Gumtree Group, 2022’deki satışının ardından tüm süreçleri dönüştürdüğü ve yeni temel iş sistemlerini ayağa kaldırdığı 18 aylık büyük bir çalışma programından çıkıyor.
Grubun CTO’su ve proje sponsoru Paul Russell şunları söyledi: iTnews Podcast’i Gumtree Australia, CarsGuide ve Autotrader’a ev sahipliği yapan seri ilan işinin, ilki 2021’de eBay tarafından ve ardından 2022’de Adevinta tarafından olmak üzere yıllar içinde iki kez satıldığı belirtildi.
Russell, Adevinta’nın potansiyel alıcılara grupla alışveriş yaptığı sırada katıldı.
Russell, “Gerçekten oldukça yeni olan biri için ilginçti” dedi. “Gerçekten hızlı bir katılım süreci yaşadım ve ardından gidip yeni katıldığım bir işletmeyi açıklamak zorunda kaldım.”
Russell ve ekibi için en büyük zorluk, bir alıcının ortaya çıkması ve sistem ayrımı için son tarih belirlenmesinin ardından geldi.
Russell, “Biz küresel bir teknoloji şirketinin ‘Avustralya ofisi’ydik ve tahmin edebileceğiniz gibi ellerinden gelen her şeyi merkezileştirdiler” dedi.
“Avustralya’da CarsGuide, Autotrader ve Gumtree gibi kendi ürünlerimizin kontrolüne sahip olduğumuz için yeterince şanslıydık, ancak arka ofis sistemlerinden herhangi birine sahip değildik, [or] Gumtree mesajlaşma sistemi gibi bir dizi ürün tabanlı özellik de var.
“Bunların hepsi eski sahibimize aitti ve onun tarafından işletiliyordu ve her birinden kurtulmak için 18 ayımız vardı.”
Russell, Adevinta’nın sistemlerine 18 aylık sert bir şekilde ara verilmesinin altında yatan karmaşıklığı, iş yükü perspektifinden bakıldığında “çılgınlık” olarak nitelendiriyor.
“Mantıklı bir insan bu tür bir dönemde bunlardan iki veya üçünü çiğneyebilir. [We had] yaklaşık yedi büyük sistem, bir düzine daha küçük sistem ve muhtemelen eski sahibimiz tarafından bize sağlanan araç ve hizmetler için 50’den fazla farklı sözleşme,” dedi Russell.
“Bunu nasıl başaracağımız konusunda iyice düşündüm çünkü bu gerçekten büyük bir girişimdi.
“İnsanlar uçağın motorlarını uçarken değiştirmek konusunda şakalaşıyor. Ancak işimizi yürüten sistemler bunlardı ve eğer fatura gönderemez veya insanlara ödeme yapamazsak, o zaman başımız dertte olurdu.”
Sistem seçimine ilişkin ilkeler
İlk zorluklardan biri, Gumtree Group’un Avrupalı ana kuruluşu tarafından sağlanan ve iç işleyişini anlamadığı platformları ve süreçleri kullanmasıydı.
Russell, “Oldukça tuhaf ve zor bir durumdaydık; arka ofis süreçlerimizin çoğunun şirketimiz için nasıl çalıştığını gerçekten anlamadık, çünkü bunlar Avrupa’nın herhangi bir yerindeki merkezi bir ekip tarafından sağlanıyordu,” dedi.
“Küresel bir işletmede çok küçük bir pazardık ve bu nedenle bazı şeylerin nasıl çalıştığını bize tam olarak söyleyemediler ya da biz kesin olarak öğrenemedik.
“Bu solucan kutusunun kapağını açmaya çalışmak, tüm bu muazzam miktardaki ayrıntıyı anlamak ve büyük bir küresel şirket oldukları için bizim ihtiyaç duyduğumuz şeye karşı süreçlerinde olanları ayıklamak yerine, ilk ilkelerden yola çıktık. Sadece harcamaları yürütmemiz veya onaylamamız vb. gerekiyor. Daha basit ve daha hızlıydı.”
