Bu Help Net Security röportajında, Meta Platforms Gizlilik Programı Yöneticisi Vivek Agarwal, üçüncü taraf sözleşmelere uygunluğu sağlamak için pazara sunma süresini kısaltmaya, satıcı katılımını iyileştirmeye ve gizlilik gereksinimlerini güncellemeye yönelik stratejiler hakkında öngörüler paylaşıyor.
Bu röportaj, otomasyon ve yapay zeka destekli araçlardan yararlanarak tedarikçi katılımını kolaylaştırmaya ve binlerce sözleşmeyi gelişen gizlilik gereksinimlerine göre güncellemeye yönelik pratik stratejilere kadar, ölçeklenebilir uyumluluk çerçeveleri oluşturmayı amaçlayan kuruluşlar için eyleme geçirilebilir çözümleri araştırıyor.
Büyük tedarikçi portföylerinde otomatik uyumluluk programlarını ölçeklendirirken kuruluşların en sık karşılaştığı zorluklar nelerdir?
Otomatik uyumluluk programlarını büyük satıcı ağlarında ölçeklendirmek küçük bir çaba değildir. Otomasyon verimlilik vaat etse de kuruluşlar bu programları genişletmeye çalışırken çoğu zaman birkaç önemli engelle karşılaşıyor.
İlk büyük zorluk tekniktir; tüm parçaların sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmasını sağlamak. Kuruluşların sayısız kaynaktan veri alması gerekiyor: satıcı anketleri, risk derecelendirmeleri, dahili incelemeler ve daha fazlası. Tüm bu verilerin bir arada güzel bir şekilde çalışmasını sağlamak, dikkatli haritalama ve standardizasyon gerektirir. Veriler farklı formatlarda geldiğinde veya tutarlı olmadığında potansiyel riskleri tespit etmek ve bunlara müdahale etmek çok daha zor hale gelir.
Operasyonel tarafın kendi baş ağrıları var. Satıcıların programa katılmasını ve programa aktif olarak katılmasını sağlamak zaman ve çaba gerektirir. Otomasyonla bile kapsamlı risk değerlendirmeleri yapmak hızlı veya kolay değildir. Ve eğer satıcılar ayaklarını sürürlerse veya eksik bilgi verirlerse, bu durum tüm süreci sekteye uğratabilir.
Ayrıca bu programları her kuruluşun kendine özgü ihtiyaçlarına uygun hale getirmenin zorluğu da vardır. Her işletmenin dikkate alınması gereken kendi risk toleransı ve düzenleyici gereksinimleri vardır. Otomatik sistemleri bu özel ihtiyaçları karşılayacak şekilde yapılandırmak basit değildir; derin uzmanlık ve önemli miktarda kaynak gerektirir.
Büyük bir tedarikçi portföyünde değişimi yönetmek bir başka önemli zorluktur. Yeni düzenlemeler çıktığında veya risk değerlendirme kriterleri değiştiğinde kuruluşların süreçlerini hızlı ve etkili bir şekilde güncellemesi gerekiyor. Bu, değişiklikleri ilgili herkese açıkça iletmek ve onların neyin gerekli olduğunu anladığından emin olmak anlamına gelir. Bu değişikliklerin kötü ele alınması kafa karışıklığına ve hatalara yol açabilir. Örneğin şirketler, satıcılar için değişen GDPR gerekliliklerine hızlı bir şekilde uyum sağlamakta zorlandı ve bu da cezalara yol açtı. Bir değişiklik yönetimi çerçevesi uygulayarak zamanında güncellemeler sağlayabilir ve uyumluluk risklerini azaltabilirlerdi.
Son olarak, her zaman mevcut olan para sorunu var. Bu programların düzgün bir şekilde yürütülmesi yeterli personel ve finansman gerektirir. Uyumlu olmamanın maliyeti çok daha yüksek olsa da birçok kuruluş bu yatırımları haklı çıkarmakta zorlanıyor. Örneğin, işbirliği yaptığım bir teknoloji şirketi başlangıçta uyumluluk programlarına yatırım yapmak yerine hızlı ürün sevkiyatına öncelik verdi. Ancak çeşitli düzenleyici kurumlardan gelen çok sayıda para cezasıyla karşı karşıya kaldıktan ve itibarları zarar gördükten sonra, uyumsuzluğun maliyetinin yatırımdan çok daha ağır olduğunu fark ettiler. Kaynakları uyumluluğa ayırarak riskleri önemli ölçüde azalttılar ve genel verimliliği artırdılar.
Başarı gerçekten sağlam bir stratejiye sahip olmaktan geçiyor: sizinle birlikte büyüyebilecek teknolojiye yatırım yapmak, tedarikçilerinizle güçlü ilişkiler kurmak ve ekibinizin iyi eğitildiğinden ve desteklendiğinden emin olmak. Bulmacanın tüm bu parçalarını doğru bir şekilde ele almak, satıcı ağınız büyüdükçe uyumluluğu etkili bir şekilde sürdürmek için kritik öneme sahiptir.
