Önemli bir SAP uygulamasıyla ilgili kullanıcı danışmanlığı eksikliği, parlamenterler ile sistemin tasarımcıları ve gözetmenleri arasında süregelen sürtüşmeye neden oluyor.
Parlamento harcama yönetim sistemi -PEMS- bütçeyi yaklaşık 30 milyon dolar aştığı ve orijinal programının yıllarca gerisinde kaldığı için ağır eleştiriler aldı. Maliyet şu anda 68 milyon dolardır ve bakım ve barındırma için yılda 4.04 milyon dolar bütçe ayrılmıştır.
Hükümet, geçen yılın sonlarında soruşturma için projeyi Avustralya Ulusal Denetim Ofisine (ANAO) havale etti; önerilen denetim “inceleme aşamasında” kalır.
Bununla birlikte, Salı günü senato tahminlerinde uzun bir sorgulama hattı, PEMS ile devam eden sorunlara ve bunların çoğunun gerçekleşmesine başlangıçta neyin sebep olduğuna dair bazı ek bilgiler sağladı.
Finans baş bilgi sorumlusu John Sheridan, PEMS’nin bir süredir parlamenter ve personel gider taleplerini başarıyla işleme koyduğunu söyledi.
Sistemin aşırı basitleştirilmiş temsillerine ve açıklamalarına itiraz etti.
Ana kullanım alanı, kötü şöhretli ‘helikopter kapısı’ gibi yüksek profilli skandallardan sonra parlamento harcama iddialarını daha şeffaf hale getirmek olsa da, Sheridan SAP tabanlı PEMS’nin bundan daha fazlası olduğunu söyledi.
“Bu sadece bir gider yönetim sistemi değil [or a] bazen önerildiği gibi, kredi kartlarını kontrol etmek için sistem. Bu bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi,” dedi Sheridan.
“İK sistemleriyle ilgileniyor, bu yüzden aşağı yukarı 2500 kişiyi yönetiyor; sanırım iki haftada bir 2200 kişiye ödeme yapıyor; [and] bu mali yıl içinde görünenin, tüm dönem boyunca 150.000 talebi aşacağını düşünüyor.”
Sheridan, SAP sistemini oluşturmak için yüklenici kaynaklarının kullanılmasının şimdiye kadar yapılan maliyetlere katkıda bulunan bir faktör olduğunu söyledi.
“Bu karmaşık SAP sistemini sağlamak için gereken program deneyimini sağlamak için danışmanların değil, uzman yüklenicilerin işe alınması maliyetin büyük bir kısmını oluşturuyor” dedi.
“Tahmin edecek olsaydım, fonların çoğunun oraya gittiğini söyleyebilirim – geliştiricilere bu işi yapmaları için ödeme yapmak.”
Gecikmeler konusunda Sheridan, projenin zamanlamasının bir dizi dış faktörden etkilendiği anlamına geldiğini söyledi.
“Aslen projenin kontrolü dışındaki bir dizi konunun bir sonucu olarak tasarlandığından, programı maalesef birkaç kez değiştirmek zorunda kaldık,” dedi ve iki seçim ve Covid tecritlerinin bir etkisi olduğunu listeledi.
Sheridan, gecikmelerin “üzücü ama gerekli” olduğunu söyledi.
Şu anda iki sorun PEMS’i etkiliyor.
İlk olarak, proje ekibi geçen yıl Temmuz ayında canlı olarak bir harcama raporlama işlevine sahip olmayı bekliyordu, şimdi bu yılın Eylül ayına kadar üretimde olması beklenmiyor.
İkincisi, özellikle PEMS’nin tasarlanma ve inşa edilme biçiminde, projede son kullanıcı katılımı eksikliğinden kaynaklanan çok daha derin bir zorluk var.
Parlamenterler ve personelinin, kötü tasarlanmış ve verimsiz talep sunma süreçlerinin bir karışımı da dahil olmak üzere, bir dizi kullanılabilirlik sorunuyla hâlâ karşılaştığı açıktır.