Russell, yeni süreçleri desteklemek amacıyla grubun arka ofis teknolojisi seçimlerini bilgilendirmek için kullanılan bir dizi ilkenin ana hatlarını çizdi.
Bunlardan ilki, kendi ölçeğindeki bir Avustralya operasyonuna uygun “doğru boyutlu” sistemleri seçmekti.
“Finans olarak SAP’yi kullanan büyük bir küresel şirketten ayrılıyorduk ama bu bizim gibi 200 kişilik bir şirkete yakışmaz.”
Grup, eskiden FinancialForce olarak bilinen Certinia formundaki “iyi bir orta seviye” seçeneğe yeniden platform oluşturmayı seçti.
Russell, “Eski bir nedenden dolayı artık sahip olmadığımız eski bir sisteme takılıp kalmak yerine iyi bir sistem seçmeliyiz” dedi.
İkinci prensip ise uyarlamalardan ve kişiselleştirmelerden kaçınarak her şeyi standartlaştırmaktı.
Russell, “Sistemi, kullanılması gerektiğini düşündüğümüz şekilde değiştirmeye çalışmak yerine, kullanılmak üzere tasarlandığı şekilde kullandık” dedi.
“İnsanların ilk eğilimi genellikle gidip işleri mümkün olduğu kadar özelleştirmek oluyor. Ancak her şeyi sıfırdan tasarlıyorduk ve tüm süreçlerimizi tasarlarken, sistemlerin kullanılması gerektiği şekilde kullanılmasını göz önünde bulundurarak bunu yaptık.”
Üçüncü prensip, sistem entegrasyonunu en aza indirmek için halihazırda “birlikte çalışan” sistemleri seçmekti; bu durumda Salesforce ekosistemiyle uyumlu bir yığın seçmek.
Diğer ilkeler arasında yalnızca türünün en iyisi hizmet olarak uygulamaların (veya uygun olduğunda yönetilen hizmetlerin) seçilmesi ve en başından itibaren güvenliğin sağlanması yer alıyordu.
Russell, “Tüm bu sistemlerin kullanıma sunulmasında tek bir sunucuyu konuşlandırmadık” dedi.
“Biz bu tür bir altyapıyı işletme işinde değiliz. Ürünlerimizi ve bize özgü şeyleri yürütme işindeyiz, bu nedenle finans sistemlerini ve İK sistemlerini yöneten insanlardan oluşan bir ekibe sahip olmak istemedim. Bu, dikkatimizi işimizin özünden uzaklaştırıyor.”
Pragmatizm geçişin bir başka özelliğiydi.
Gumtree Group toplamda finans, CRM, faturalandırma, veri depolama, İK, bordro sistemi ve işe alım için yedi ana sistem veya örneği oluşturdu. Ancak tüm sistemler tamamen yeni veya alışılmadık değildir.
Grup, kendi örneğinde de olsa, CRM için Salesforce’a bağlı kalmayı seçti.
“Salesforce’ta o kadar derine inmiştik ki, aynı anda ancak bu kadar değişiklik yapabiliyorduk. Bu Salesforce’un yeni bir uygulaması, ancak en azından insanların öğrenmesine gerek kalmadı [a new CRM]”dedi Russel.
“Giderler için de aynısı – kullanıyoruz [SAP] Hemfikir olmak. Çok pahalı değil ve herkes onu nasıl kullanacağını zaten biliyor. Artık sadece kendi örneğimiz var.
Russell, kısa zaman diliminin pragmatik teknoloji kararları almayı gerektirdiğini ve ilkelerin doğru kararların alınmasında merkezi önem taşıdığını belirtti.
“Bu ilkeleri gerçekten sıkı bir şekilde takip etmek, sonuna kadar zamanında ulaşmamızın tek nedenidir” dedi.
‘Tüm süreçlerden çıkılıyor’
Russell, bir sistemden diğerine geçmek yerine geçiş programını süreçlere odaklanacak şekilde tasarladı.
