Victoria’daki Kamu Savcılıkları Ofisinde (OPP) konuşlandırılan yeni bir dava yönetimi sisteminin, cezai meselelerin daha hızlı çözülmesine, suç mağdurlarıyla ilişkilerin iyileştirilmesine ve eyaletin ceza adaleti sistemine toplumun güveninin artmasına katkıda bulunmasına yardımcı olması bekleniyor.
OPP Dijital Dönüşüm Program Direktörü Darryl Slabe, Appian Yapay Zeka Destekli Süreç Platformu üzerine inşa edilen vaka yönetim sisteminin, bilgiye dayalı karar vermeyi desteklemek için operasyonel verimlilikler ve gerçek zamanlı veri erişimi sağlayacağını söyledi.
Slabe, “Bunun dava çözüm sürelerini kısaltması ve mağdurlar ve tanıklarla iletişim ve katılımı iyileştirmesi bekleniyor” dedi.
Buna ek olarak, Appian vaka yönetimi paketi, OPP’nin veri paylaşımını iyileştirmek ve cezai meselelere ilişkin daha birleşik ve doğru bir görünüm sağlamak için ceza adaleti sistemindeki diğer kuruluşlara kolayca bağlanmasını sağlaması beklenen benzersiz bir Data Fabric teknolojisine sahiptir.
“Raporlama ve karar vermeyi geliştirmek için tek bir hakikat kaynağı oluşturmaya yönelik önemli bir adım” dedi.
Yeni sistemin aynı zamanda ceza adaleti kurumları arasındaki işbirliğini geliştirmesi, aynı çabaların tekrarını azaltması ve kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlaması planlanıyor.
Slabe, “Bu, ceza adaleti konularını ele almak için daha iyi koordine edilmiş yanıtlara ve daha kapsamlı stratejilere yol açabilir.” Dedi.
OPP’nin dijital dönüşümünde bütünleyici bir rol oynamak
Appian, OPP’nin ve dolayısıyla eyaletin ceza adalet sisteminin dönüşümünde kilit bir rol oynuyor. Slabe, Appian ekibini kuruluşla birlikte çalışarak ihtiyaçlarını anlamak ve çözümleri birlikte tasarlamak konusunda “son derece işbirlikçi” olarak tanımlıyor.
“Appian ekibi, başarımıza güçlü bir bağlılık gösterdi” dedi. “Sorun çözme, düzenli iletişim ve sürekli desteğe yönelik proaktif yaklaşımları, onları yalnızca bir satıcıdan daha fazlası haline getirdi. Onlar, dijital dönüşüm yolculuğumuzda gerçek bir ortak.”
Vaka yönetim sisteminin önemli bir parçası olduğu OPP’deki dijital dönüşüm programının, OPP avukatı başına haftada yaklaşık 5,5 saat serbest bırakması bekleniyor, bu da avukatların vaka çalışması ve mağdur katılımını üstlenmesi için daha fazla zaman anlamına gelecek. Ayrıca, sistemin zihinsel refahın artması ve tükenmişlik riskinin azalması gibi somut olmayan faydalar sağlayacağı da öngörülmektedir. Kuruluşun kayıt ve brifing departmanlarının manuel yönetimde önemli bir azalma görmeleri ve onları diğer süreç iyileştirme çalışmalarına odaklanmaları için serbest bırakması beklenirken, daha geniş kuruluşun süreç otomasyonu yoluyla her yıl yaklaşık 66.000 saat geri dönmesi bekleniyor. Bu süre daha sonra OPP’nin toplum adına ceza adaleti sisteminde üstlendiği işe geri döndürülebilir.
OPP, eyaletin Başsavcılık Müdürü (DPP) adına ciddi ceza davalarını hazırlar ve yürütür. Örgüt ayrıca dış kurumlara tavsiyelerde bulunur, suç gelirlerini dava eder ve DPP adına hukuk reformuna katkıda bulunur.
Ömrünü tamamlamış bir sistemden devam etmek
Etkili bir vaka yönetimi sistemi, OPP’nin işleyişinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bununla birlikte, Appian Yapay Zeka Destekli Süreç Platformunun konuşlandırılmasından önce kuruluş, kullanım ömrünün sonuna yaklaşan ve daha fazla bakım ve yükseltmenin yanı sıra yüksek güvenlik riskleri gerektiren .NET tabanlı bir sisteme güveniyordu.
Görevdeki sistemin diğer sistemler ve veri kaynaklarıyla entegre edilmesi zordu ve gelişen iş ihtiyaçlarına ve büyümeye uyum sağlamak için OPP’nin gerektirdiği ölçeklenebilirlikten yoksundu. Sistemlerin verileri parçalanmış ve silo haline getirilmiş, bu da kuruluşun operasyonlara ilişkin birleşik bir görünüm elde etmesini zorlaştırıyordu.
OPP, yerine geçecek bir vaka yönetimi sistemi seçmek için ekiplerinin gereksinimleri belirlemesi için tasarım atölyeleri düzenledi. Her oturum, arzu edilen bir gelecek durumu tasarlamak için belirli bir acı noktasına veya sürece odaklandı ve bu gereksinimler aynı zamanda konsept kullanıcı arabirimi tel kafesleri üretmek için kullanıldı.
