Teknoloji konusunda giderek daha bilgili hale gelen bir dünyada, işletmeler işlemlerin temelini, yani imzayı yeniden tanımlıyor. Ancak elektronik imzalara doğru paradigma değişikliği yalnızca bir kolaylık değildir. Süreçleri kolaylaştırmak ve evrak işlerini azaltmak söz konusu olduğunda elektronik imzalar bir meta haline geldi. Uzaktan çalışmanın ve küresel dijital işlemlerin artmasıyla birlikte, güvenli ve verimli belge işleme ihtiyacı, elektronik imzaları neredeyse iş açısından kritik bir temel haline getirdi.
Günümüzde iş dünyası liderlerinin dijital imzalamayı iş ve anlaşma süreçlerine dahil etmeleri için birçok seçenek mevcut olsa da, yasal gereklilikleri ve uyumluluk gerekliliklerini karşılarken verilerini korumak bir öncelik olmalıdır. Birçoğu, yalnızca sıfır bilgili uçtan uca şifreleme sunan bir çözümün, verileri için en yüksek düzeyde güvenliği garanti edeceğinin farkında değil.
Elektronik imza nedir?
Elektronik imza veya e-İmza, bir sözleşmeyi veya başka bir belgeyi elektronik olarak imzalamak ve belirli koşulları onaylamak veya kabul etmek için oluşturulan imzayı ifade eder. Entegre e-imzalar, belgenin orijinalliğini ve kullanıcı kimliğini doğrulamak için kriptografik algoritmalar kullanan elektronik parmak izi görevi görür. Bu, e-İmzaların sahtecilik yoluyla kaldırılamayacağı ve başka belgelere kopyalanamayacağı anlamına gelir.
E-İmza, adınızı bir e-postanın altına yazmak veya bir web sitesindeki onay kutusunu işaretlemek gibi basit formlara da atıfta bulunan bir şemsiye terimdir. Elektronik imzalara yönelik bazı kullanım örnekleri arasında satış sözleşmeleri, ipotek uygulamaları, kalite kontrol raporları, gizlilik sözleşmeleri, iş teklifi mektupları, satın alma siparişleri, bakım günlükleri, sigorta talepleri, hasta kabul formları ve değişiklik talepleri yer alır.
Özel yasal ve resmi gereklilikler nedeniyle elektronik olarak imzalanamayan bazı belgeler arasında tapu, vasiyetname, evlat edinme belgeleri, ürün geri çağırma bildirimleri, boşanma davaları, mahkeme kararları, kira sözleşmeleri ve tahliye bildirimleri gibi yasal belgeler yer alabilir.
e-İmza çözümlerinin gelişimi
Geçtiğimiz on yılda, e-İmzaların benimsenmesinde bir artış görüldü; COVID-19 salgını, e-İmzalamanın hızla benimsenmesini teşvik ederek küresel dijital imza pazarını dünyanın en hızlı büyüyen pazarlarından biri haline getirdi.
Deloitte’a göre, 2020 yılında e-İmza pazarının büyüklüğünün 2,3 ila 2,8 milyar dolar arasında olduğu tahmin ediliyor ve 2026 yılına kadar 14 milyar doların üzerine çıkması bekleniyor. Aslında Deloitte, küresel ölçekte Asya Pasifik ile birlikte Avrupa’nın da büyük bir pazar haline geleceğini öngörüyor. 2026 yılına kadar en hızlı büyüyen bölge.
İş dünyasının, geleneksel imzalar kadar güvenli ve yasal açıdan bağlayıcı olan e-İmzalara güvenme konusunda hiçbir sorunu olmadığı açıktır. Ancak e-İmza platformlarına yatırım yapan kuruluşlar artık klasik hız ve güvenlik nedenlerinin ötesinde bu platformlara yöneliyor. Entegre e-İmzalar sayesinde şifreli ancak kullanıcı dostu bir çözüm kullanarak verimliliği artırabilir ve küçük veya orta ölçekli işletmelerin belge imzalama sürecini kolaylaştırabilirler.
Piyasadaki çoğu e-İmza hizmeti, müşterileri tarafından imzalanan her sözleşmeyi görür. Müşteriler, uçtan uca şifrelenmiş bir hizmet kullanarak, içerikleri servis sağlayıcıyla paylaşmadan sözleşme imzalayabilmektedir.
Veri odasının faydaları
İşletmeler sıklıkla İK sözleşmeleri, satış sözleşmeleri veya gizlilik sözleşmeleri gibi her ay birden fazla belge imzalama zorluğuyla karşı karşıya kalır. Geleneksel bağımsız e-İmza çözümleri, güvenlik risklerini beraberinde getirebilir ve çoğu zaman zaman alıcı süreçlere ve güvenlik darboğazlarına neden olabilir.
Buna karşılık, entegre e-İmza çözümleri doğal verimlilik sunar. İşletmeler, güvenli bir veri odasında entegre bir platform benimseyerek, temel belgelerini göndermek, imzalamak ve saklamak için harcadıkları zamanı önemli ölçüde azaltabilir. Elektronik belgeler her zaman, her yerde, herhangi bir elektronik cihazla imzalanabilir; böylece hem gönderenler hem de imzalayanlar için kolaylık sağlanır.