Sheridan, PEMS’nin oluşturulmasını ve işletilmesini denetleyen yenilenmiş bir yönlendirme komitesinin üyeleriyle birlikte, kullanıcı geri bildirimlerini davet etmek ve kullanılabilirlik sorunlarını çözmek için tasarlanmış bir dizi girişimin ana hatlarını çizdi.
Sorunların bir kısmı giderilmiş olsa da, diğerlerinin bu yılın sonlarında ertelenmiş harcama raporu modülünün teslim edilmesini beklemesi gerekecek.
Sorun kaynağı çözümlemesi
PEMS’i ANAO’ya havale eden Devlet Özel Bakanı Don Farrell, bu hafta PEMS’in ‘iş sahibi’ olan bağımsız parlamento harcamaları kurumu olan IPEA’nın yönetim kurulu ile bazı ön görüşmeler yaptığını söyledi. projenin nerede ters gittiğini daha iyi anlayın.
Farrell’in hipotezi, projenin başlangıçta çok fazla teknik personel tarafından yönlendirildiğidir.
Farrell, “Görebildiğim kadarıyla, projeyi yürüten insanlar ‘teknokratlar’, yani bu tür operasyonları inşa etmede deneyimli kişiler olma eğilimindeydi ve sistem kullanıcılarının katılımı yetersizdi,” dedi. söz konusu.
“Artık birlikte çalışan bu grupların bir kombinasyonuna sahip olduğumuzu düşünüyorum ve tüm bu sistemlerin nasıl kurulacağını bilen teknik kişiler ile kullanıcıların şimdi katılımının birleşiminin daha iyi bir ürünle sonuçlanacağını umuyorum.”
PEMS’nin geliştirilmesinde kullanıcı danışmanlığı eksikliği hakkında yayınlanan şikayetleri tahmin eder. Bir kullanıcı referans grubu varken, katılım eksikliği olduğu iddia edildi ve forumda gündeme getirilen sorunlar genellikle ertelendi.
Sonuç, PEMS’nin harcama taleplerini ele alma biçiminden bıkmış olan bir grup parlamenterle açık bir kopukluktur.
Hem Sheridan hem de PEMS yönlendirme komitesine başkanlık eden maliye bakan yardımcısı Mary Wiley-Smith, olağanüstü kullanılabilirlik endişelerini kabul etti.
Sheridan, senatörler arasında sorunların nereye ve nasıl bildirileceği konusunda kafa karışıklığı olmasına rağmen, kullanılabilirlik sorunlarının merkezi bir sistemde toplandığını ve iyileştirme için önceliklendirildiğini söyledi.
Ayrıca, geçen yıl Kasım ve Aralık aylarında hem parlamentoda hem de uzaktan, “kullanıcıların sahip olduğu gereksinimler ve endişeler etrafında” yaklaşık yedi kullanıcı brifinginin düzenlendiğini söyledi.
Bu, PEMS’de bazı acil değişikliklerin yapılmasına yol açmıştı, özellikle de “talepler sunulduğunda veya reddedildiğinde”, parlamenterlerin harcama yetkilisi ve personelin başvuru sahibi olarak bildirilmesiyle ilgili.
Diğer acil “geliştirmeler”, insanların PEMS’i kullanmasına izin verilmesi ancak oturum açmaması gibi güvenlik endişelerini ele aldı.
“Diğer kullanıcı erişilebilirlik sorunlarının farkındayız ve plan, bunların yönetişim komitesi tarafından [the expenditure report] teslim edilir ve ardından önceliklendirilir ve üzerinde çalışılır,” dedi Sheridan.
Wiley-Smith aynı fikirde: “Kullanıcılar tarafından dile getirilen bir takım sorunlar var. Departman ve yönlendirme komitesi olarak bu konuların birçoğunun tamamen farkında olduğumuzu söyleyebilirim.
