2024 itibarıyla Birmingham Şehir Meclisi, mali krizle karşı karşıya olan çok sayıda yerel yönetimden biridir. Yerel hizmetler kesiliyor ve belediye vergileri artırılıyor. Bunların hiçbiri, bu hizmetlere güvenen topluluklar ve bölge sakinleri ya da sürekli artan fatura ödemeleriyle mücadele eden haneler için iyi bir haber değil.
Birmingham'da karşılaştığı mali sorunlar, Oracle bulut tabanlı kurumsal kaynak planlama (ERP) ve HCM (insan sermayesi yönetimi) sisteminin uygulanmaması nedeniyle daha da artıyor. Bunlar, ilk olarak 1999'da uygulamaya konulan son derece özelleştirilmiş SAP uygulamasının yerini alıyor.
Birçok uzun vadeli SAP müşterisi gibi belediye meclisinin de bir seçeneği vardı: ya en son S/4Hana bulut ERP sistemine geçiş planı hazırlamak için SAP ile iletişime geçmek ya da tamamen farklı bir platforma geçmek. İkincisini seçti ve yeni bir Oracle Bulut ERP ve HCM sistemi uygulamak için Evosys'i seçti.
2022'de hayata geçtiğinden beri Oracle sistemi, muhasebe sorunlarını düzeltmek için manuel iyileştirme gerektirdi. Konseyin 2024 mali raporu, sorunlu Oracle sistemine sürekli destek ve manuel müdahale için 5,3 milyon £ tutarında bir bütçe gösteriyor.
Oracle Cloud'dan önce ne geldi?
1990'ların sonlarında Birmingham Şehir Meclisi, yerel yönetim hizmetlerini dönüştürmek için bir SAP sisteminin uygulanmasına başladı. Bir zamanlar dünyanın en büyük yerel yönetim SAP uygulaması olduğu iddia ediliyordu ve 2010 yılına gelindiğinde konsey, SAP uygulamalarının önemli sayıda dahili sistemin yerini almasını gerektiren büyük bir BT revizyonuna girişti. Bu uygulama, belediyenin mali, satın alma ve operasyonel performans yönetimi sürecini desteklemek için ortak hizmet sunum modelinde bir değişikliği ve SAP yazılım paketini temel alan yeni bir entegre uygulama paketi modelini içeriyordu.
Uygulama zamanında, bütçeye uygun olarak ve yönetici brifingine göre tamamlandı. O zamanlar bunun Birmingham'a beş yıllık bir süre içinde 100 milyon £ tasarruf ve üretkenlikte %15 artış gibi ticari faydalar sağlayacağı yönünde beklentiler vardı.
Birmingham City Üniversitesi de SAP sertifikasyonu etrafında tasarlanan bir Yüksek Lisans Kurumsal Sistem Yönetimi kursunda SAP ile işbirliği yaparak sürece dahil oldu. O dönemde Birmingham Şehir Meclisi başkan yardımcısı Paul Tilsley şunları söyledi: “Bu, dijital ekonomimizin gelişimini desteklemek ve modern yerel kamu hizmetlerini desteklemek için gerekli BİT becerilerinin derinliğini güçlendirmek için paha biçilmez bir yerel kaynak olacaktır. Ayrıca bunun iş dünyası, akademi ve kamu sektörü arasındaki gelecekteki işbirliklerine yönelik bir plan olduğuna inanıyorum.”
Konseyin 2016/17 hesapları, 2016/17 ve 2018/19 yılları arasında SAP sistem teknik ve yazılım güncellemeleri için 5,5 milyon £ ayrıldığını gösteriyor. Bu yükseltmeler, sistemin güncel kalmasını ve konseyin stratejik yönüne uygun olmasını ve destek hizmetlerinin küçültülmesini sağlamak için haklıydı.
Birmingham ERP geçişine nasıl hazırlandı?
2018 yılına gelindiğinde Birmingham, finans, satın alma, insan kaynakları ve bordro sistemlerine ilişkin gelecekteki gereksinimlerini gözden geçirmeye karar verdi. Yeni bir bulut tabanlı ERP sistemi tedarik etmesine yardımcı olmak için sürecin bir parçası olarak Socitm Advisory'yi işe aldı.
Sözleşme, Evosys ortaklığındaki Insight Direct (UK) Ltd'ye, ikilinin Birmingham Şehir Meclisi'nin 2021'de Kabine'ye sunduğu ve Oracle Bulut ERP'yi temel alan “yeni bir çözüm” olarak tanımlanan raporu sunması temelinde verildi.
Proje yeni bir uygulama gibi görünüyor. Birmingham, uyguladığı yeni Oracle sistemlerinde yerleşik en iyi uygulamaları benimsemek yerine, yeni kurumsal yazılımı uyarlamanın tuzaklarını fark etti. Aynı zamanda mantıksal yönetimdeki düzenleme sorunlarının, eski SAP sisteminden gelen verilerin dış denetçilere sunulması gerektiği anlamına geleceğini de kabul etti; bu da potansiyel olarak Oracle hayata geçtikten sonra eski sistemi çok daha uzun süre çalışır durumda tutmak zorunda kalacağı anlamına gelebilir.
