Önemli Noktalar
- Verimsiz manuel süreçlerden, akıcı iş akışlarına.
- Hassas ve son derece gizli veriler için geliştirilmiş güvenlik.
- Microsoft bulutu ile geleceğe yönelik esneklik ve ölçeklenebilirlik.
Aile içi ve aile içi şiddet mağdurları için sonuçları iyileştirmek ve verimsiz eski sistemleri değiştirmek amacıyla dijital dönüşümün avantajlarından yararlanmak.
Avustralya İstatistik Bürosu’nun (ABS) verilerine göre, daha önce hiç olmadığı kadar çok Avustralyalı, aile içi ve aile içi şiddetten ciddi zarar görme riski altında. Kısmen COVID-19 salgınının stresleriyle daha da kötüleşen bu suçlar, yalnızca 2020’de %12 arttı.
Güney Avustralya Hükümeti’nin Aile Güvenliği Çerçevesi (FSF), risk altındaki kadınlara ve çocuklara koordineli bir kurumlar arası, sektörler arası hizmet yanıtı sağlamak için 2013 yılında uygulandı. Ne yazık ki, Çerçeve’nin başlangıçtaki kağıt tabanlı süreçleri ve Excel elektronik tablosuyla yönetilen sistemleri sürdürülebilir değildi ve bu durum hem hizmetlerin sunulmasını hem de mağdurların korunmasını etkiledi.
Dijital dönüşümle verimliliği artırmaya yönelik belirli fırsatları belirlemek amacıyla Güney Avustralya Hükümeti İnsan Hizmetleri Departmanı (DHS), eyaletin en savunmasız vatandaşları için sonuçları iyileştirecek kapsamlı bir Aile İçi Şiddet Yönetim Çözümü geliştirmek üzere önde gelen bir Microsoft bulut ortağı ve şu anda Canon Business Services ANZ’nin (CBS) bir parçası olan Satalyst’i işe aldı.
Satalyst’in WA/SA Eyalet Müdürü Michelle Stokes, “Hizmetleri harekete geçirmek ve ihtiyaç sahiplerine destek olmak için daha iyi zaman ve çabaya ihtiyacımız vardı,” diyor. “İnsanların yalnızca sistemde hızlı bir şekilde hareket etmesi gerekmiyor, süreç kısıtlamaları mağdurların tekrar travma geçirmesine neden oluyor ve bu da destek ararken hikayelerini birden fazla kez anlatmalarına neden oluyor.”
Verimsiz teslimat kritik hizmetleri tehdit ediyor.
Aile Güvenliği Çerçevesi’nin hedeflerine ulaşmak, sosyal hizmet uzmanlarından Güney Avustralya Polisi’ne (SAPOL) kadar sektörler, coğrafyalar ve kurumlar genelindeki paydaşlar arasında kapsamlı bir iş birliği gerektirir. Ancak bu iş birliğinin önemine rağmen, DHS daha önce uygun iletişimi kolaylaştırabilecek tek bir gerçek kaynağından yoksundu.
Örneğin, risk altındaki mağdurları, her polis bölgesinde bilgi paylaşımı ve harekete geçilmesini sağlamak için düzenlenen iki haftada bir oturum olan Aile Güvenliği Toplantılarına (FSM) yönlendirmek, uygun belge kontrol önlemleri olmaksızın e-posta yoluyla son derece gizli bilgilerin paylaşılmasını içeren manuel bir süreçti.
- Yapılandırılmamış ve İzlenemeyen Veri Paylaşımı: Sürece dahil olan üyeler gizlilik anlaşmaları imzalamış ve bilgi paylaşım protokollerini takip etmiş olsalar da, bilgilerin paydaşlar arasında paylaşılma şekli yapılandırılmamış ve izlenebilir veya denetlenebilir olacak kadar sistematik değildi.
- Doğrulanmamış Veriler Çatlaklardan Düşüyor: Risk Değerlendirmesi (RA) ve FSM Yönlendirme formlarının geçerli bir kaynaktan geldiğini doğrulamak için resmi bir süreç yoktu. Tek bir gerçek kaynağı olmadığından, paydaşlar ayrıca daha önce RA’lar ve FSM Yönlendirmeleriyle ilişkilendirilmiş kişileri, özellikle de polislik bölgeleri arasında taşınan kişileri belirlemekte zorlandılar.