Uçtan uca şifrelenmiş bir veri odası kurulumuyla şirketler, güvenlikten ödün vermeden belgelerin güvenli bir şekilde saklandığı, paylaşıldığı ve imzalandığı merkezi bir dosya yönetim sistemine sahip olur. Belgeler aynı platformda imzalama ve depolama arasında sorunsuzca geçiş yapabilir, sistemlerdeki kesintileri azaltır, sistemler arasında özel entegrasyon oluşturmaya gerek kalmadan ayrık süreç senaryolarını en aza indirir.
Belgeleri paylaşmak ve dosya istemek için güvenli bir portal sağlamak, müşterilerinizin bilgilerinin gizliliğini garanti eder, işbirliğiniz boyunca GDPR gibi düzenlemelere veya FINRA gibi sektöre özel standartlara uygunluğu sağlar.
Entegrasyon, e-İmzaların ötesine geçerek bulut depolamayı ve dosya paylaşımını kapsar ve sonuç olarak kapsamlı bir çözüm sunar. Bağımsız çözümlerin, dosyaların platformlara dağılması ve farklı güvenlik önlemlerinin uygulanması nedeniyle belge yönetimi zorluklarına yol açabileceği durumlarda, birleşik uçtan uca şifrelenmiş bir platform, departmanlar arasında şeffaflık ve erişilebilirlik sağlar. Bu, hem iç hem de dış paydaşların kolayca işbirliği yapmasına olanak tanır ve belgelerin gözden kaçması veya yanlış yerleştirilmesi riskini azaltır.
Bir e-İmza çözümü seçerken dikkate alınması gereken özellikler
Bir e-İmza çözümünün kuruluş içindeki en geniş yelpazedeki ihtiyaçları karşılayacağından emin olmak için aşağıdakileri yapmanıza olanak tanıyan özellikleri seçmek en iyisidir:
- Windows ve Mac platformlarında bir tarayıcıdan e-İmza istekleri oluşturma kolaylığı ve esnekliğine sahip olun.
- Varlık satın alma sözleşmesi, iş sözleşmesi veya gizlilik sözleşmesi olsun, herhangi bir belgeyi güvenlikten ödün vermeden daha hızlı bir şekilde elektronik olarak imzalayın.
- İmza iş akışlarınızı düşük riskli ve yüksek sorumluluklu sözleşme döngülerine göre tasarlama ve ihtiyaç duyduğunuzda en üst düzeyde hukuki belirlilik sağlama fırsatına sahip olun.
- İmzalama sürecini üç kolay adımda gerçekleştirin: bir e-İmza isteği oluşturun, istek bağlantısını ortak çalışanlarınızla paylaşın ve işleri bittiğinde bildirim alın.
- Hiçbir üçüncü tarafın sözleşmelerinizi görememesini sağlayan, gizliliğin altın standardı olan sıfır bilgili uçtan uca şifrelemeden yararlanın.
- Dosyaların yalnızca imzalanabileceği değil aynı zamanda depolanıp paylaşılabileceği bir veri odasına entegre edilen e-İmzalar ile tüm belge yönetimi yaşam döngüsünü basitleştirin.
- Ayrıntılı e-İmza politikaları ve belgelere erişim kontrolleri oluşturun ve bunları şifreli e-posta veya şifreli bağlantılar aracılığıyla dahili veya harici imza sahipleri ile güvenli bir şekilde paylaşın.
- Filigranlar, dosya son kullanma tarihleri ve kullanıcı doğrulama gibi ek güvenlik özellikleri ekleyerek kuruluşunuzu verileri üzerinde tam kontrol sahibi olacak şekilde güçlendirin.
- Kolayca doldurulabilir alanlar ekleyerek ve ilerlemeyi izleyerek e-İmza iş akışlarınızı sezgisel olarak yönetin.
- Departmanlar arasında işbirliği için güvenli bir merkezi sözleşme deposu oluşturun ve tamamlanan, bekleyen ve reddedilen istekleri tek bir yerden takip edin. Sıfır bilgili uçtan uca şifrelenmiş bir belge yönetimi platformuna yerleştirilmiş elektronik imzalara sahip olmak, hassas iş verileri için en yüksek düzeyde güvenliği garanti edebilir.
Belge yönetimini yeni seviyelere yükseltmek
Bir kuruluşun siber güvenliğini ve üretkenliğini artırmak için elektronik belge imzalamanın faydaları açıktır; imza sürecini önemli ölçüde hızlandırır ve belge depolamayı daha basit ve daha uygun maliyetli hale getirir. eİmza çözümleri aynı zamanda verimliliği ve doğruluğu artırırken belgelerin güvenlik düzeyinin de artırılmasına yardımcı olur.
Ancak bu avantajların ötesinde, güvenli bir veri odasındaki entegre e-İmza çözümleri, daha geniş bir belge yönetimi stratejisinin parçası olarak belge imzalamanın daha akıllı bir yolunu sunar: bu, kuruluşların üretkenliğini artırmasına ve bilgilerini her zaman güvende ve gizli tutmasına olanak tanır.
Reklam