Bakımı Teknolojiyle Birleştirmek: Better Health Network’ün Kusursuz BT Dönüşümü

Üç toplum sağlık hizmeti sağlayıcısının (Star Health, Central Bayside ve Connect Health) birleşmesinden oluşan Better Health Network (BHN), yaklaşık 50 yıldır güneydoğu Melbourne’deki topluluklara birincil ve yardımcı sağlık hizmetleri sağlayan, kar amacı gütmeyen bir kuruluştur.

23 lokasyonda 850’den fazla profesyoneli, destek personelini ve gönüllüyü bir araya getiren birleşme, operasyonları kolaylaştırmayı ve en savunmasız topluluklardan bazılarına hizmet sunumunu iyileştirmeyi amaçlıyordu. Ancak aynı zamanda yeni organizasyonun başarısını garanti altına almak için entegre ve yenilikçi bir yaklaşım gerektiren önemli operasyonel ve teknik karmaşıklıkları da beraberinde getirdi.

Arka Plan

Better Health Network (BHN), yaklaşık 50 yıldır Melbourne’un güneydoğu topluluğunun kalbinde yer alıyor ve şefkat ve uzmanlıkla sağlıkta eşitlik ve refah sağlıyor. Uzman tıbbi hizmetlerden danışmanlığa, yaşlı bakımına ve engelli desteğine kadar BHN’nin misyonu açıktır: insanların daha sağlıklı, daha bağlantılı yaşamlar sürmesine yardımcı olmak.

Hem Ulusal Engellilik Sigorta Programının (NDIS) hem de My Aged Care’in kayıtlı sağlayıcısı olan BHN, destek koordinasyonu ve terapisinden demans bakımı ve sosyal programlara kadar çeşitli hizmetlerle bölgenin en savunmasız nüfuslarından bazılarına güç veriyor. Ancak erişimleri ve etkileri çok geniş olsa da, üç kuruluşun (Star Health, Connect Health ve Central Bayside) operasyonlarını tek çatı altında birleştirmek benzersiz bir zorluk yarattı.

Bu bir BT projesinden daha fazlasıydı. Binlerce hayatın bağlı olduğu hizmetlerin sürekliliğinin sağlanmasıyla ilgiliydi.

“Birleştirme muazzam bir görevdi ancak ekip beklentilerin ötesine geçti. Karmaşıklıkların üstesinden geldiler, işbirliği içinde çalıştılar ve hizmetlerimizin kesintisiz çalışmasını sağladılar. Artık çalışma şeklimizi dönüştüren ve bizi uzun vadeli başarıya hazırlayan sağlam bir platforma sahibiz.”

David Bellchambers
Direktör Stratejik BİT ve Varlık Yönetimi
Daha İyi Sağlık Ağı

Star Health, Connect Health ve Central Bayside, 2021’de BHN’yi oluşturmak üzere birleştiğinde, her biri kendi tuhaflıkları, süreçleri ve sorunlu noktaları olan 23 konum, 850’den fazla kullanıcı ve üç ayrı BT ekosistemini beraberlerinde getirdiler.

Yeni birleşmiş organizasyonlarını destekleyebilecek tek bir dijital platform getirmediler. Karma aileler her zaman hemen oluşmaz. Ancak güneydoğu Melbourne’deki savunmasız topluluk üyeleri bu sendikanın çalışmasına bağlıydı.

Konsolidasyon olmadan BHN her fırsatta verimsizliklerle ve engellerle karşı karşıya kaldı; uyumsuz iş akışlarını, gereksiz uygulamaları ve ekiplerin sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmasını engelleyen siloları düşünün. Ve riskler daha yüksek olamazdı. BHN’nin hizmetlerinde kesinti olması, binlerce savunmasız müşterinin desteksiz kalması, sağlık hizmeti randevularının kaçırılması, tıbbi hizmetlerin ertelenmesi ve personel ile topluluklar arasındaki iletişimin durması anlamına gelecektir.

İhale sürecinin rekabetçi doğası da bu zorluğu daha da artırdı. Üç orijinal varlığın her birinin kendi MSP’si vardı ve bunların hiçbiri Brennan değildi. Projeyi kazanmak, BHN’nin bizi sadece bir sağlayıcı olarak değil, aynı zamanda sonuçlar elde etmek için daha da ileri gitmeye istekli bir ortak olarak görmesini gerektirdi.