- Kağıt Tabanlı Süreçler Güvenlik Risklerini Artırıyor: Çerçevenin yürütülmesi büyük ölçüde kağıt tabanlı olduğundan, belgelerin ve diğer ilgili bilgilerin birden fazla kopyası tutuluyordu; bu da gizlilik ihlalleri ve güvenlik sorunları riskini artırıyordu.
- Manuel İşlemler Hayal Kırıklığına ve Maliyetlere Yol Açıyor: FSM’leri organize etme ve yönetme, ayrıca vaka kayıtlarını, çoklu kurum eylem planlarını, toplantı katılımını ve takipleri takip etmeyle ilgili idari süreçler zahmetliydi. Bu, idari genel giderlere orantısız miktarda zaman harcanmasına neden oldu.
Bu zaman ve çaba, ihtiyaç sahiplerinin sistemde hızla ilerlemesine yardımcı olacak hizmetleri ve destekleri hayata geçirmek için daha iyi değerlendirilmekle kalmıyor, aynı zamanda süreç kısıtlamaları, mağdurların destek ararken hikayelerini yeniden anlatmalarını gerektirerek, onların tekrar travma yaşamasına neden olma riskini de taşıyor.
Önemli paydaşlar için bulut üzerinden tam görünürlük.
Bu ve diğer zorlukları çözmek için Satalyst, hem mağdurları hem de suçluları izleyebilen, ayrıca hizmetler, sektörler ve iş güçleri arasında yapılandırılmış ve güvenli bir şekilde veri girişi ve iş birliğini mümkün kılan, birleşik, 360 derecelik bir Aile İçi Şiddet Yönetimi Çözümü tasarladı ve oluşturdu.
Michelle, “Bakanlığın ihtiyaçlarıyla uyumlu stratejik bir yaklaşım üzerinde tartıştığımızda, Satalyst ve Microsoft, Azure ekosisteminden doğru ürünleri ve araçları seçmemize yardımcı oldu” diyor.
Bu sonuçlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi ayrı modülde Microsoft Dynamics 365, Microsoft Azure, Özel Web Uygulamaları ve Power Apps kullanılarak elde edildi:
- Web tabanlı, self-servis Aile Destek Portalı
- Destek ajansı çalışanları için bir topluluk portalı
- Çeşitli paydaşlar için gelişmiş raporlama yeteneklerine sahip tamamen dijitalleştirilmiş bir vaka yönetim sistemi
Dynamics 365 Customer Service, bu modüller arasında FSM Komitesi tarafından gerekli görülen hizmete özgü bilgileri yakalar ve depolar. Risk Değerlendirmesi ve Yönlendirmede başlatılan tüm bilgiler ve belgeler daha sonra doğrudan Microsoft Dataverse’de bulunan ve verileri güvenli bir şekilde depolayan Dynamics 365’e girilebilir.
Sonuç olarak, Aile İçi Şiddet Yönetimi Çözümü Görevlileri artık Microsoft Dynamics 365 CRM üzerinden verileri yönetebiliyor, RA’lar ve Yönlendirmelerle ilişkili belgeler oluşturan raporları çalıştırabiliyor ve gerekli toplantıları yürütmek için FSM başkanlarıyla koordinasyon sağlayabiliyor.
Daha sonra, bu toplantılardan kaynaklanan Olumlu Eylem Planları, toplantı tutanakları veya takip eylemleri, Microsoft Dynamics 365 CRM’de ilgili Yönlendirmelere karşı saklanan güncellenmiş veya yeni oluşturulmuş belgeler olarak Yöneticilere iletilebilir.
Dataverse içinde, aile içi şiddet vaka yönetimi senaryosuna özgü özel tablolar oluşturulur ve Power Query kullanılarak Dynamics 365 ve diğer kaynaklardan gelen verilerle doldurulur. Power Platform hizmetleri, verileri birleştirmek için üçüncü taraf entegrasyonuna gerek kalmadan uygulamalar, akışlar ve akıllı aracılar oluşturmak ve çalıştırmak için bu merkezi veri deposundan yararlanır.