Kuruluşlar satıcı risk değerlendirmeleri için Pazara Çıkış Süresini azaltmak için hangi stratejileri kullanabilir?
Satıcı risklerini değerlendirirken hız çok önemlidir ve kapsamlı gözetimi sürdürürken, gereken süreyi kısaltmanın birkaç pratik yolu vardır. Önemli olan, değerlendirme derinliğini her satıcının gerçek risk düzeyiyle eşleştiren akıllı, katmanlı bir yaklaşım benimsemektir.
Satıcıları üç katmana ayırarak başlayın. En yüksek riskli tedarikçilerinizin kapsamlı bir incelemeye ihtiyacı vardır; orta riskli satıcılar standartlaştırılmış anketler kullanabilir ve düşük riskli satıcılar daha basit öz değerlendirmeleri tamamlayabilir. Bu, kaynakların ihtiyaç duyulmayan derin dalışlarda israf edilmesini önler. Örneğin, bir finans kurumu ödeme işleme tedarikçisini yerinde denetim gerektiren yüksek riskli olarak sınıflandırabilirken, ofis malzemeleri tedarikçisi yalnızca öz değerlendirme gerektiren düşük riskli olarak sınıflandırabilir.
Satıcıların işleri, uyumluluk durumları ve potansiyel riskler hakkında ilk anketleri doldurmalarını sağlayarak süreci daha da kolaylaştırabilirsiniz. Bu size daha ayrıntılı değerlendirmelere rehberlik etmek için gereken temel bilgileri sağlar. NIST veya ISO gibi yerleşik çerçevelerin kullanılması da yardımcı olur; bunlar sektörde yaygın olarak kabul edilen hazır kriterleri sağlar.
Modern teknoloji işleri önemli ölçüde hızlandırabilir. Otomasyon ve yapay zeka araçları, satıcı verilerini hızlı bir şekilde toplayabilir ve insanların ilgilenmesi gereken potansiyel sorunları işaretleyebilir. Satıcı risk profillerinden oluşan bir kitaplık oluşturmak da zaman içinde karşılığını verir; her değerlendirmeye sıfırdan başlamazsınız ve satıcı risk düzeylerinin nasıl değiştiğini takip edebilirsiniz.
Süreç boyunca açık iletişim önemlidir. Özel irtibat kişilerine ve düzenli kontrollere sahip olmak işlerin ilerlemesini sağlar ve sorunların hızlı bir şekilde çözülmesine yardımcı olur. Ayrıca tedarikçilerinizle daha iyi ilişkiler kurarak gelecekteki değerlendirmeleri daha sorunsuz hale getirir.
Tüm bu parçalar birlikte çalıştığında, risk yönetiminden ödün vermeden tedarikçi katılımını hızlandırırsınız. Kaynaklarınızı daha verimli kullanırken tedarikçileriniz hakkında daha bilinçli kararlar verebilirsiniz. Sonuçta daha güçlü satıcı ilişkileri ve kuruluşunuz için daha iyi koruma elde edilir.
Otomasyon ve yapay zeka destekli araçlar, güvenlikten ödün vermeden tedarikçi katılımını hızlandırmaya nasıl katkıda bulunabilir?
Otomasyon ve yapay zeka araçları, tedarikçi katılımını önemli ölçüde hızlandırırken güvenlik standartlarını da yüksek tutabilir. Bu araçları, sürecin zaman alan kısımlarını ele alan, ekibinizin kritik karar alma süreçlerine odaklanmasını sağlayan akıllı bir asistan olarak düşünün.
İşin ağır yükü aslında veri toplamakla başlıyor. Otomatik sistemler, satıcı bilgilerini manuel olarak toplamak yerine, çevrimiçi formlar ve doğrudan sistem bağlantıları aracılığıyla mali kayıtlardan güvenlik sertifikalarına kadar her şeyi alabilir. Bu sadece zamandan tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda veri girişinde insan hatası olasılığını da azaltır.
Yapay zeka, satıcı risk profillerini herhangi bir insanın yapabileceğinden çok daha hızlı bir şekilde analiz ederek bunu bir adım daha ileri götürüyor. Veri ihlali geçmişinden şüpheli etkinlik modellerine kadar potansiyel sorunları bulmak için çok büyük miktarda veriyi ayıklar. İlgili bir şey bulunduğunda, bunu insan incelemesi için işaretler, bu da önemli konuların gözden kaçmamasını sağlar.
Geleneksel olarak en büyük darboğazlardan biri olan sözleşme incelemesi, bu araçlarla çok daha kolay yönetilebilir hale gelir. Gelişmiş dil işleme, karmaşık yasal belgeleri hızlı bir şekilde tarayarak olağandışı terimleri veya dikkat edilmesi gereken eksik maddeleri vurgulayabilir. Bu, günlerce süren yasal incelemeyi saatlere dönüştürebilir.
Belki de en önemlisi, bu sistemler satıcı firmayı bünyesine kattıktan sonra bile çalışmaya devam ediyor. Yeni riskleri veya tedarikçi davranışındaki değişiklikleri sürekli izleyerek ekibinizin bir sonraki planlı incelemeyi beklemek yerine ortaya çıkan tehditlere hızlı bir şekilde yanıt vermesine olanak tanırlar.
