Greater Western Water’da bir faturalandırma sistemi değişimi, go-live basınçları ve veri göç uygulamaları nedeniyle ortaya çıktı ve müşterileri içeren en az 320 gizlilik ihlaline yol açtı.
City West Water ve Western Water’ın birleşmesiyle oluşan fayda, her iki bileşen kuruluşunun faturalandırma sistemlerini emekliye ayırmayı seçti ve tamamen yeni bir kuruluş kurdu.
Bu yılın Mart ayına kadar, projenin sorunları olduğu açıktı, “neredeyse 200” müşterilerin faturalarını yanlış adrese gönderdiği açıktı.
Victoria Bilgi Komiseri (OVIC) ofisi tarafından bilgi toplama alıştırması 320 potansiyel gizlilik olayını buldu, ancak bu rakam sadece müşteriler tarafından bildirilen olayların sayısını sayıyor.
Komiser, “Ovic’in görüşüne göre, gerçek gizlilik olaylarının sayısının önemli ölçüde daha yüksek olması muhtemeldir” dedi. [pdf]
Ovic tam bir soruşturma yapmamayı seçti.
Gizlilik olaylarına nihayetinde yeni faturalandırma sistemine, müşteri yerüne taşınan yanlış bilgilerin neden olduğu.
Büyük Batı suyu, erkenden gelen sorunların farkındaydı.
“İki eski sistemdeki kaynak veriler aktif olmayan ve kukla hesaplar, güncel olmayan müşteri iletişim bilgileri ve manuel çözümler içeriyor” dedi.
Eski sistemlerdeki alanlar, veri değerleri ve biçimleri de yeni sistemdekilerle eşleşmedi.
Buna karşı koymak için “81 veri doğrulama kuralları”, geçilen verilere uygulanmıştır.
Ancak, Go-Live verileri yaklaştıkça, bazı doğrulama kuralları kaldırıldı, “böylece SET kriterlerini aksi takdirde karşılamayacak hesaplar, yeni sisteme zamanında yeni sisteme yüklenebilir” dedi.
Kurallarda bir gözetim de vardı: “Bir müşterinin tercih ettiği faturalandırma yöntemini doğrulamak için bir kural (örn. E-fatura ve posta adres, BPAY ve posta adresi) doğrulama kümesine dahil edilmedi.
Ovic, “Sonuç, eski bir sistemde“ E-Bono veya BPAY ”tercihi ile listelenen herhangi bir hesabın, taşındığında yeni sistemde posta adresine varsayılan olarak listelenmesidir.”
Bu, şu ana kadar 320.000 kayıt sabitlenirken, manuel olarak sabitlenmesi gereken veri kalitesi ve bütünlük sorunlarına yol açtı.
İki eski faturalandırma sisteminden elde edilen verilerin eşzamanlı olarak taşınması da dahil olmak üzere başka katkıda bulunan faktörler de vardı; Veri sağlayan diğer “uydu” sistemlerinde de değişiklikler yapıldı; ve test için eksik veriler mevcuttu.
Ayrıca, proje sırasında su tarifelerinde bir değişiklik oldu.
Bu değişiklik yalnızca yeni sistemde uygulandı; OVIC, yeni sistemdeki veri kalitesi sorunları gerçekleştiğinde bir geri dönüş seçeneği sağlayacağından, eski faturalandırma sistemlerine de yansıtılması gerektiğini öne sürdü.
Ovic, herhangi bir tarafa suçu atfetmeye karşı uyardı.
Komiser, “Büyük Batı suyunun veya satıcılarının öncelikle hatalı olup olmadığı konusunda hiçbir sonuç çıkarılmamalı” dedi.
OVIC, proje planlaması, veri taşıma ve doğrulama ile ilgili diğer kuruluşlar için dersler olduğunu söyledi.
Ovic, “Kuruluşlar, bireylerin mahremiyeti pahasına son teslim tarihlerine ve zamanlamaya öncelik vermemelidir” dedi.
“Bir sistemin canlanması için amaçlanan tarihleri kaçırmak sinir bozucu olsa da, daha büyük Batı su deneyimi, bir veri doğrulama sürecinin sağlamlığını azaltmanın bir proje gecikmesinden daha fazla olumsuz etkisi olabileceğini gösteriyor.”
Fayda Başkanı Lisa Neville, Ovic’e Greater Western Water’ın “müşterilerimizin beklediği standartların altında düştüğü ve kendimizi tuttuğumuz” yazdığı bir mektup yazdı.
O zamandan beri geniş kapsamlı veri ve gizlilik uygulama iyileştirmeleri yapıldığını söyledi.