“Aslında onlar hakkında bir şeyler duymak istiyoruz. [and] kullanıcıların yaşadıklarını gerçekten araştırmak istiyoruz.”
Wiley-Smith, bugün PEMS’ye uygulanan kullanıcı merkezli merceğin nispeten yeni bir değişiklik olduğunu ve geçen yıl Ağustos ayında finans sektörüne geçiş yapmasıyla aynı zamana denk geldiğini ekledi.
“Buraya geldiğimden beri kullanıcılara çok odaklandığımızı söyleyebilirim” dedi.
“Çok fazla erişim, kullanıcılarla konuşmak. Ayrıca, sorunları çözmeleri için parlamenterlerle bire bir oturmaları için insanları gönderiyoruz.
“Sistemde bir sorun varsa onu geri getiriyorlar ve yükseltmemiz veya düzeltmemiz gereken şeylerin bir listesine sahibiz.”
Gecikmeli harcama raporu
Kullanılabilirliğe ek olarak, PEMS ile ilgili temel endişe, sistem aracılığıyla mümkün olan harcama raporlamasının olmamasıdır.
Seyahat giderlerini, ofis giderlerini ve benzeri türdeki verileri almasına rağmen, sistem bu veriler hakkında bir rapor oluşturamaz, bu da sistemin – ve projenin – parlamento gider iddialarına şeffaflık getirmek için var olması nedeniyle bir sorundur.
Raporlama modülü, daha geniş bir çalışma aşamasının parçası olarak geçen yıl Temmuz ayında hayata geçirilecekti. Bunun yerine, Eylül 2022’ye ve ardından Mayıs 2023’e ertelendi.
Sheridan, sorunun verilerin formatlanmasından kaynaklandığını belirtti.
“Harcama raporuyla ilgili mesele, oldukça karmaşık, detaylı, düzen ve detay beklentisi çok yüksek olan bir raporu zamanında hazır hale getirmekti ve bunu yapamadık” dedi.
“Bu, sistemdeki verileri alıp bunları üretmek meselesidir. [a report] işletme sahiplerinin ihtiyaç duyduğu, özellikle ayrıntılı ve tarihsel bir şekilde.”
Farrell, diğer senatörlerle birlikte, haberin işe yaramamasından genel olarak etkilenmemişti.
“Eski cihazı kapattığımda bunu keşfettiğimde çok şaşırdım. [expenses] sistem ve yeni sistemi açtık, bu yeni bilgisayar programlarına kadar bu bilgiyi almamızın hiçbir yolu yoktu. [for reporting] geliştirildi” dedi.
Sheridan, artık orada veri toplanmadığı için eski sistem üzerinden raporlamaya geri dönemeyeceklerini söyledi.
“Bilgiler eski sisteme değil, canlı ve çalışır durumda olan yeni sisteme girilmiştir, [meaning] Artık eski sistemden rapor veremiyoruz” dedi.
“Sanırım tüm verilerin bir Excel elektronik tablosunu dökebiliriz. [into the old system] çünkü hepsi içinde [new] sistem, ancak harcama raporunun formatında değil… ve hala gerekli.”
Sheridan, raporun Mayıs ayına kadar IPEA’nın ellerine geçmesini ve ardından Eylül 2023’te planlanan bir canlıya geçişle sonuçlanan birkaç aylık kullanıcı kabul testini görecek olan revize edilmiş teslimat zaman çizelgesinin ulaşılabilir olduğundan emin.
Farrell, harcama raporlama modülünün, PEMS ekibinin kullanıcı ihtiyaçlarını karşılama ve toplumun şeffaflık beklentilerini karşılayan bir sistem sunma becerisinin iyi bir testi olacağını söyledi.
Farrell, “Bütün bunları tatmin edebildiysek, anahtarın bu olacağını düşünüyorum,” dedi.
“Şu anda ulaşmaya çalıştığımız şeyin amacı bu.”