Çözüm tam olarak benimsendikçe ve devam eden kullanımıyla daha fazla veri yakalandıkça, DHS, mağdur sonuçlarını daha da iyileştirmek için daha gelişmiş analizler ve raporlama üretmek amacıyla Power BI ve diğer teknolojileri kullanabilecektir.
Güvenlik en iyi uygulamaları hassas verilere erişimi kontrol eder.
Paylaşılan verilerin hassas yapısı göz önüne alındığında, Çözüm için güvenlik en önemli öncelikti. Her modülde, Microsoft platform hizmetleri ve güvenlik en iyi uygulamaları, sistemin son derece hassas ve gizli bilgilerini korurken, eskiden bürokratik ve yoğun bir manuel süreç olan şeyi tamamen dijitalleştirir.
Dynamics 365 ve Azure Active Directory Kimlik ve Erişim Yönetimi (IAM) mekanizmaları, rol tabanlı ve kayıt tabanlı güvenliği etkinleştirerek kullanıcıların işlerini yapmak için gereken düzeyde erişimini sınırlar. Kullanıcı kimlikleri Azure Active Directory ve çok faktörlü kimlik doğrulaması tarafından doğrulanırken, yazdırma ayrıcalıkları ve ekran zaman aşımı sınırlamaları da gizli bilgilerin korunmasına yardımcı olur.
Modüller içindeki ek güvenlik kontrolleri daha ayrıntılı veri paylaşımını destekler. Belirli, işbirlikçi çabaları kolaylaştırırken kayıtlara yetkisiz erişimi engellemek için, bireysel kullanıcılara ve ekiplere ihtiyaç duyduklarında sahip olmadıkları kayıtlara erişim izni verilir.
Ölçeklenebilir, merkezi çözümler, mağdurlar için daha parlak bir gelecek yaratıyor.
Merkezi bir bilgi kaynağı oluşturarak, kaynakları dijitalleştirerek ve süreçleri otomatikleştirerek Aile İçi Şiddet Yönetim Çözümü, Departmanın kilit kullanıcılarına mevcut vakalar hakkında net ve ayrıntılı bir genel bakış sağlayan yeni öz hizmet işlevselliği, raporlama yetenekleri, gelişmiş güvenlik protokolleri ve etkileşimli gösterge panelleri sağlar.
Ayrıca, Çözüm Microsoft’un modüler platform hizmetlerinden ve bulut tabanlı teknolojisinden yararlandığı için daha az özel kodlama gerekir. Sonuç olarak, DHS ölçeklendikçe diğer Microsoft tabanlı çözümlerle hem esneklik hem de gelecekteki entegrasyon fırsatları kazanır.
Aslında, Aile Güvenliği Portalı eyalet ve federal hükümetteki diğer departmanların ve kurumların bile ilgisini çekti. Michelle’e göre, bu kadar geniş uygulanabilirliğin sırrı basitliğidir. “Sistemi ilk aşamada aşırı karmaşıklaştırmamak önemliydi,” diyor. “Acil sorunları çözmek istedik ancak gerektiğinde FSP’yi özelleştirmek ve büyütmek için seçenekler oluşturduk ve diğer departmanların çoğunun çekici ve ilgi çekici bulduğu yön de bu.”
Ancak bu yeni bulunan verimlilik ve güvenliğin dışında, Çözümün en önemli etkisi aile ve aile içi şiddet mağdurları için yarattığı farktır. Yüksek riskli aileler hakkında daha iyi bilgi paylaşımını kolaylaştırarak, yeni modüller kurumların savunmasız sakinlerin hayatlarında fark yaratan daha akıcı, işbirlikçi yardım sağlamasını mümkün kılıyor.
Benzer bir dijital dönüşüm girişiminin kuruluşunuzun hedeflerini nasıl destekleyebileceğini görmek için Canon Business Services’ın BT uzmanlarından oluşan ekibiyle iletişime geçin.
Canon Business Services ANZ ve hükümet çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın.