin amaca uygun olup olmadığı gibi çetrefilli WfH konularına girmeden öncedir. Bu, özellikle kariyerine yeni başlayan ve aynı evi paylaşan kişiler için zor olabilir.
Bir şirketin teknoloji altyapısı sağlam olsa bile ofisten ayrılan çalışanlar, özellikle gizli ve/veya hassas kişisel bilgilerle uğraşmaları gerekiyorsa, evlerinde uygun donanımla gerekli güvenlik duruşuna sahip olmayabilir.
Bu, dışarıdan gelenlerin iş konuşmalarına kulak misafiri olması ya da işleri doğrulamak için yanınızda iş arkadaşlarınızın olmaması gibi basit bir sorun olabilir.
Okulicz, “Kimliğe bürünme çok büyük bir sorun ve evden çalışırken çok daha büyük bir tehdit” dedi.
Okulicz, ofiste yanında oturan finans müdürü örneğini verdi. Eğer bu kişi para transferi, hediye çeki alma, ödeme yapma gibi konularda bir e-posta alırsa bu başlı başına bir tehlike işareti oluşturur.
“Ne yapıyorsun, yanımda otururken bana e-posta mı gönderiyorsun?” CFO soracaktır.
WfH ortamında, özellikle farklı saat dilimleri söz konusuysa, bu temel güvenlik kontrolü başarısız olabilir ve e-postaya yanıt verilebilir.
Ancak WfH ortadan kalkmıyor; peki işverenler, özellikle en iyi sonuçlar için işbirliği yapması gereken ekip çalışanlarını ofiste yüz yüze görüşmeyi teşvik etmek için ne yapabilir?
Okulicz, “İnsanları geri getirmek için yaptığımız şeylerden biri – ve bu sadece bir ekranı ve video konferans ünitesini duvara asmak değil – her alanın nasıl kullanılabileceğini ve kullanılacağını anlamaktı” dedi.
Kytec, toplantılar için bir veya iki kişinin sığabileceği çok sayıda odak odası inşa etti. Okulicz, bunun, ofisteki personelin uzaktaki diğer kişilerle, kulaklık takmak zorunda kalmadan, içinde bulunulması güzel olan sessiz bir alanda toplantı yapmasına olanak tanıdığını söyledi.
“Çalışma alanı tasarımını WfH veya hibrit çalışma stratejinize dahil ederseniz, ofisin herkes için çalışıyor gibi göründüğü bu gerçekten harika sonucu elde edersiniz” dedi.
İş dünyası değişmeye ve gelişmeye devam ediyor ve ofislerin bundan en iyi şekilde yararlanmak için uyum sağlaması gerekiyor. Kytec'in yaklaşımı, şirketin, kuruluşun ulaşmak istediği hedefleri, personelin istediği faydaları elde etmesiyle eşleştirmesine yardımcı oldu.
Sonuç olarak, personeli elde tutma, üretkenlik ve moral arttı ve esneklik hem personele hem de Kytec'e fayda sağlıyor.