Doğal gaz ve elektrik varlıklarının ASX listesinde bulunan bir operatörü olan APA Grubu, teknik yükseltmeleri ve mobil ve yapay zekayı kucaklayan, kurumsal içerik yönetiminin “3.0” versiyonunu inceliyor.
APA Group’tan Jessica Redway (sağ)
Kurumsal İçerik Yönetimi Uzmanı Jessica Redway, Sydney’deki yeni bir OpenText Zirvesi’ne, şirketin ECM teknolojisi için ana kullanımının hem iç kullanım hem de dış partilerle paylaşım için mühendislik belgelerini yönetmek olduğunu söyledi.
Şirket, mühendislik ürünleri için hem OpenText’in İçerik Sunucusu hem de Genişletilmiş ECM’yi kullanıyor.
Redway, “Temel odak noktamız kontrollü mühendislik belgeleri, bu yüzden teknik çizimler, özellikler, kılavuzlar, çalışma prosedürlerinden bahsediyorum” dedi.
“Varlıklarımızı işletmede ve sürdürmede kritik olan her şey.”
Revizyon kontrolü, APA Group’un mühendislik ürünü için genişletilmiş ECM’de kullandığı temel bir özelliktir.
Redway, “Mühendislik belgelerindeki en büyük zorluklarımızdan biri, kullanıcılarımızın gerekli en son revizyonları kullanmasını sağlamaktır” dedi.
APA’nın çalıştığı karmaşık altyapı ve ölçeği göz önüne alındığında, en son revizyonları içermeyen bir belgeye erişim “gerçekten ciddi bir güvenlik riski” oluşturabilir.
Redway, “Ayrıca belgeleri harici partilerimizle paylaşmak için iletim modülüne de güveniyoruz” dedi.
“Bu, spesifikasyon göndermekten satıcılarımıza kadar her şey [sending] Düzenleyicilerimiz için süreç akış diyagramları güncellendi.
“Bu belgeleri kimin aldığını, ne aldıklarını ve ne zaman aldıklarını bilmeliyiz. Denetim perspektifinden görünürlük için son derece kritik.”
Ülke çapında yaklaşık 2000 varlığı olan APA, yaklaşık altı ay önce ECM’sinde 1 milyon kontrollü belgeyi aştı.
İlk olarak 2018’in sonunda OpenText’i konuşlandırdı ve ertesi yıl kullanıcılara girip sisteme aşina hale getirerek geçirdi.
Şirket, 2023’ün ilk haftasında ECM 2.0’a gitti ve bu da esasen kullanıcı arayüzünü ‘klasik görünümden’ Smart View’a yükselttiğini gördü.
Redway, “Bu kullanıcılara uyarlanmış perspektifler yarattık” dedi.
“Sisteme her girdiklerinde ön ve merkeze ihtiyaç duydukları temel bilgileri koyarak sezgisel hale getirdik.”
Redway, anahtarın önemli bir faydasının iyileştirilmiş arama olduğunu söyledi.
“Kullanıcılarımız arama yaptıklarında sonuç miktarından dolayı hayal kırıklığına uğrayacaklar” dedi.
“Genellikle kullanım durumumuzda kullanıcılarımız arama yapmak ister [for] bir mühendislik belgesi. Biliyorlar [document] numara, sadece o numarayı koymak ve bulmak istiyorlar, [but] Varsayılan olarak, openText araması, bu belgenin başka bir belgede her belirtildiğinde size verecektir. ”
Çalışma alanlarında tutarlılık sağlamak için tüm belgelere ve şablonlara, standart klasör yapılarına ve izinlere erişmek için tek bir yer sağlayan her projeye ve varlığa da bir ‘iş çalışma alanı’ atanır.
ECM 2.0’ın en büyük sonucu, şu anda sistemde mühendislik bilgileri için ‘tek bir hakikat kaynağı’ haline gelen belge sayısıyla yansıtılan alım ve kullanımdır.
Hareketlilik ve AI gibi bir dizi alanı kapsayacak bir sonraki yükselme olan ECM 3.0 için planlama devam ediyor.
Redway, “Kullanıcılarımız açıkça uzaktır – ülkenin her yerinde kullanıcılarımız var ve hedef, telefonlarından ve tabletlerinden ihtiyaç duydukları belgelere erişmelerini sağlamaktır” dedi.
“Bu, verimlilik ve yanıt süreleri için bir oyun değiştirici olacak.”
Şirket ayrıca opentext ürünleri için teknik yükseltmeler planlıyor.
Ayrıca, AI’yı belge deposu boyunca çalıştırma potansiyeli, kilit bir fayda olarak şekilleniyor.
Redway, “Altmış (60) yıllık içerik OpenText’te oturuyor” dedi.
“Gerçekten sahip olmaya hevesliyiz [AI capabilities] sistemimizde.
“Kullanıcılarımızdan biri, ‘Bana hangi satıcının bu varlık hakkında ömrü boyunca vanalar sağladığını söyle’ diyor.
“Bu sonuçları doğru bir şekilde bulabilmek büyük bir zaman tasarrufu olurdu ve kesin [type of] İnovasyon kullanıcılarımıza getirmek istiyoruz. ”