Sonuçlar dikkat çekici olabilir. Şirketlerin, aslında risk değerlendirmelerinin doğruluğunu artırırken satıcıların işe alım sürelerini dörtte üç oranında kısalttığını gördüm. Eskiden haftalar süren sözleşme incelemeleri artık birkaç günde tamamlanabiliyor.
Kuruluşlar, otomasyonu ve yapay zekayı benimseyerek olağanüstü sonuçlar elde edebilir; örneğin çalıştığım şirketlerden birinde, satıcıya katılım süresinde %75 azalma, veri toplamada %90 doğruluk ve sözleşme inceleme süresinde %70 azalma sağlandı.
Otomasyon ve yapay zeka, dikkatli bir şekilde uygulandığında yalnızca işleri hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda güvenliği ön planda tutarken işinize göre ölçeklenebilen daha kapsamlı ve güvenilir bir tedarikçi yönetimi süreci de yaratır.
Kuruluşlar binlerce üçüncü taraf sözleşmesindeki gizlilik gereksinimlerini güncellemek için hangi pratik adımları atabilir?
Binlerce satıcı sözleşmesinin gizlilik gereklilikleriyle güncel tutulması, özellikle GDPR, CCPA ve ortaya çıkan veri koruma yasaları dahil olmak üzere sürekli gelişen düzenleyici ortamda kuruluşlar için büyük bir baş ağrısıdır. Buna uyulmaması ciddi para cezalarına, itibar kaybına ve müşteri güveninin kaybına neden olabilir. Kuruluşlara şunu önerebilirim:
Organize olmakla başlayın. Mevcut tüm sözleşmelerinizin haritasını çıkarın ve her alanda kullanabileceğiniz şablon gizlilik dili oluşturun. Bu sizi her seferinde tekerleği yeniden icat etmekten kurtarır.
Teknoloji yükün bir kısmının omuzlanmasına yardımcı olabilir. Sözleşme analiz yazılımı, hangi sözleşmelerin dikkate alınması gerektiğini hızlı bir şekilde işaretleyerek, öncelikle en hassas verilerinizi işleyen satıcılara odaklanmanıza olanak tanır.
Yolculuk için satıcılarınızı da yanınızda getirmeniz gerekecek. Neyin değiştiği ve neden değiştiği konusunda iletişim hatlarını açık tutun. En sorunsuz yol genellikle bu güncellemeleri doğal yenilenme döngüleri halinde çalıştırmaktır, ancak bazen ayrı değişikliklere ihtiyaç duyabilirsiniz.
Sözleşmeler imzalandıktan sonra iş bitmiyor. Düzenli kontroller, satıcıların gizlilik taahhütlerini gerçekten yerine getirmelerini sağlar.
Bunu bu adımlara ayırmak, göz korkutucu bir görevi daha kolay yönetilebilir hale getirir. Amaç, işi durma noktasına getirmeden hassas verileri korumaktır.
C düzeyindeki yöneticiler üçüncü taraf riskini izlemek ve iletmek için hangi temel ölçümlere odaklanmalıdır?
Üçüncü taraf riskleri söz konusu olduğunda üst düzey liderlerin en önemli konulara ilişkin net bir görünürlüğe ihtiyacı vardır. İşte gerçek hikayeyi anlatan ölçümler:
Risk yayılımı çok önemli – kaç tedarikçinizin yüksek, orta ve düşük riskli gruplara düştüğünü öğrenin. Bu, en büyük risklerinizin nerede olduğunu ve kaynakları nereye odaklamanız gerektiğini gösterir.
Risk değerlendirmelerinin gerçekten yapılıp yapılmadığını takip edin. Eksik değerlendirmeler risk resminizde kör noktalar anlamına gelir. Yeni tedarikçilerin çalışır hale gelmesinin ne kadar sürdüğünü de takip edin; buradaki gecikmeler iş ivmesine zarar verebilir.
Satıcı davranışı size çok şey anlatır. İhtiyaçlarınızı karşılıyorlar mı? Değerlendirmelere ne kadar hızlı yanıt veriyorlar ve sorunları çözüyorlar? Bu göstergeler hangi ortaklıklara dikkat edilmesi gerektiğini gösteriyor.
Olaylar meydana geldiğinde (ve gerçekleşecek), müdahale süresi kritik öneme sahiptir. Takip et. Kötü olay yönetimi, küçük sorunları büyük baş ağrılarına dönüştürebilir.
Son olarak, yatırım getirinizi izleyin. Risk yönetimi ucuz değildir; değer sağladığını göstermeniz gerekir. Buradaki kesin rakamlar, yönetim kuruluna yatırımın devam etmesini haklı çıkarmaya yardımcı oluyor.
Bu ölçümler size üçüncü taraf riskini takip etmek ve bunu paydaşlara net bir şekilde açıklamak için pratik bir kontrol paneli sunar. Önemli olan sorunları erkenden yakalamak ve savunmanızın işe yaradığını bilmektir.