Siber güvenlik tehditleri sadece sunuculara veya müşteri veritabanlarına yönelik değildir. Ayrıca bir şirketin en hayati ama çoğu zaman gözden kaçan varlığını hedefler: belgeleri. Sözleşmelerden ve İK dosyalarından faturalara ve dahili iletişimlere kadar, bu belgeler tehlikeye girerse mali zarar, yasal maruziyet ve uzun vadeli itibar hasarına neden olabilecek hassas veriler içerir. Yine de birçok işletme hala bu kayıtları yönetme konusunda modası geçmiş, güvensiz yöntemlere güvenmektedir.
Güvenli bir belge yönetim sistemi haklı olarak dünya çapında siber güvenlik stratejisinin önemli bir parçası haline gelmiştir. Artık sadece konfor veya kağıtsız gitmekle ilgili değil. Kritik altyapıya sızmanın yeni yollarını bulmaya devam eden tehditlere karşı güçlü bir ilk güvenlik çizgisi oluşturmakla ilgilidir.
Bugünün siber güvenlik tehditleri neye benziyor
Siber suçlular daha zeki, becerikli ve sabırlı hale geldi. Kimlik avı dolandırıcılığı, fidye yazılımı saldırıları, içeriden gelen tehditler ve veri ihlalleri sadece büyük işletmeleri hedeflemenin ötesine geçti. Aslında, küçük ve orta ölçekli işletmeler, gevşek güvenlik kontrolleri nedeniyle genellikle daha kolay hedefler olarak görülmektedir.
Bilgisayar korsanlarının kullandığı önemli bir güvenlik açığı, kötü yönetilen belgelerdir. Teminatsız sürücülerde depolanan, meslektaşları arasında gidip gelen veya kamuya açık bağlantılar aracılığıyla paylaşılan dosyalar, bir şirketin siber güvenlik duruşunda birden fazla zayıf nokta oluşturur. Erişim kazanıldıktan sonra, saldırganlar verileri dışarı atabilir, fidye için dosyaları şifreleyebilir veya daha geniş sistemlere erişmek için bir ağ geçidi olarak kullanabilir.
Güvenli Belge Yönetimi Ne Sunuyor
Sağlam bir DMS, depolama ve erişimden daha fazlasını sunar. Belgeye dayalı saldırılar riskini aktif olarak azaltan birden fazla koruma katmanı içerir:
Erişim Denetimi ve İzinleri: Granüler Kullanıcı İzinleri Yalnızca yetkili personelin belgeleri görüntüleyebilmesini, düzenleyebilmesini veya paylaşabilmesini sağlar.
- Şifreleme: Transit ve dinlenmede gelişmiş şifreleme çalınan verileri kullanılamaz hale getirir.
- Denetim İzleri: Ayrıntılı günlükler, şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlayarak bir belgedeki her eylemi izler.
- İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA): Temel bir kimlik doğrulama katmanı ekler.
- Bulut Yedekleri: Düzenli otomatik yedeklemeler, verilerin asla fidye yazılımına kaybolmamasını sağlar.
- Rol tabanlı iş akışları: Ortak bir saldırı vektörü olan e -posta üzerinden belge gönderme ihtiyacını azaltır.
Bu özellikler, müdahaleye direnen ve bir ihlalin serpilmesini en aza indiren güvenli bir ortam yaratmak için birlikte çalışır. Güvenli bir belge yönetim sistemi olan Clasmerit’e göre, belge yönetimi güvenliği için en iyi uygulamalar, iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA), uçtan uca şifreleme, tam denetim parkurları ve GDPR, HIPAA ve ISO 27001 için uyum desteği gerektirir.
Neden ilk güvenlik satırı?
Bir ihlal meydana geldiğinde, bir kuruluş o kadar hızlı algılayabilir, içerebilir ve yanıt verebilir, etki o kadar düşük olur. Güvenli bir DMS, bir cephe caydırıcısı görevi görür. Saldırganlar ağın diğer kısımlarına sızsa bile, sıkı bir şekilde güvence altına alınan belgeler genellikle erişilemez veya şifrelenmez.