“Yaptığımızı düşündüğüm en büyük şeylerden biri bireysel sistemlerden ziyade tüm süreçlerden çıkmaktı” dedi.
“Örneğin, finans ve faturalandırma vb. süreçlerini düşünürseniz, bu sistemlerden yalnızca birini değiştirseydik, o bileşeni önceki sahibimizin sistemlerinden çıkarmak, yenisini takmak ve sonra boruyu bağlamak zorunda kalırdık. çıktıyı sistemlerinden birine geri gönderir. Bu çok iş.
“Böylece finans, CRM ve faturalandırmanın hepsini tek seferde değiştirdik. Tüm bu süreç bir anda değişti ve biz de bunu kesmek zorunda kaldık. Eski sistemi kullanmayı bıraktık, verileri taşıdık ve tamamen yeni süreci kullanmaya başladık.
“Ayrıca yeni İK sistemimizi onların bordro sistemiyle konuşturmak ve daha sonra bordro sistemini değiştirmek yerine, hem İK hem de bordro sistemlerini birlikte yaptık. [later].
“Yine, bunların birçoğunun yapılması oldukça pragmatik şeylerdi çünkü o kadar fazla zamanımız yoktu.”
Güvenlikte pişirme
Hizmet olarak yazılım modelinin tamamı ve çoğunlukla Salesforce yığını, güvenlik açısından faydalar sağladı.
Grup, Salesforce ile entegre olan sistemleri seçerek aynı temel güvenlik modelini bir dizi çekirdek sisteme uygulayabildi.
Yeni sistemlerle sıfırdan başlamak ve bulut tabanlı olanları seçmek aynı zamanda güvenliğin baştan itibaren sistem tasarımına ve konfigürasyonuna dahil edildiği anlamına geliyordu.
Russell, “Sıfırdan başlamanın en güzel yanı, başlangıçta doğru güvenliği sağlayabilmemizdir” dedi.
“Bu işleri nasıl yürütmek istediğimizi anlamak için bir yönetişim modeli oluşturduk, doğru kişilerin kim olduğunu ve doğru olanın ne olduğunu belirledik. [role-based and system] izinler vardı ve bunları uyguladık.”
Ürüne yenilenmiş bir odaklanma
Russell’ın CTO olarak rolü her zaman öncelikli olarak Gumtree Group’un ürünlerini geliştirmek ve geliştirmek olmakla birlikte, son iki yıl “oldukça büyük bir yan iş” oldu ve bu çaba ve odaklanma açısından dikkat dağıtıcı oldu.
Artık arka ofis çalışmalarının tamamlanmasıyla birlikte ürünlere yeniden yatırım yapma zamanı geldi.
Russell, “Örneğin bir ürün olarak Gumtree’nin bakımı iyi yapılmış ancak ihtiyaç duyduğu hızda ilerlemiyor” dedi.
“Şu anda odaklandığımız birkaç büyük projemiz var.
“Biri, alıcılar ve satıcılar için daha kullanışlı hale getirmek amacıyla ön ucu yeniden tasarlamak, diğeri ise ödemeleri uygulamaya koymayı düşünüyoruz… [so] Gumtree’yi mal satın almak ve yerler arasında göndermek için güvenli bir ödeme mekanizması olarak kullanabilirsiniz.
“Gumtree şimdiye kadar her zaman yerel bazlı bir ürün oldu, ancak ödeme ve nakliye işlemlerini yapabiliyorsanız, birdenbire tüm Avustralya insanların mal alıp satmasına açık hale gelir.
Bu bizim için gerçekten büyük bir oyun değiştirici olabilir, ancak daha önce buna gerçekten odaklanamadık çünkü tüm bu geçiş projelerinde dikkatimiz dağılmıştı.
“Artık kapasiteye sahip olduğumuza göre, bu büyük projelerden bazılarını gerçekten iki katına çıkarıyoruz.”