Buluta geçmenin ticari faydaları arasında günlük operasyonların ve teknik sorunların bulut sağlayıcı tarafından yönetilmesi de yer alıyor; bu da Birmingham'ın SAP yöneticilerinden oluşan bir ekibe ihtiyaç duyacağı anlamına geliyordu.
2021 itibarıyla yükseltmeye ilişkin mali iş durumu, Capita tarafından yönetilen SAP sisteminin konseye yılda 5,1 milyon £'a mal olduğunu gösterdi. 2022/2023 ve 2031/2032 arasındaki dokuz yıl boyunca bu tutar 46 milyon £ olacaktır. Aynı dönemde, Oracle sisteminin 2022/23'te 563 bin £ ve 2023/2024'te 788 bin £ tasarruf etmesi gerekiyordu; bu tasarruf dokuz yılda 10,9 milyon £'a ulaştı.
Konseyin başlangıçta mevcut iş süreçlerini yeni Oracle sistemine uyacak şekilde değiştirmeyi planladığını öne süren raporlar var. Ancak bu durum değişti ve Oracle, Birmingham'ın mevcut iş süreçlerini destekleyecek şekilde özelleştirildi.
Oracle Bulut dağıtımının karşılaştığı sorunlar
Oracle iş süreçlerinin alışılmışın dışında benimsenmesinden bu vurgu değişikliği, Oracle sisteminin konseyin mevcut iş süreçlerine uyarlanmasıyla bir iş dönüşümü gerektirecekti. Bu kararın, konseyin Oracle sistemini düzgün bir şekilde uygulama becerisini ciddi şekilde etkilediğine ve gecikmelere ve ek maliyetlere yol açtığına inanılıyor.
Oracle en sonunda 2022'de hayata geçti ancak konsey, uygulamaya konduğundan bu yana yapılandırma sorunlarıyla karşılaştı.
Nisan 2023'te belediye meclisi lideri John Cotton, belediyeye bir röportaj verdi. Birmingham PostasıVergi mükelleflerine 100 milyon sterlinlik bir fatura bırakan “felaket” Oracle sistemini tanımladı. Başlangıçta 19 milyon £ civarında bir maliyete ayrılması planlanan ERP ve HCM değişiminin şu anda konseye maliyeti 100 milyon £'un çok üzerinde oldu.
Yayına girdiğinden beri Oracle sistemi sorunlarla boğuşuyor. Örneğin, Birmingham Şehir Meclisinin yazılımın operasyonlarını istikrara kavuşturması ve iyileştirmesi gerekiyordu. Özellikle ERP sistemi işlemleri hatalı bir şekilde yayınladı; bu da belediyenin finans sisteminin doğruluğunu korumak için önemli miktarda manuel çalışmanın gerekli olduğu anlamına geliyordu.
Bütçe sahiplerinin bütçe harcamalarını daha kolay görüntülemesine ve tahmin etmesine olanak sağlayacak sistem modüllerinin uygulanmasında da gecikmeler yaşandı.
Konsey, 2024'ün başında, sorunları çözmek için halihazırda harcadığı 85 milyon sterline ek olarak 45 milyon sterline daha ihtiyaç duyulacağını bildirdi.
Doğru mali verilerin elde edilememesi, finans ekibinin hataları manuel olarak düzeltmesi gerektiğinden, önceki yılın hesaplarının kapatılmasında altı aylık ek bir gecikmeye yol açtı. 2024 mali raporu, konseyin sorunlu borçlarında 12,5 milyon £ tutarında bir bozulma yaşadığını gösterdi. Bu eksiklik kısmen yaşam maliyeti krizinden kaynaklanıyor olsa da rapor şunu belirtiyor: “Oracle ERP finansmanı ve İK sisteminin uygulanmasıyla ilgili sorunlar aynı zamanda yaptırım eylemini de geciktirdi.
Birmingham'ın Oracle Cloud'unda yanlış giden ne oldu?
Birmingham Şehir Meclisi'nin 2021'de Kabine'ye sunduğu raporda, konseyin o dönemde yeni Oracle Bulut ERP sistemini uygularken karşılaştığı sorunlar tartışıldı.
Rapor, ERP sisteminin eski bir versiyonundan rakip bir ürüne geçişteki zorlukları gösteriyor. Oracle'ın mevcut bilgi seviyesini etkileyen personel değişimi sorunlarını vurguluyor ve yönetişimde değişiklik yapılması çağrısında bulunan Ernst & Young liderliğindeki güvence incelemesiyle sonuçlanan program teslim süreçlerindeki eksiklikleri gösteriyor.
Bu aynı zamanda Oracle'ın hayata geçme tarihindeki gecikmelere de işaret ediyor. Bu, konseyin eski SAP sistemini daha yeni donanım ve yazılıma geçirmesi ve devam eden bakım ve destek için SAP'ye 1,1 milyon £ daha ödemesi gerektiği anlamına geliyordu.
Genel olarak, konseyin yeni Oracle sistemini istediği şekilde uygulamak için gereken çalışmayı hafife aldığı görülüyor.