Kuruluş, eski kağıt ve e-posta tabanlı site erişim yönetimi süreçlerini değiştirmek için Appian AI Süreç Platformu üzerinde, site ziyaretlerini izlemek ve yönetmek için mobil kullanım için optimize edilmiş bir uygulama da dahil olmak üzere çok sayıda süreç otomasyonu uygulaması geliştirdi.
Çözüm, kuruluşa bakım yapmak için tesislerini ziyaret eden personel üzerinde daha fazla kontrol, değişen saha erişim gereksinimlerine hızla yanıt verme yeteneği ve bakım yüklenicilerinin nitelikleri hakkında daha derin bir anlayış sağlıyor.
Eski adıyla Broadcast Australia olan BAI Communications, ABC ve SBS için karasal radyo ve televizyon hizmetlerini, ticari radyo ve televizyon için ortak yerleşim ve yönetilen hizmetleri içeren kule hizmetlerini ve polis ve acil durum hizmetleri tarafından kullanılan New South Wales Telco Authority kamu güvenliği ağını işletmekte ve sürdürmektedir.
BAI Communications Kurumsal Çözümler Başkanı Jenny Cook’a göre, BAI Communications, çözümün devreye alınmasından önce sağlık ve güvenlik için ayrı ayrı tesislerde bulunan kırmızı klasörleri manuel olarak kontrol ediyordu. “Birinin klasöre göz atması gerekiyordu [to make ensure they were aware of any safety information at the site]; Birinin yaşadığından emin olabileceğimiz uygun bir süreç değildi” dedi Cook.
Bu yetersiz süreçlerin neden olduğu sorunlar, yüksek riskli işlerde daha da kötüleşti. BAI Communications Yayın Uygulamaları Müdürü Andrew Gow’a göre kuruluş, tırmanma, donanım veya elektrik işleri yapan personelin saha erişim gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını belirlemede “büyük bir sorunla” karşı karşıya kalmıştı. “Bu başvuranların gitmeye hazır olup olmadıklarını anlamak için e-postalarda ileri geri gitmemiz gerekecek” dedi.
Appian’ı ‘tercih edilen araç’ olarak seçmek
Dört yıl önce kuruluş, saha erişim süreçlerini iyileştirmeye başladı ve yüklenicilerin kayıt olma, ön yeterlilik alma, onaylanma ve işi yürütmek için sahaya katılma yöntemlerini oluşturmak amacıyla Appian’ı “tercih edilen araç” olarak seçti.
Cook, “Bugün, BAI Communications’ın site erişim çözümü organizasyon içinde bir başarı olarak değerlendiriliyor” dedi.
Kuruluş şu anda site erişim yönetimi mobil uygulamasını BAI Communications tarafından kayıtlı yaklaşık 10.000 kullanıcıyla çalıştırıyor. Uygulama, kuruluşun bireylerin kim olduğunu ve niteliklerini yakalamasını ve yönetmesini sağlar; sahaya katılmaya hazır olmaları; sertifikalarının güncel olup olmadığı; indüksiyonu tamamlayıp tamamlamadıkları; kendilerini ve site ortamlarını güvende tutmak için tasarlanan BAI İletişim politikalarını kabul edip etmedikleri.
Sorunsuz entegrasyon süreçleri kolaylaştırır
Veri yapısı tarafında uygulama, BAI Communications’ın sözleşmelerini yönetmek için kullanılan iki hizmet yönetim sistemi, bir müşteri ilişkileri yönetim sistemi ve diğer iki sistemle entegre oluyor.
“[Among other things]birisi bir siteye katılmak isterse, katılmasına izin veren teklifi gerçekten kazandığından veya sitelerimizde katılımını gerektiren bir altyapıya sahip olduğundan emin olmalıyız” dedi Gow.
“Bu entegrasyonlara sahip yeni uygulamamız, bu bilgileri kolayca kontrol edip buna göre yanıt verebileceğimiz anlamına geliyor.”
Uygulama, onay iş akışlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir ve her talep, ilgili işin türüne göre incelenmek üzere kuruluş içindeki uygun gruba gönderilir. Başvuru sahibi BAI Communications sitesini ziyaret etme onayını aldıktan sonra, günlük olarak değişebileceği için sahaya özgü riskleri veya tehlikeleri inceleyebilir.
Gow, “Hizmet yönetim sistemlerimizle entegrasyon noktalarına sahip olarak, yüklenicilerin en güncel bilgilere ulaşmasını sağlayabilir ve sahaya çıkmadan önce bu bilgileri okuyup kabul etmelerini sağlayabiliriz” dedi. “Siteye en son gittiklerinden bu yana herhangi bir şeyin değişip değişmediğini kabul ediyorlar, giriş yapıyorlar ve giriş yapıyorlar.
“Ayrıca, herhangi bir nedenle cep telefonlarını çalıştıramadıkları takdirde gerekli kayıtlara sahip olduğumuzdan emin olmak için kontrol merkezimizin onları siteye kaydetmesini sağlayabiliriz.”
Yeni işlevlerin kolayca tanıtılması
Appian tabanlı sistem, BAI Communications’ın değişen koşulları hesaba katacak yeni işlevleri kolayca sunmasına olanak tanıyor. Örneğin, koronavirüs salgını sırasında kuruluş, bir yüklenicinin aşı olup olmadığını belirlemek için hızlı bir şekilde bir soru ekleyebildi, virüsün yayılmasını kısıtlamak için uygulanan yerel, eyalet ve bölge düzenlemelerine uyulmasını tavsiye edebildi ve talep edebildi.
BAI Communications’ın operasyonel kontrol merkezi, artık 30 dakikalık geri sayımlarla tahmini kalkış saatleri de dahil olmak üzere sahadaki insanları görebiliyor ve bu da kuruluşun, güvenliklerini kontrol etmek için izin süresi geçmiş kişilerle iletişime geçmesine olanak tanıyor.
Kuruluş, adımları azaltarak, e-postaları ortadan kaldırarak ve verileri ve yönetimi tek bir konumda birleştirerek Appian tabanlı sistemden bir dizi avantaj elde etti.
BAI Communications yüklenici yönetiminde de bazı beklenmedik gelişmeler kaydetti. “Artık elimizde tüm ürünlerimizin bir listesi var. [contractors] ve sahip oldukları beceriler sayesinde, büyük bir proje için teklif vermeye gittiğimizde, dosyamızdaki tüm yüklenicilere bakabiliriz. [and determine the best for that project]dedi Gow.