Sonra zaman çizelgesi veya sınırlamaları vardı. Aylarca süren dahili gecikmelerden sonra BHN, kiracılığın birleştirilmesi için kesin bir tarihe hızla yaklaşıyordu. 16 haftada teslim edebileceğimize inanıyorduk. Hırslı? Kesinlikle. İmkansız? Öyle değil.

Çözümümüz cesur bir fikirle başladı: Üç eski sistemi tek bir sisteme sığdırmaya çalışmak yerine sıfırdan yepyeni bir Microsoft kiracılığı oluşturmayı önerdik. Bu, BHN’ye geçmişin yükü olmadan geleceklerini tasarlama esnekliği veren temiz bir fırsattı.

BHN’nin yatırım yaptığı ve onlara iyi hizmet verdiği mevcut ağ ve güvenlik teknolojilerini dahil ederken Microsoft’un en iyi bulut teknolojilerini ve modern platformlarını kullandık. Ve BHN’nin diğer uygulama entegrasyonu ve konsolidasyon projelerini başlatabilmesine olanak sağlamak için, hepsini 16 haftalık hızlandırılmış bir zaman dilimi içinde teslim etmeye karar verdik.

Ancak yol, dönemeçlerden yoksun değildi. Projenin başlarında, BHN’nin lider bağlantısı beklenmedik bir şekilde emekliye ayrıldı ve kuruluşun BT altyapısı hakkında yıllar süren bilgi birikimini de beraberinde götürdü. Şüphesiz bu bir aksilikti ama bizi yavaşlatmadı. Bulmacanın parçalarını bir araya getirmek için kolları sıvadık, manuel bir keşif süreci uyguladık ve BHN’nin iç mühendisleri ve onların mevcut MSP’leriyle omuz omuza çalıştık.

Yaklaşımımız tamamen işbirliğine yönelikti. BHN ve ortaklarıyla birlikte mağaza açtık, günlük stand-up’lar düzenledik ve herkesin bağlantıda kalmasını ve ilerlemesini sağlamak için 7/24 bir Teams kanalı başlattık. Cihaz dağıtımından veri geçişine kadar, üç kuruluşu tek bir birleşik bütün halinde birleştirmeye yönelik karmaşık ve karmaşık işi üstlendik; üstelik tüm bunları yaparken ışıkları açık ve hizmetleri çalışır durumda tuttuk.

Birinci aşamanın sonunda BHN, yalnızca mevcut operasyonlarını desteklemek için değil, onlarla birlikte büyümek için tasarlanmış istikrarlı, ölçeklenebilir bir BT platformuna sahip oldu.

BHN artık modern kuruluşların arzuladığı şeye sahip: uyumlu, geleceğe hazır bir dijital temel. Artık silolanmış sistemlere veya yama işi süreçlerine gerek yok. Planlama, rezervasyon veya iletişim konusunda artık tahmin yürütmeye gerek yok. Microsoft ekosistemi tarafından desteklenen tek bir birleşik deneyim.

Personel için bu, daha az sürtüşme ve en önemli şeye, yani olağanüstü bakım sağlamaya daha fazla zaman harcanması anlamına gelir. Paylaşılan takvimler, kolaylaştırılmış rezervasyon sistemleri ve Teams telefonu, BHN’nin çalışma şeklini değiştirerek 23 lokasyonda iş birliğini kusursuz hale getirdi.

Ve faydalar anlık durumun ötesine uzanıyor. Artık yeni platformlarında dağıtıma hazır 200’den fazla kritik uygulamayla BHN, projenin ikinci aşamasında yeni verimlilik ve yeteneklerin kilidini açmaya hazırlanıyor. Sadece yetişmekle kalmadılar, öne geçerek uzun vadeli başarıya zemin hazırladılar.

Müşteriden gelen geri bildirimler son derece olumluydu ve bir tanesi deneyimi özetledi: “Sadece sorunumuzu çözmediniz. Kullanmaktan gurur duyacağımız bir şey inşa ettiniz.”

Daha fazlasını öğrenmek için şu adresi ziyaret edin: Brennan.