Hukuk firması NJORD, personelinin iş açısından kritik belgelere erişme ve bunlar üzerinde çalışma şeklini dönüştürmek için eski bir belge yönetim sistemini (DMS) bulut tabanlı teknolojiyle değiştirdi.
Danimarka ve Baltık bölgesindeki uluslararası müşterilere hizmet veren Danimarka merkezli şirket, dijital dönüşüm yolculuğunun bir parçası olarak mevcut sisteminin artık amaca uygun olmadığına karar verdi.
70’i avukat olmak üzere 150 personeli bulunan hukuk firmasında belge paylaşımı önemli bir yetkinliktir. Ancak belge paylaşımında zorluklarla karşılaşan şirket, mevcut muayenehane yönetim sistemini (PMS) tamamlayacak ve onunla sorunsuz bir şekilde çalışacak bir yedeğe ihtiyacı olduğunu biliyordu. Ayrıca, hibrit çalışmayı destekleyecek ve avukatlarına herhangi bir cihazdan veya konumdan belgeleri güvenli bir şekilde arama, belgelere erişme ve bunları düzenleme olanağı verecek bir DMS’ye de ihtiyacı vardı.
NJORD COO’su Conni Falkner, “Doküman yönetim sistemi, avukatların kullandığı ve tüm işlerini yaptıkları ana sistemdir” dedi. Şirketin kullandığı sistemin – Danimarka hukuk sistemi için tasarlanmış bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi – değiştirilmesi gerektiğine karar verdiğini söyledi.
Computer Weekly’ye “Belgelerle çalışırken ve bunları paylaşırken yeterince verimli değildik” dedi. “ERP sistemimizde doküman yönetim sistemimiz vardı ama bu yeterli değildi ve yeni bir çözüm gerekiyordu.”
Eski sistemle ilgili sorunların belgelerin farklı sürümlerinde çalışma zorluğu, Outlook veya Excel ile entegrasyon zorluğu olduğunu ve sisteme erişimin yalnızca ERP üzerinden mümkün olduğunu sözlerine ekledi.
Birkaç seçeneği araştırdıktan sonra hukuk firması, NetDocuments’tan bulut tabanlı bir platform seçti. Falkner, “Kullanımı son derece kolay ve kullanıcı dostu ve her şey gerçek zamanlı olarak güncel tutuluyor” dedi.
NJORD’un kendi BT departmanı yok, ancak Danimarka merkezli BT tedarikçisi Envo’ya dış kaynak sağlıyor ve kullanımı ve entegrasyonu basit olan bir sistem istiyordu. Falkner’a göre kullanıma sunma basitti ve yazılım sekiz hafta içinde yayına girdi.
“Bu bizim için çok hızlıydı. NetDocments’ın bazı alternatiflerini seçmiş olsaydık, bu altı ay sürerdi” dedi.
Kullanıcı tabanının sistemin basitliğinden yararlandığını ekledi: “Avukatlar BT konusunda özellikle yetenekli değiller ve avukat ekibi içinde geniş bir BT becerilerine sahip olduğumuz için, herkesin kullanabilmesi için kolay olması önemliydi.”
NJORD, en kullanıcı dostu olduğu ve diğer yazılım ürünleriyle birleştirilmesi daha kolay olduğu için seçtiği NetDocuments’ı seçmeden önce yaklaşık beş farklı platform inceledi. Falkner, “Çalışma yöntemimizle bütünleşen ve harika bir kullanıcı deneyimi sağlayan gerçekten sezgisel bir sistem olduğu için NetDocuments’ı seçtik” dedi.
Falkner’ın söylediğine göre güvenlik de hayati önem taşıyordu ve Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) uyumluluğu da dahil olmak üzere sistemde yerleşikti.
“Belgelerimizi ve dosyalarımızı bulutta güvende tutmak kesinlikle çok önemlidir. NetDocuments’ın gelişmiş güvenlik kontrolleri, hassas bilgilerimize nasıl erişildiği konusunda bize çok daha fazla kontrol ve siber tehditlere karşı koruma söz konusu olduğunda ekstra bir savunma hattı sağladı” diye ekledi.