OPP için önemli bir seçim kriteri, kayıt yönetim sistemi ve robotik süreç otomasyon platformu dahil olmak üzere diğer OPP araçları ve platformlarıyla sorunsuz entegrasyondu.
Slabe, “Verilerin sorunsuz akışını sağlamak ve kullanıcıların farklı ekranlar arasında gezinmek yerine tek bir alanda çalışmasına izin vermek istedik” dedi. “Bu, ilgili tüm bilgi ve belgelerin tek bir yerde görülebilmesi nedeniyle, konulara daha bütünsel ve doğru bir bakış açısı sağladı. Ayrıca sistemin polis ve mahkemeler gibi dış paydaşlarla entegre olmasını istedik.”
Ayrıca OPP, ekiplerinin kapsamlı bir eğitim almadan kullanabileceği kullanıcı dostu bir arayüze ve kuruluşla birlikte büyüyebilecek bir sisteme ihtiyaç duyuyordu. Slabe, “Hızlı bir şekilde yapılandırılabilen ve artan veri ve kullanıcı hacimlerini performanstan ödün vermeden işleyebilen bir sisteme ihtiyacımız vardı” dedi. “Bu, Appian gibi düşük kodlu bir çözümü özellikle çekici hale getirdi.”
OPP ayrıca topladığı verilerin türü konusunda daha akıllı olmak ve bu verilerin, ihtiyaç duyanlara, ihtiyaç duyduklarında sunulmasını sağlamak istedi. Bu, self servis panolar, raporlar ve analizler sağlayan ve veri paylaşımını etkinleştiren bir sistemin konuşlandırılması anlamına geliyordu. Kuruluş tarafından işlenen hassas veriler göz önüne alındığında, sağlam veri güvenliği tartışılamazdı. Son olarak, sistemin üretkenliği ve verimliliği artırmak için rutin görevleri ve iş akışlarını otomatikleştirmesi gerekiyordu.
Sürekli iyileştirme ve yenilik sağlamak için doğru çözümü seçmek
Yerine geçecek bir vaka yönetimi sistemi seçmek, kapsamlı masaüstü araştırmasını ve paydaş görüşmelerini ve ardından yaklaşık 20 çözümün gösterimini içeriyordu.
OPP, üç potansiyel çözümü kısa listeye aldıktan sonra, Appian’ı seçtiği sınırlı bir teklif talebi sürecini üstlendi. Slabe, “Appian tarafından sağlanan genel teklif, yalnızca acil ihtiyaçlarımızı karşılamakla kalmadı, aynı zamanda sürekli operasyonel iyileştirme ve inovasyonu yönlendirme potansiyelini gösterdi” dedi.
İdari yükün azaltılması ve daha verimli çalışma yöntemlerinin tanıtılması
OPP, Appian Platformu üzerine inşa edilen vaka yönetimi sistemi ile rutin görevleri otomatikleştirerek ve iş akışlarını düzene sokarak idari yükü azaltmayı umuyor. Slabe, “Bu, ekibimizin evrak işlerine daha az, topluluğumuza değer sağlamaya daha fazla zaman ayırabileceği anlamına geliyor” dedi.
Appian aracılığıyla iyileştirilmiş vaka yönetimi ve belge yönetiminin, yasal konuları ele almak ve mağdurlar ve tanıklarla ilişki kurmak için daha fazla zaman sağlayacak şekilde vaka yönetimini kolaylaştırması bekleniyor.
Slabe, “Daha genel olarak, Appian Platformu daha verimli ve etkili çalışma yöntemleri sunacak” dedi. “Örneğin, platformun entegrasyon kolaylığı, ekip üyelerinin bilgiye kolayca erişmesini ve bilgiyi paylaşmasını sağlıyor.”
Slabe ayrıca, Appian aracılığıyla geliştirmeleri yönetilebilir, ölçeklenebilir bir şekilde sunarak uzun vadeli maliyetleri düşürme becerisine de övgüde bulundu. “Bu, büyük revizyonlar veya yatırımlar olmadan mevzuat, politika veya iş süreçlerindeki değişiklikler yoluyla ihtiyaçlarımız değiştikçe sistemlerimizi uyarlayabileceğimiz ve büyütebileceğimiz anlamına geliyor” dedi.
Appian’ın hızlı prototip oluşturmayı ve çevik geliştirmeyi destekleyerek OPP içinde keşif ve yeniliği teşvik etmesi ve çalışan katılımını artırmaya yardımcı olması bekleniyor.
Dağıtım aynı zamanda OPP’nin mimarisini modernize ederek, operasyonları kolaylaştırarak ve hizmet sunumunu iyileştirerek 2022-25 Stratejik Planı Dijital Dönüşüm Önceliğine göre önemli ilerleme kaydetmesini sağlıyor.
OPP şimdi, Appian Platformunu ceza adaleti sistemindeki diğer sistemler ve araçlarla daha fazla entegre etmeye ve mağdurlarla sorunları hakkında daha şeffaf iletişim sağlamak için bir mağdur uygulaması veya portalı oluşturmaya odaklanıyor.