Ayrıca, akıllı bir DMS proaktiftir. Otomatik uyarılar, izin kontrolleri ve merkezi yönetim, bir iç veya dış tehdit oyuncusunun belge tabanlı verileri kötüye kullanma yeteneğini sınırlar. Şirketin daha geniş siber güvenlik çerçevesinin aktif, yaşayan bir parçasıdır.
Gerçek dünya etkisi: uyumluluk ve risk azaltma
Sağlık, finans veya yasal hizmetler gibi düzenlenmiş endüstrilerde, GDPR, HIPAA veya ISO 27001 gibi standartlara uyum zorunludur. Güvenli bir DMS, tutma politikalarını, şifreleme protokollerini ve erişim günlüklerini uygulayarak uyum sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca veri konusu erişim isteklerini, zorunlu ihlal bildirimlerini ve dahili denetimleri de kolaylaştırabilir.
Düzenlenmiş sektörlerin dışında bile, güçlü bir belge güvenlik duruşunu göstermek, sigorta primlerini azaltabilir, müşteri güvenini teşvik edebilir ve ihlal durumunda yasal maruziyeti azaltabilir.
Fidye yazılımı faktörü
Fidye yazılımı bugün en pahalı ve yıkıcı tehditlerden biridir. Güvenli bir DMS, etkisini çeşitli şekillerde en aza indirir:
- Sınırlar yayılır: Dosyalar paylaşılan sürücüler arasında serbestçe erişilemez.
- Hızlı kurtarma sağlar: Bulut yedeklemeleri ve sürümleme kurtarma kesintisiz hale getirir.
- Saldırganlar Dayar: İyi korunmuş şirketler fidye yazılımı aktörleri için daha az caziptir.
- Belge güvenliği için en iyi uygulamalar
İleride kalmak için işletmeler güvenliği bir zihniyet olarak benimsemelidir. Neyse ki, güvenli bir DMS uygulamak bu yönde temel bir adımdır. Ama burada bitmiyor. Düzenli erişim incelemelerinden filigran hassas dosyalara kadar, bu uygulamalar küçük bir olay ile tam ölçekli bir kriz arasındaki fark yaratabilir.
Kaçınılması gereken yaygın hatalar
Güvenli çözümlerin mevcudiyetine rağmen, birçok kuruluş riskli alışkanlıklara girmeye devam etmektedir. Belgeleri paylaşmak için teminatsız e -postalara dayanmak, eski yazılımı kullanmak, personel rolleri değiştikçe izinleri güncellemek veya offtrocking çalışanlarından sonra erişimi iptal etmeyi ihmal etmek sık sık hatalardır.
Bir başka yaygın gözetim, sadece bulut depolamasının katmanlı güvenlik ve gözetim olmadan yeterli olduğunu varsaymaktır, bulut tabanlı çözümler de savunmasız olabilir. Bu boşlukları tanımak ve düzeltmek, bunları önlemek için kullanılan araçlar kadar önemlidir.
Öğrenilecek ders
Siber güvenlik tehditleri sofistike büyümeye devam edecektir, ancak güvenli belge yönetimi isteğe bağlı değildir. İşletmeler ve bir sonraki veri ihlali arasında duran koruma.
Güçlü siber güvenlik temelleri doğru yapmakla başlar ve güvenli belge yönetimi bunlardan biridir. Güvenli bir DMS kullanmak sadece işleri organize etmekle ilgili değildir; İşletmenizi korumakla ilgilidir. Belge güvenliğini bugün yerine getirmek, sürekliliği sağlamaya, uyumluluk ihtiyaçlarını karşılamaya ve müşterilerinizin ve ortaklarınızın güvenini korumaya yardımcı olur.